試論企業會計信息化檔案管理

何曉萌

摘 ? 要：隨著網絡技術的不斷發展，會計信息化工作水平也有了顯著的提高。但是企業在會計信息化檔案管理方面仍舊處在資料的保存和管理的操作上，所以如何要加強對企業會計信息化檔案管理的研究工作，使其能夠在企業的會計信息管理中發揮重要的作用。本文中首先提出了會計信息化檔案的特點：載體多樣性、形式特殊性、信息處理便易性、保管條件高等，其次分析了會計信息化檔案管理中出現的一些安全性隱患問題，最后針對問題提出了相應的對策及實施，旨在為企業會計信息化檔案管理的相關工作者提出理論性的參考內容。

關鍵詞：企業會計 ?檔案管理 ?信息化 ?研究

中圖分類號：G275.9 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）06（b）-0161-02

在我國，計算機技術的飛速發展和廣泛應用讓信息化早已成為了企業的核心思想。會計信息化作為企業信息化的重要組成部分，由于會計信息化下的會計信息可以瞬間生成，這樣不僅可以使企業的會計信息使用者能夠快速、準確地獲取最有效的信息服務，了解企業經營和財務方面的最新動態，還可以對企業決策的產生一定的影響。會計檔案信息化管理是我國企業，尤其是中小企業發展的必然要求，信息是會計核算的源頭，只有保證其準確性、及時行，才能使企業做出正確的決策。推動會計信息化建設，勢必會推動企業的發展，使企業能夠持續健康的發展。

1 ?會計信息化檔案的特點

1.1 會計信息化檔案的載體多樣性

以往傳統的會計信息檔案，都是以紙張為載體，記錄會計信息的相關數據，如會計憑證、會計報表等，它能夠對企業中某一段時間內的財務狀況進行反映和體現，這種手工記錄會計信息的方式，耗費了大量的人力、物力、財力，同時由于人工操作會產生一定的誤差，所以會計信息失真的現象比比皆是。而企業實行會計電算化后，會計信息化檔案的管理就非常便捷，它徹底擺脫了人工記錄的繁瑣，將以紙張為載體轉變為以電子介質進行存儲，可以將會計相關信息存儲在計算機硬盤中，可以在U盤中，也可以在其他的移動介質中，這種存儲載體的多樣性，為信息使用者提供了便利，同時也提高了企業工作的效率。

1.2 表現形式的特殊性

傳統的會計檔案信息，都是記錄在紙上，如果信息量少，查詢和記錄可能不受時間的影響，但是如果會計信息量非常大，記錄會費時費力，而且查詢起來需要耗費大量的時間，與此同時，傳統會計信息的記錄形式所占的空間很大，但是里面所包含的有價值的信息卻少之又少。進入會計信息化時代，利用計算機對會計信息數據進行存儲，不僅方便，而且省時省力，當會計信息使用者在查詢信息時，也可以快速、準確的查詢。

1.3 信息處理的便易性

企業會計信息化檔案管理是在計算機上進行，這樣可以通過計算機技術對會計信息數據進行歸納和分類，提高工作效率，使企業管理更加科學化，使用者查詢會計信息數據更加快速和準確。

1.4 保管條件較高

會計信息化檔案在享受存儲便利的同時，也要注意對存儲介質的保管，由于存儲介質是高科技的產品，在儲存過程中，會因為一些不利的因素對其造成損壞，如溫度影響、濕度影響等，所以要注意保證存儲介質的放置環境，要對齊妥善保管。

2 ?會計信息化檔案管理中出現的問題

2.1 信息安全性問題

網絡時代中，給企業帶來信息便利的同時，也存在著信息的安全隱患問題。互聯網時代信息資源的互通有無是其主要的特征，但是企業中在使用、傳遞會計信息的同時，信息的安全性令人非常堪憂，這主要有兩個方面，其一是軟件系統的漏洞帶來的安全隱患;其二是外來攻擊帶來的安全隱患。傳統的手工記賬查賬時代已經一去不復返，取而代之的是通過計算機存儲介質實現信息數據的存儲工作，會計信息數據在計算機中拷貝復制等只需要不到1s的時間，這樣信息的安全性得不到有效的保障，所以安全性能非常低。而會計信息數據是企業中財務狀況的真實反映，一旦信息泄露，將給企業帶來嚴重的影響，所以會計信息化檔案管理問題是現階段企業中應該著重重視的問題。

2.2 主觀因素造成的安全隱患

第一，企業中內部控制工作不足。現階段，有的企業中對內部控制工作不夠重視，認為只要抓好業務工作，就能實現企業的長足發展，抓好業務工作在短期內可以給企業帶來經濟效益，但是從長遠考慮，如果不重視內部控制工作，則企業內部會管理混亂，對長期發展不利;有的企業中雖然制定了相應的內部控制制度，但是制度形同虛設，如對于會計信息數據安全制度方面，如果不能引起重視，則會給企業的會計信息帶來嚴重的安全隱患。企業中保護會計信息數據安全性的軟件較少，這樣會計信息數據的安全性缺失，造成數據丟失的現象嚴重。第二，對會計信息化的認識片面。目前大多數的企業認為會計信息化就是利用計算機進行會計數據的記錄，認為會計電算化工作就是會計信息化檔案管理工作，這種主觀的認識，使會計信息化工作的意義完全喪失。

3 ?對策及實施

3.1 確保安全性

會計信息的安全性，需要有相關的管理制度進行規范，企業中應該根據相應的法律法規條款，并結合企業的實際情況，制定企業內部會計信息化檔案管理制度，并輔以相應的實施細則，明確崗位的相關職責，將責任落實到個人，加強監督管理制度。除了要有相應的管理制度對會計工作進行安全性保障外，還要對企業內部網絡系統進行安全的防護，要設置相應的防火墻。對于計算機操作人員而言，要設置相應的訪問權限，必須要有賬號密碼或者指紋等才能進行登錄和操作，對于系統的訪問，要有相應的記錄情況。同時對于電腦系統內部軟件要進行定期的升級和查殺病毒，保證網絡信息的安全性。對所存儲的信息要設置相應的密碼，同時要進行網絡備份，以防止數據丟失。企業中比較重要的財務信息，最好不要與互聯網相連接，只是與企業內部網絡連接，這樣最大限度的保證了信息的安全。

3.2 建立數據安全系統

企業中應制定相應的規章制度，用以規范會計信息化工作，使其更加規范。企業中應格外重視信息數據庫的安全性，除了要進行安全操作的識別外，還要在重要信息數據更改前設置備份的功能。建立數據安全系統，并嚴格規范操作制度，要明確操作的職責、操作權限、操作程序等，并制定相應的操作細則制度。除此之外，要保證計算機設備的運行環境，對計算機設備進行定期的維護和保養，機房內要注意通風和防水防潮，對進出入機房的人員做相應的規定，最大限度的保證計算機網絡系統運行的安全。

3.3 重視培養檔案管理人才

企業可以從高等院校應屆畢業生中聘用對現代數據庫技術、財務核算業務和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才到本企業擔任信息化會計檔案管理專門人員;也可以對本企業負責會計檔案保管的人員進行定期再教育，增加他們對電子會計檔案的管理經驗。

4 ?結語

綜上所述，隨著會計電算化事業的不斷發展，會計業務在發生變化的同時，會計信息化檔案管理工作也發生著一系列的變化。在網絡信息時代下，會計信息化工作是時代發展的必然，這就預示著傳統的以手工記賬的時代完全過去，而會計檔案管理的電子化時代到來。在網絡信息化時代，會計信息化給企業的工作帶來了諸多的便利，但同時網絡的安全性能也應該得到一定的重視，在會計信息化工作中要防范風險的發生，提高網絡安全的意識，使會計信息化工作能夠持續穩定的開展，與此同時，要重視企業會計信息化檔案管理工作，為企業的長足發展奠定堅實基礎。

參考文獻

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