規范檔案庫房安全管理的對策探析

■葉云利/寧波財經學院

隨著當今社會經濟、政治以及文化等的發展變化，作為人類進步和經濟社會發展的歷史記錄，檔案受到越來越多檔案工作者的關注，隨之，檔案的安全也被越來越多的重視。檔案管理就是為了避免檔案實體和信息內容受到人為和自然損壞，運用各種管理措施和技術手段，保證檔案安全。可以說，對檔案安全管理而言，庫房的安全是重要基石。庫房是存放檔案的重要場所，現如今，檔案安全管理理念不斷更新背景下，檔案庫房條件明顯得到了改善，數量繁多，種類豐富的檔案資料被存放到了檔案庫房中，在這個過程中，經常會出現了一些影響檔案安全的不良因素，檔案庫房的建設和安全管理也經常被忽視，給檔案安全造成了一定的危害。因此，必須對檔案庫房安全管理中存在的各種問題和隱患認真分析，高度重視檔案庫房安全管理工作，有效堵塞安全漏洞，及時糾正錯誤，有效保障檔案的安全。

一、檔案庫房安全管理存在的主要問題

（一）使用或建設不規范

在建設過程中，一些基層檔案館因受到經濟、地理等各種因素限制，借助普通的辦公用房改建成檔案庫房，而未根據檔案館的相關標準來建設。在檔案庫房管理的安全觀念逐漸增強背景下，為了提升檔案庫房的存儲容量，許多檔案館開始擴建和改建，這個過程中就出現了一些隱患和缺陷。主要表現在四個方面：一是辦公室、閱覽室與檔案庫房共用一個出入口，一旦發生突發事件，就會嚴重影響人員撤離和檔案搶救，不利于檔案的安全管理；二是未隔熱和加厚處理檔案庫房的墻體，不利于檔案的安全保存；三是檔案庫房沒有設立獨立的防火分區，而一味地強調存儲容量；四是將檔案庫房兼做倉庫存放雜物的做法，對檔案管理和存放安全有直接的影響。

（二）管理制度不嚴格，制度執行不到位

為了保證檔案庫房的安全、高效運作，必須要制定嚴格的檔案庫房管理制度并保障其有效執行。但是實際情況卻是管理制度不嚴格和制度執行不力的問題在很多檔案庫房普遍存在，主要表現在三個方面，一是缺乏系統、嚴格的制度，導致檔案庫房設施設備的使用隨意而無效率，不利于檔案的安全管理；二是因為庫房管理投入的精力有限，像定期檢查和清掃、出入庫以及險情排練等檔案庫房制度都未嚴格制定或者定期執行，不利于檔案的安全保管；三是缺乏相關的準入制度，進入檔案庫房時，對那些非檔案庫房工作人員沒有限制，這在一定程度上使檔案信息泄密和檔案失竊的風險增加，不利于檔案的安全保管。

（三）應急方案制定和演練缺失

《檔案工作突發事件應急管理辦法》中對檔案的應急方案有明確的要求，對于可能發生的水災、火災、蟲災和地震等突發事件，相應的應急方案檔案庫房必須要要制定，同時為了保證對于各種突發事件，檔案庫房具有處理能力，應當定期組織演練。但是在這一方面，檔案庫房普遍存在著制定的應急方案過于簡單，可操作性不強，忽視沒有發生的各種險情以及沒有定期開展安全演練等情況，這些情況的出現，給檔案庫房的安全管理工作埋下了安全隱患。

（四）特殊載體檔案管理不重視或者不科學

在傳統的檔案管理中，將重點放在了紙質檔案文件的管理，而不夠重視特殊載體檔案像磁帶、光盤和照片等管理。在實際管理過程中，對于這些特殊檔案的保管既沒有在檔案庫房中單獨存放，也沒有在庫房管理中設置獨立的分區，同時也沒制定相應的的庫房管理制度和措施對這些不同載體的檔案進行管理，一般情況下，這些特殊載體檔案與紙質檔案資料一并存放于庫房中，這樣的存放方式，不僅會對這些特殊載體檔案的保存壽命產生一定的影響，而且還可能損壞或者丟失很多珍貴檔案，嚴重影響庫房檔案安全管理工作的開展。

二、規范檔案庫房安全管理的對策

（一）規范設計檔案庫房，整改安全隱患

庫房的規范設計是保證庫房檔案安全管理工作有效開展的基礎。針對因檔案庫房建設或者使用不規范造成的安全隱患，應科學合理規劃設計，檔案庫房安全設計標準要嚴格參照《檔案館建筑設計規范》，對于檔案庫房存在的安全隱患要積極整改，保證檔案庫房的安全管理。具體應從三個方面入手：一是改造或者搬遷采用串通方式設置的檔案庫房，為了增強突發事件發生時人員和檔案資料的撤離能力，可以增加備用出入口，方便人員進出；二是對于由普通辦公用房改造而來的檔案庫房，為了增加檔案保管的安全性，可以對墻體進行加厚處理或者進行墻體隔熱；三是對于檔案庫房設置無防火分區，通道狹小以及檔案架排列密集等情況，在科學籌劃的基礎上，應當對檔案庫房的容量進行擴建，對檔案架進行合理的分布，將部分檔案進行搬遷，使防火分區被合理留出來，從而在火災等突發事件發生時，有效保證檔案的安全。

（二）建立健全檔案庫房安全管理制度

檔案庫房安全管理制度是檔案庫房安全管理工作的制度保障。檔案庫房安全管理制度的制定應根據檔案庫房安全隱患和薄弱環節，從而使檔案的安全能夠得到保證。具體制定的安全管理制度內容包括三個方面：一是安全使用制度，這主要是針對檔案庫房的設施設備，對于確保設備的有效運轉和節能安全，安全使用制度的制定具有重要意義；二是安全巡查制度，這主要是針對檔案庫房的日常安全管理，為了將危險消除在萌芽狀態，要對庫房內的設施設備、檔案資料、霉變蟲蛀以及水源電路等情況按照制度要求進行日常巡查和登記，對于問題隱患及時發現，盡早預防。三是安全責任制度，這主要是針對檔案庫房的安全責任劃分，安全責任劃分和分工要根據檔案庫房工作人員的崗位、區域和職能，使崗位安全責任有效落實到每個人身上，做到層層負責和層層落實，避免出現遺漏。

（三）制定檔案庫房管理安全應急方案

檔案庫房管理安全應急方案是處理和應對突發事件的保證。當檔案庫房中發生的水災、火災、蟲災以及地震等突發事件時，它能夠確保檔案庫房工作人員在第一時間采取最有效的行動，同時通過撤離人員和搶救檔案等工作，使突發事件對檔案庫房造成的人員危害和檔案損失能夠最大程度地減輕。為了增強應急方案的有效性，應以不同災情和險情的特點為參照，制定切實可行的應急方案，且要具有針對性，使險情發生時采取的有效措施和辦法能夠得到明確。此外，為了提高檔案庫房工作人員對突發事件的緊急處理能力，還要做好應急方案的定期演練和修訂工作，通過日常演練，讓檔案庫房工作人員熟悉應急方案的行動流程，積極組織開展險情演練。

（四）重視特殊載體檔案的安全管理和保存工作

在庫房檔案安全管理工作中，特殊載體檔案的安全管理和保存工作是重要內容。與紙質檔案材料不同，特殊載體檔案像磁帶、光盤和照片等對空氣濕度、灰塵、環境溫度以及磁場干擾的強度等的要求較高，為了保證特殊載體檔案的安全，就應當通過設立單獨分區，對特殊載體檔案進行單獨存放，具體辦法有設置玻璃架和防磁柜等，與外界的不良環境進行隔絕，正確存放特殊載體檔案。

三、結語

在檔案安全體系建設中，檔案庫房安全是重中之重，應該從思想上高度重視檔案管理工作。檔案庫房的安全管理工作涉及的內容是方方面面的，在具體的檔案庫房的安全管理工作中，要規范設計檔案庫房，整改安全隱患，建立健全檔案庫房安全管理制度，制定檔案庫房管理安全應急方案，開展定期的方案演練和修訂，重視特殊載體檔案的安全管理和保存工作，只有這樣，才能保證檔案庫房的安全管理工作有序推進，使檔案安全得到有效保障。