檔案館未來發展的新前景:智慧檔案館

胡尊浩 劉元珍 菏澤市牡丹區檔案局 山東菏澤 274000

檔案信息管理是檔案事業體系的重要組成部分,是檔案事業可持續發展的基石.檔案信息管理不是一成不變的,也要遵循形成、發展、規范的規律.隨著時代發展,檔案信息數字化得到普及,發展智慧檔案館是檔案信息管理的必然趨勢.本文重點探討智慧檔案館建設的幾個問題.

1. 智慧檔案館概述

1.1 智慧檔案館的概念

智慧檔案館是適應大數據背景下的第四代檔案館,是繼數字檔案館之后檔案信息化發展的高級形態.智慧檔案館的目標是實現跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務集成,使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源.對于智慧檔案館的定義,至今尚未形成統一的認識,劉遷將幾種常見說法進行比較總結后,將智慧檔案館定義如下:智慧檔案館是以多元化的檔案信息資源為基礎,將新一代物聯網、云計算、大數據分析等智慧管理技術充分運用在檔案管理的各個環節,更智慧化的管理檔案、實現檔檔相連、人檔相聯、人人相聯的目標,為用戶提供智慧化服務的高于數字檔案館的新模式.

1.2 智慧檔案館的特點

智慧檔案館是檔案館發展模式轉型和升級的必然趨勢,其中智慧檔案館的技術基礎是數字化、網絡化和智能化,核心構成是人檔互聯,而精髓則是智慧服務.綜合而言,智慧檔案館具有全面感知、互聯互通、協同創新、高效運作、以人為本.全面感知即通過各類傳感器、檔案RFID標簽、紅外感知器、高清攝像機、門禁、大數據等現代化手段,對檔案資源、檔案保管、檔案利用等館內各要素以及檔案管理各個系統進行全面透徹的感知、監控及分析,全面提高檔案館的信息服務水平.互聯互通即利用互聯網實現檔案信息的互聯互通,為用戶提供更加方便快捷的檔案服務.高效運作即檔案館在對自身檔案館信息全面了解的基礎上,通過檔案行政管理部門的指導協調,與一些公益組織、商業機構、專業人員等進行合作,實現檔案信息的共同開發,挖掘檔案的深層次價值,為檔案服務獻策獻力.以人為本即通過智慧檔案系統的使用,減輕檔案館工作人員的體力勞動,讓其將更多工作重心轉移到為用戶提供更加人性化、個性化的服務中去.

2. 智慧檔案館的設計與實現

2.1 政策支持與規范

建設智慧檔案館,應發揮引導統籌作用.首先,智慧檔案館是未來智慧城市中的必不可少的一部分,是未來社會的發展趨勢,相關政府部門應該放眼未來,支持智慧檔案館的建設工作.注重新型信息技術的開發與利用和多元化檔案管理人才的培養,為各有關部門提供相互交流的機會,促進信息共享,促進智慧檔案館的不斷提升.其次,法律法規要跟上,目前存在的檔案系統有關法規還不能完全解決智慧檔案館建設中存在的問題,補充完善法律法規,使智慧檔案館在建設及應用中做到有法可依.例如,進一步制定與之相關的國家及地方標準,明確規定部門數據的歸檔格式,限定不同信息訪問人員的使用與修改權限等,建立健全標準的智慧檔案管理體系.第三,應該加強智慧檔案館的宣傳教育,一方面,提高檔案管理工作人員的工作素養,建立官方網站、微信公眾號、微博等便捷有效多樣化的服務平臺,滿足用戶的多樣化需求.另一方面,通過公益廣告、宣傳冊等方式,向用戶宣傳智慧檔案館的使用技巧及信息安全方面的知識,使智慧檔案館可以高效安全的運行.

2.2融合現代信息技術

目前,部分縣級檔案館已經將傳統的實體檔案資源做成了數字化的檔案資源.但受制于觀念、思維、制度、資金等的影響,這些數字資源往往成了檔案館內的一個個獨立"信息孤島",未能充分發揮數字檔案資源的優勢.智慧檔案館是建立在云計算、物聯網、大數據分析和移動互聯網等技術發展的基礎之上,可以跨越時空限制的,更加高效的一種檔案館模式.智慧檔案館對檔案信息的管理更為精細、更為全面,對各項檔案業務更具感知力、智慧性.智慧檔案館建設最為重要的支撐為信息技術.我國信息技術高速發展,智慧檔案館所需的云計算、物聯網、大數據分析和移動互聯網等也在實踐中走向成熟,為智慧檔案館的建設提供了可能性.在今后的發展中,我們應該高度重視信息技術的開發、專業人員的培養為只會檔案館建設提供堅實基礎.

2.3 檔案工作人員能力的加強

促進智慧檔案館的健全發展,必須要有一支專業的管理隊伍,將不同專業、知識、技能的人才進行合理分配,從而最大程度的發揮檔案管理人員的價值.一方面,根據職位需求,引進專業化人才,如專業的網絡信息維護人才、專業的新媒體人才、專業的檔案管理人才等.另一方面,加強對現有檔案管理人員的再培訓,積極鼓勵相關人員參加智慧檔案館工作技能培訓,根據實際情況學習相關知識,從而能提升工作人員信息技術運用水平,將智慧檔案管理知識有效運用到實際中.此外,可以通過小組比賽、知識競答、文章推送等方式,調動檔案工作人員的工作積極性,寓教于樂,形成積極活躍的工作氛圍.

3. 我國智慧檔案館建設現狀及未來發展探索

目前,在我國青島市、珠海市和張家港市已有智慧檔案館建成,這幾個地方的智慧檔案館各具特色,均有可圈可點之處,取得了突破性的進展.各地檔案館運用電子檔案管理系統、自主化電子檔案平臺、網上檔案辦公等已成趨勢,這為智慧檔案館的建成提供了較好的基礎.智慧檔案館處在剛剛興起的探索階段,其成熟完善還要經歷一個較長的發展過程,我們要給與智慧檔案館足夠的時間和信心,相信隨著時間的推移,技術的發展、建設的深入,智慧檔案館會更好的發展起來.