基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設的風險防控

曹莉蘋

摘 ? 要：在信息化大潮下，檔案信息化標準化、規(guī)范化建設的要求也在逐漸提高，依托業(yè)務規(guī)則庫的檔案信息化平臺，是以結構化的業(yè)務規(guī)則數(shù)據(jù)來表示和維護業(yè)務行為，近年來逐漸被廣泛運用，但由于業(yè)務規(guī)則的可維護性，使檔案業(yè)務規(guī)則信息化建設的穩(wěn)定性和安全性面對諸多的挑戰(zhàn)，因此基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設的風險防控變得更加重要。

關鍵詞：業(yè)務規(guī)則 ?檔案信息化 ?風險防控

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）06（b）-0004-02

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術的持續(xù)創(chuàng)新與進步，檔案信息化建設進程也在日趨加快。在信息化大潮下，檔案信息化標準化、規(guī)范化建設的要求也在逐漸提高。但大部分檔案信息化平臺在開發(fā)和實施過程中，由于沿用傳統(tǒng)歸檔管理模式，致使檔案信息化建設效率不高，信息化管理平臺維護成本高、運作效率低，無法滿足信息時代人們對于檔案信息管理智能分析的要求，嚴重制約了當代檔案管理工作效能升級[1]。而基于信息資源規(guī)劃，依托業(yè)務規(guī)則庫的檔案信息化平臺，是以結構化的業(yè)務規(guī)則數(shù)據(jù)來表示和維護業(yè)務行為，為檔案信息化建設提供了一種新的思路和途徑，近年來逐漸被推廣使用[2]。但是，隨著海量檔案信息資源呈指數(shù)增長，業(yè)務規(guī)則庫中的規(guī)則也在不斷變化[3]。在為訪問者提供便利快捷服務的同時，檔案業(yè)務規(guī)則信息化建設的穩(wěn)定性和安全性也在不斷接受新的挑戰(zhàn)。檔案業(yè)務規(guī)則信息化在構建、管理和日常維護過程中，必須注意安全隱患和風險[4]。

1 ?基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設風險識別

風險防控的前提應該是對基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設進行風險識別[5]?；跇I(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設主要有以下風險因素。

1.1 規(guī)則庫中的風險

隨著檔案信息資源數(shù)量的不斷增加，與之進行匹配的規(guī)則庫中的一系列規(guī)則也要隨之變化，規(guī)則變化包括規(guī)則的更新、增加、刪除和修改。但規(guī)則的更新、增加、刪除和修改過程中的風險性還未被重視起來。第一，規(guī)則變化隨意性的風險。規(guī)則的隨意改變會影響檔案收集、分類整理、鑒定、著錄、保管、利用和編研等諸多環(huán)節(jié)工作的正常開展[3]。第二，規(guī)則庫權限管理的風險。在基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化平臺中，為保證共享數(shù)據(jù)的安全，會采用不同的權限分配策略，不同的管理人員擁有不同的管理方式，同一個管理人員由于職能差異也會擁有不同的管理方式，這就存在不同程度的安全強度，就可能會造成信息安全管理的漏洞。入侵者極有可能對相對不安全的權限管理系統(tǒng)進行攻擊，從而導致規(guī)則庫中的規(guī)則被更改、檔案信息化平臺中的信息資源被泄露。第三，規(guī)則庫訪問控制的風險。訪問控制是檔案信息化建設安全管理的核心，決定了用戶權限的賦予和撤銷，不同的訪問控制要維護自己的授權方式和用戶信息，如果應用系統(tǒng)較多、用戶數(shù)量巨大，權限的分布程度和遠程使用性能都會受到挑戰(zhàn)。

1.2 異地歸檔過程中的風險

由于網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案業(yè)務規(guī)則信息化平臺除了實現(xiàn)已處理完畢的文件信息的歸檔外，隨著信息技術的不斷進步，可通過設置校驗機制，利用信息共享技術，對異地檔案實現(xiàn)收集、分類整理、鑒定、著錄、保管、利用等工作。如果未對這一系列過程實施跟蹤和審核，那就難以保證歸檔過程的安全性、檔案信息內容的原始真實性、完整性和保密性。

1.3 檔案數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全風險

在利用檔案業(yè)務規(guī)則信息化平臺進行歸檔工作之后，保存下來的檔案信息數(shù)據(jù)的安全性就成為需長期重視的問題[3]。建立檔案信息數(shù)據(jù)副本是一種有效的保護手段，但在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息數(shù)據(jù)及副本產(chǎn)生的巨量的數(shù)字檔案信息資源具有更高的數(shù)據(jù)風險和信息資源安全問題。在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案業(yè)務規(guī)則信息化平臺極有可能遭受外來攻擊和計算機病毒的威脅，網(wǎng)絡安全風險和人為管理風險將長期存在[6]。

2 ?基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設風險應對

根據(jù)風險的影響范圍、重要程度來確定處理不同風險的先后順序，并采取相應措施對風險加以防控[5]。

2.1 管理風險應對

為了防控基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設風險，應在檔案信息化過程中，建立信息安全管理體系。實現(xiàn)信息安全主要是要健全平臺內部的信息安全管理制度，以防止產(chǎn)生由于誤操作、信息安全知識不足引起的嚴重后果。在系統(tǒng)、全面、科學的安全風險評估前提下，建立一種系統(tǒng)化、文件化、程序化、科學化的管理體系，對檔案信息化平臺的安全屬性、功能和效率進行安全保障[3]。

2.2 技術風險應對

以預防控制為主，對檔案信息化全過程進行控制，對檔案信息化平臺進行動態(tài)控制，確保信息的保密性、完整性、可用性，確保規(guī)則庫的相對穩(wěn)定性。按照信息安全國家標準，提高用戶自主保護、系統(tǒng)審計保護、安全標記保護、結構化保護和訪問驗證保護級別安全要求，制定檔案信息和檔案信息網(wǎng)絡共享安全策略，并采用訪問控制、用戶請求安全過濾、資源共享平臺安全設計等多種計算機信息技術，以保證檔案數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全[3，6]。

2.3 風險等級管理

風險識別后，對風險進行定性和定量評估，確定劃分不同的風險等級，再進一步確定檔案信息化風險防控的優(yōu)先級別，對不同的風險要素提出不同的風險防控要求[5]。在風險等級臨界點設置觸發(fā)響應程序，如果在檔案信息化過程中，一旦出現(xiàn)超出臨界點的風險時，則及時對管理人員進行提醒，管理人員作出相應措施化解風險后，再消除提醒，可以促進管理員積極進行風險應對。

3 ?結語

信息化是一項高風險的系統(tǒng)工程，基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設，由于引進了業(yè)務規(guī)則庫，其風險性相應增加。為確保基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息化建設取得成效，需要進一步強化風險防控。

參考文獻

[1] 王新才，李雯，丁時征.業(yè)務規(guī)則管理在檔案信息資源管理系統(tǒng)中的應用[J].檔案學通訊，2010（4）：79-84.

[2] 江善東.業(yè)務規(guī)則技術在檔案管理中的應用研究[J].中國檔案，2010（6）：34-35.

[3] 王新才.基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息資源管理[M]. 武漢：武漢大學出版社，2013.

[4] 丁石征.業(yè)務規(guī)則技術在檔案管理系統(tǒng)中的應用[J].蘭臺世界，2010（10）：8-9.

[5] 陳國云.檔案信息化建設的風險管理[J].檔案管理，2008（1）：42-43.

[6] 黨躍武.基于信息組織技術的檔案資源開發(fā)[M].成都：四川大學出版社，2016.