論信息時代檔案管理方法的變化

■馬 龍/濟寧市嘉祥縣人力資源和社會保障局

一、信息化時代檔案管理方法的變化

（一）整理資源數據方法的變化

在進行檔案管理工作中最為重要的一項工作就是檔案的整理工作，通過對檔案信息的合理整理才能有效的保證企業在查看檔案信息時能夠更為直觀的、明確的找出自身所想了解的信息，從而幫助企業發展形成一定的促進作用。傳統的人事檔案管理工作中往往是依照一定的規則將不同性質與需求的檔案信息進行分類記錄，而信息化的人事檔案管理除了也需要一定程度的分類以外，還會借助計算機技術的信息化手段將人力資源相關的檔案信息進行聯合反映，也就是將檔案信息進行現階段與歷史聯系相結合的聯系整理模式，以便于企業篩選人才時可以更為直觀的比較出人員檔案中的能力變化。

（二）收集數據信息方法的變化

傳統的檔案信息收集方式需要借助人力進行繁瑣復雜的工作，信息化的檔案收集大大的提高了檔案管理工作中的收集信息的效率，又同時由于計算機技術的安全隱患問題，所以在信息化時代大背景下的檔案收集方法上也在始終不斷的進行試驗與改良。通常為了能夠保證信息化檔案管理中的檔案數據信息實現完整性與真實性，在進行檔案數據信息的收集過程中會格外的重視計算機技術收集檔案數據信息的環境安全問題，務必要保證檔案管理系統的安全有效性，從而幫助計算機進行檔案數據信息的收集工作，也在一定程度上保障了收集來的檔案數據信息更為真實和可參考性。

（三）檔案管理鑒定方法的變化

信息化檔案管理下的檔案數據信息無論從編碼還是載體方面所展現出的鑒定形式不同于傳統紙質的遵照流程形式，信息化技術的檔案管理鑒定需要在數據信息被錄入生成文件的同時進行相關的鑒定形式。同時還要增強信息化檔案管理工作的規范性，從而避免人事檔案數據信息在進行傳送以及轉移過程中出現的丟失與惡意毀壞等現象問題的發生，確保檔案數據信息的真實與完整性。

二、信息化時代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理不夠規范標準

隨著信息化技術的大面積普及，現在多數企業與機構內部的檔案管理工作也逐漸開始應用信息化技術來進行管理。與傳統的檔案管理工作不同的是信息化檔案管理模式會更加具有一定的規范性和標準性，但是觀察部分企業與機構的信息化檔案管理工作可以發現，目前階段的人事檔案管理狀態過于混雜且存在諸多管理問題。舉個例子來說，在信息化結合的檔案管理工作中會出現類似于網絡信息化的建設形式沒有條理性，從而影響到企業與機構內部的檔案管理系統層級管理不明顯，在一定程度上制約了檔案信息資源的可共享性，對于企業與機構的人事檔案管理層面來說無法從資源共享中獲得關于企業招聘人才的相關有利信息，從而影響企業有效的發現人才并聘用人才。

（二）檔案管理軟件功能不全

計算機技術所支持的信息化人事檔案管理工作主要依托的是計算機內的相關管理工作軟件。目前我國在人事檔案管理軟件的研發與改進層面明顯力度不足，有一些企業與機構所應用的人事檔案管理軟件雖然可以及時的記錄并保存好人事相關檔案和資源數據，但隨著社會信息化越來越完善的趨勢下，對于信息化的檔案管理工作要求及標準也愈發的嚴格，大部分企業所應用的人事檔案管理軟件仍然是以往較為普遍的類型，同時由于各個不同的計算機規格型號各不相同，也就在一定程度上造成檔案管理軟件之間得不到應有的整合聯通性，從而阻礙了人事檔案管理的信息共享，大大的影響到了企業查看人力資源信息的及時可靠程度。

（三）檔案管理存在安全風險

與傳統的紙質記錄檔案管理模式不同的是信息化的檔案管理完全是交由計算機系統進行統一的錄入并保存管理，這種較為自動化性質的管理方式存在著兩方面的安全隱患。首先就是檔案信息的真實性，這種真實性不是指計算機技術所存在的準確性質疑，而是指一些違法人員通過利用信息化手段來進行篡改和毀壞檔案信息，從而造成檔案信息的真實性大大降低，影響企業與機構相關的決策決定。另一方面就是信息化檔案管理系統的崩潰與病毒攻破問題，由于計算機系統普遍都會遇到病毒的入侵和攻擊風險，所以信息化檔案管理工作中也會在一定程度上面臨這種風險所帶來的安全隱患問題。一旦企業與機構內部的計算機系統遭遇到病毒攻擊或系統發生崩潰的突發安全事件，系統內部所錄入并保存的人事檔案信息也隨之會受到不同程度的損壞，造成人事檔案管理數據的丟失，從而也會給企業在對于人力資源方面的合理利用層面帶來一定程度的損失。

三、信息化時代檔案管理方法的應對策略

（一）完善檔案管理系統

1、制定歸檔制度

制定科學合理的歸檔制度是企業內部做好檔案管理工作的重要前提，在歸檔制度的嚴格約束下才能夠保證檔案管理工作中后續任務的順利完成。依據于我國相關法律政策的規定下，對于企業的重要文件、數據信息等資源資料都應該被逐一完整的記錄下來并歸檔到相關類別當中，且關于企業人事檔案數據信息的整理工作也要遵守上級領導所下發的相關規定和要求，從而保證企業內部的檔案管理工作起到嚴謹有效的作用。

2、加強檔案保密工作

企業內部的檔案管理工作向來是對于保密工作十分重視，無論是企業資料檔案管理還是企業人事人力資源檔案管理工作，都應該適時的做好相關秘密程度的保存保管工作，特別是信息化電子技術的安全隱患叢生的環境下，企業內部的檔案管理工作關乎著企業內部每一位員工的個人權益以及財產的安全。所以企業一定要做好檔案數據信息的保密性工作，以防止一些非法人員對管理系統進行入侵和攻擊行為，避免企業內部人才與資源數據的泄露、篡改等問題發生，從而減少企業損失人才與資產的概率。

（二）加強檔案數據信息的防護工作

企業內部檔案管理工作的保密工作屬于企業加強檔案數據信息防護工作中的一種，除了對檔案數據信息的保密工作要做好，對于網絡系統中所隱藏的諸多隱患問題也要采取適當合理的防護措施來進行有效防護。在檔案管理系統中恰當的應用較為專業的系統安全防護軟件是應對非法入侵攻擊行為最為基本的防護工作，比如說檔案管理系統中的防火墻設置，合理的安裝防火墻設置可以在一定程度上幫助抵擋外界惡意信息對企業內部檔案數據信息的干擾問題。

（三）培養專業檔案管理人才

企業內部檔案管理工作的重要性不置可否，所以也就更加需要專業的人才來進行管理工作。企業應適當的吸引人才并培養一些優秀員工作為專業的檔案管理工作人員，來輔助企業進行人事與資料的檔案管理工作，通過定期的培訓以及考核來促進企業內部檔案管理工作的高效率以及辦公實力的提升，才能更好的發揮出企業檔案管理工作對于企業發展的積極影響作用。

四、結語

企業人才與實力的象征往往是借由企業內部檔案管理工作來展現，在當今信息化管理熱潮的時代背景下，企業的檔案管理方法也向著較為積極的方向發生著變化，但與積極、高效率隨之而來的還有信息化技術所帶來的各種現象問題。所以，想要更好的幫助企業合理的利用好人才與資料數據進行相關重大活動項目的決策與執行，就要保證企業內部的檔案管理工作能夠做到完整性與真實性并存，才能促使檔案管理工作可以更為有效的幫助企業穩定的發展下去。