醫院科技檔案管理工作完善策略分析

摘 要：本文對醫院科技檔案的特點和管理工作中存在的問題進行分析，提出了相應的完善策略，希望能對未來醫院科技檔案管理工作有所裨益。

關鍵詞：醫院；科技檔案；管理

1 醫院科技檔案的特點

科技檔案的特點主要表現在四個方面：（1）專業性。科技檔案是醫院在長期科研、建設活動中逐漸形成的，且醫學專業涵蓋大量分支學科，每個分支學科又有各自的特點，這就要求從事醫院科技檔案管理工作者必須具備較強的專業素質；（2）實用性。科技檔案是經過收集、分類、鑒定等之后形成的保持案卷內科技文件的有機聯系和案卷的成套、系統，便于檔案的保管和利用；（3）真實性。科技檔案是醫院科技研究與活動的結晶，它能夠真實、準確地反映醫院的科研成果與科研過程[1]；（4）保密性。科技知識在一定時間與空間范圍內存在有價性，對于具有保存價值的科技檔案，必須嚴格遵循國家保密法確定保密等級，并妥善處理利用與保密間的關系；（5）多樣性。科技檔案的多樣性主要表現在載體形式。隨著信息技術的不斷發展，科技檔案的保存形式已經不再拘泥于紙質文件，硬件、光盤等現代存儲設備的興起，為科技檔案的整理、保護、管理等方面的工作帶來新的機遇和挑戰，對硬件設備、人員素質等提出了更高的要求。

2 醫院科技檔案管理工作中出現的問題

2.1 醫院領導對科技檔案管理工作的重視程度不足

科研、醫療服務在醫院日常工作中處于同等重要的地位，但由于醫療服務仍是醫院最主要的收入來源，因此醫院領導依舊存在“重臨床醫療，輕檔案管理”的思想，認為科技檔案不會為醫院帶來直接經濟效益，檔案管理工作可有可無。這是對科技檔案工作重視程度不足的典型表現，這種思想會造成未來醫院科技檔案信息資源開發不足，從長遠角度而言將制約醫院的可持續發展。

2.2 科技檔案利用率不足

首先，紙質檔案具有易損毀、保存難度大、整理復雜等特點，使醫院科研人員在查詢、使用資料過程中感到不便，一定程度上降低了科技檔案的利用率。其次，長時間以來檔案管理人員僅機械性地進行收集、整理和歸檔工作，沒有主動地為醫院各科室發揮服務性作用，導致醫院部分科室人員未能認識到科技檔案的重要性[2]。同時近年來醫療體制改革進程不斷加快，科技檔案管理人員頻繁變動，專業素質相對較低，無法利用現代化技術手段對檔案信息進行系統的分析，為檔案工作的發展帶來消極影響。

2.3 管理制度有待完善

在醫院管理中，尚未對科技檔案的立卷歸檔、保管存放、開發利用等環節制定完整的制度和規定，造成管理體系出現嚴重漏洞。雖然有一套較為齊全的管理制度，但缺乏與之配套的監督和檢查措施，在績效考核中，還未將科技檔案管理工作納入考核范圍，造成規章制度缺乏可操作性。隨著醫療衛生事業的發展，醫院科技檔案的種類和數量正在逐年上升，然而管理制度不健全，造成課題可行性研究立項、研究實驗、總結鑒定等資料散落在相關科室，不能及時歸檔，阻礙了醫療服務技術創新。

2.4 科研人員的建檔意識薄弱

科技檔案立卷歸檔后對未來臨床研究具有巨大的發展價值與使用價值，然而有的科研人員思想觀念過于守舊，認為第一手資料在自己身邊更安全，用起來更方便，沒有認識到科技檔案在醫院整體管理與發展中的重要性。科技檔案歸檔意識欠缺，造成大量檔案資料損毀、遺失的現象頻發，對科技檔案完整性造成嚴重破壞，最終導致科技檔案內容欠缺、結構不完整、利用價值下降。醫院不對相關科室主動歸檔做強行要求，只重視醫院文書檔案立卷管理，這也對歸檔材料的完整性造成一定影響。

3 完善醫院科技檔案管理工作的措施

3.1 更新思維，深化認識

隨著時代發展，科技檔案必須順應科技發展的需求。首先醫院領導對科技檔案管理工作要高度重視，通過靈活運用創造性思維、發散性思維等多種方式指導科技檔案管理工作。同時醫院領導還應具備發展意識、人才意識，使醫院科技檔案管理工作能夠適應科技生產和互聯網技術的發展，采用信息化手段管理、處理科教文化信息，為科技檔案的使用者提供便利。

3.2 完善科技檔案管理制度

醫院應當建立健全相關科技檔案規章制度，實現管理工作科學化、制度化、規范化。科技檔案的形式、歸檔、整理、保管等所有環節都應當有詳細、具體的規定，主要內容包括：（1）明確醫院領導與科技檔案部門人員的職能，將科技檔案管理工作落到實處；（2）對科技技術資料的收集和編制范圍進行明確規定，確保科技檔案的歸檔率、完整率與準確率達到預期目標[3]；（3）將科技檔案管理工作納入績效考核范圍。考核內容為資料收集、編制是否做到完整、齊全、準確、規范，責任是否落實到位；（4）將科技檔案管理模式由過去的分散式轉變為集中式，實現現代化管理。

3.3 利用信息化技術實現科學管理

利用信息化技術實現科技檔案管理，具體措施包括：（1）醫院應始終堅持以人為本的原則，加強對醫院科技檔案管理人員的信息化培訓工作，提高專業技術水平；（2）科技檔案管理人員應主動增強服務意識，提升服務質量，在電子檔案信息的采集、傳輸、使用等環節中最大限度地實現資源共享；（3）靈活運用硬盤、光盤、云存儲等電子檔案存儲介質；（4）加大在計算機、服務器等設施方面的投入，為實現科技檔案信息化管理提供必要的硬件環境；（5）加強網絡防火墻、網關病毒防御系統等網絡安全建設，落實電子實名認證制度，防止網絡外部攻擊對科技檔案電子管理系統造成破壞。

3.4 開放利用科技檔案

有效利用是科技檔案管理工作的最終目的，實現開放利用的具體措施包括：（1）加強科技檔案信息的加工。科技檔案管理工作人員應根據醫院實際工作需要，圍繞科研命題對各項原始數據進行歸納、整理、分析、計算、研究加工，并形成專題匯編、專用圖解等多種性質的資料，及時為臨床科研人員提供文獻服務；（2）完善科技檔案目錄、檢索工具，對科技檔案中儲存的新技術、新成果、新論文等資料以摘要、簡介等形式，在醫院內部信息化平臺上發表，臨床科研人員只需要點擊鼠標，就能輕松找到需要的檔案目錄信息；（3）將科技檔案信息資料庫中的非機密信息公布在醫院內部信息化平臺，如科研課題目錄、科研經費查詢等，為全院職工查詢提供便利，使檔案管理工作能夠真正為資料使用者服務[4]。對重要性強、易損毀、使用頻率高的紙質檔案，應采用掃描技術以數字化形式存入計算機或服務器中。對電子格式的科技檔案必須采用科學有效的管理手段，確保文件真實、準確、完整。

4 結語

目前，國內外醫學科技正處于飛速發展當中，隨著大數據、云計算等信息化技術的出現，醫院的科技檔案信息化建設有著廣闊的發展前景，這同時也對醫院科技檔案管理人員的管理水平提出了更高的要求。科技檔案管理人員應從多方面著手，熟練掌握新知識、新技術、新能力，為提升醫院管理水平做出貢獻。

參考文獻

[1]王桂香.醫院科技檔案管理存在的問題及對策[J].中國新技術新產品，2011（09）：235.

[2]黃淑靜.醫院科技檔案如何與經濟同步發展[J].企業科技與發展，2014（06）：91-92.

[3]呼和，張小眉.醫院科技檔案管理的思考[J].內蒙古科技與經濟，2014（15）：18-19.

[4]劉艷芳，杜嘉欣.綜合性醫院科技檔案管理[J].辦公室業務，2015（21）：50+55.

作者簡介

羅彬彬（1972-），女 ，廣西金秀縣，壯族，專科，檔案館員，研究方向：檔案管理。