促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略探析

陳娟 山東省菏澤市經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)陳集政府 274100

隨著行政事業(yè)單位工作內(nèi)容的逐漸復(fù)雜,相應(yīng)的處理事務(wù)也變得越發(fā)的繁瑣了起來,并且此過程中產(chǎn)生的檔案資料與文件較多,所以行政事業(yè)單位在工作理念與方式上,應(yīng)緊跟時代發(fā)展的潮流,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化.

一、行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要性

就檔案管理工作而言,屬于行政事業(yè)單位一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)范疇,能夠展現(xiàn)出行政事業(yè)單位管理水平與質(zhì)量【1】.其次,實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理,可以反映出一個行政事業(yè)單位的決策力,以便于對工作管理內(nèi)容進(jìn)行更好的規(guī)劃,同時確定適合本單位的制度管理規(guī)范.另外,規(guī)范化的檔案管理工作,還屬于行政事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本保障,能夠有效協(xié)調(diào)各部門間的有序聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步.同時,行政事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理,革新管理觀念,積極探尋多樣化管理方式,全面、準(zhǔn)確地反應(yīng)出單位發(fā)展現(xiàn)狀,這一做法不僅可推動經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)健康發(fā)展,而且還能夠增強(qiáng)單位市場競爭水平,為社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù).

二、推動檔案管理規(guī)范化高效率的有效途徑

(一)提高檔案管理工作的重視程度

在很長一段時間內(nèi),檔案管理屬于一項(xiàng)并不被看好的基層工作,此情況不僅反映出了人們對工作內(nèi)容的不重視,還顯露出了現(xiàn)代人好高騖遠(yuǎn)以及人浮于事的社會情況.因此,促進(jìn)基層檔案工作意識的提升,意義重大.其一,行政事業(yè)單位之中的領(lǐng)導(dǎo)層需增強(qiáng)對檔案工作的重視,管理層屬于單位的領(lǐng)軍人物,其所屬員工在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下方能發(fā)揮主觀能動性,將工作和諧統(tǒng)一完成,因此要想促進(jìn)工作人員工作積極性的提升,需要領(lǐng)導(dǎo)層的重視.同時,檔案管理工作者也需要時常反省自身,在工作的過程中,把檔案管理工作作為單位發(fā)展的基礎(chǔ),推動檔案管理工作的規(guī)范化.

(二)完善檔案管理制度

首先,行政事業(yè)單位需結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況,構(gòu)建出科學(xué)的檔案管理制度,對不同崗位的具體職責(zé)予以明確的劃分,嚴(yán)格遵照檔案管理機(jī)制進(jìn)行管理工作,對各種不當(dāng)行為進(jìn)行嚴(yán)厲處置.其次,單位檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持"統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理"原則,堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)安排,并對各類檔案信息予以分級管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化.另外,需將檔案管理工作融入到日常工作之中,組建檔案規(guī)范化管理小組,并構(gòu)建完善的工作計(jì)劃,確保檔案規(guī)范化管理的順利進(jìn)行.

(三)根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全新整合

對于厚度較大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案資料,應(yīng)合理組卷,科學(xué)組合.對于未設(shè)置頁碼和目錄的檔案,應(yīng)重新進(jìn)行編碼,同時制作目錄,進(jìn)而確保能夠?qū)崿F(xiàn)對目錄重組檔案的規(guī)范管理,充分利用藏地,強(qiáng)化管理資源,以此來真正提高管理的效率及質(zhì)量.其次,為了實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)高效檢索,應(yīng)對檔案進(jìn)行科學(xué)分類,這對于檔案利用效率的提升也將起到顯著的影響作用.

(四)優(yōu)化單位內(nèi)部的檔案信息管理體系

無論何種管理工作,要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展,均需要構(gòu)建電子信息化管理體系【2】.基于此,行政事業(yè)單位之中的檔案管理工作人員,需立足于可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),增強(qiáng)對信息化管理模式的構(gòu)建,制定出具有高標(biāo)準(zhǔn)的管理體系.確保在不改變單位發(fā)展方向的基礎(chǔ)上,對原有檔案信息管理方式進(jìn)行改善.在實(shí)際工作中,需建立合理的檔案收集、整理、歸檔以及利用標(biāo)準(zhǔn),推動行政事業(yè)單位檔案信息管理工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展.借助專網(wǎng)系統(tǒng),開設(shè)檔案管理信息化平臺,并確保穩(wěn)定資金,以便于更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),夯實(shí)行政事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ).結(jié)合現(xiàn)存自動化辦公系統(tǒng),豐富其功能和內(nèi)容,并對相關(guān)模塊進(jìn)行拓展,主要由文書處理、檔案管理以及文件管理組建成三個相對獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的模塊構(gòu)成.就這三個模塊而言,涉及行政事業(yè)黨委檔案管理工作的整個流程,能夠在文書處理中對收文發(fā)文予以預(yù)歸檔、在文件管理中整理著錄文件與案卷、在檔案歸檔管理中進(jìn)行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定及進(jìn)館鑒定等輔助管理,進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位檔案信息化管理質(zhì)量和水平.

(五)增強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)管力度

因?yàn)樾姓聵I(yè)單位之中的大部分人員認(rèn)為檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,和單位發(fā)展之間不存在過多的聯(lián)系,所以并未對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管,也沒有針對檔案管理工作人員構(gòu)建相應(yīng)規(guī)范,任由其自由發(fā)展,不利于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展.為了能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升,行政事業(yè)單位應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案監(jiān)管工作,重視對檔案管理工作的管理與核查,定期對檔案管理工作人員予以檢查,若發(fā)現(xiàn)員工存在工作態(tài)度不良等問題,需督促其立即糾正,同時追究責(zé)任.對于工作態(tài)度良好,工作認(rèn)真的員工,可適當(dāng)?shù)膶ζ溆枰员頁P(yáng)與獎勵,進(jìn)而帶動其他工作人員,促使檔案管理更加規(guī)范化.其次,行政事業(yè)單位還應(yīng)構(gòu)建檔案督查小組,對檔案管理工作予以專項(xiàng)檢查,為檔案管理規(guī)范化發(fā)展提供保障.

(六)穩(wěn)定檔案人員

行政事業(yè)單位應(yīng)避免對人員進(jìn)行隨意的調(diào)換,增強(qiáng)員工專業(yè)技能培訓(xùn),促進(jìn)其綜合素質(zhì)的提升【3】.同時,還需重視培養(yǎng)檔案工作人員對于信息化的掌握能力,重視增強(qiáng)向技術(shù)型人才轉(zhuǎn)型.首先,應(yīng)增強(qiáng)對檔案工作人員安全意識的培養(yǎng),以及繼續(xù)教育,提高其對檔案管理的重視程度.其次,增強(qiáng)檔案工作人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握,推動檔案管理向著信息化的方向發(fā)展.并且,通過獎懲制度,引導(dǎo)檔案工作人員建立起責(zé)任心,并調(diào)動其對于檔案工作的積極性,結(jié)合獎懲來對崗位進(jìn)行調(diào)動,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案崗位人員的科學(xué)分配.最后,行政事業(yè)單位對檔案管理工作人員進(jìn)行選拔的過程中,需對其個人素質(zhì)與職業(yè)能力進(jìn)行綜合考察,檔案管理屬于一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)性強(qiáng)的工作,檔案管理人員應(yīng)保持沉重冷靜的態(tài)度,戒躁戒躁.同時,單位應(yīng)對選拔人員條件進(jìn)行適當(dāng)?shù)靥岣?從而有利于盡快進(jìn)入工作角色.合格的檔案管理人員,要求其具備一定的專業(yè)素養(yǎng).通過高校全方位、系統(tǒng)學(xué)習(xí)的檔案管理人員,對檔案發(fā)展歷程、檔案資源開發(fā)與利用、檔案管理等方面的了解更為深刻.這些畢業(yè)生往往在國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)、信息管理工作等各個部門就業(yè),針對性較強(qiáng).

結(jié)語:

綜上所述,對于行政事業(yè)單位而言,檔案管理是重點(diǎn)工作,應(yīng)彰顯出檔案價值,提高管理質(zhì)量.除此之外,行政事業(yè)單位需緊跟時代發(fā)展的潮流,不斷增強(qiáng)規(guī)范化建設(shè).同時,還需對檔案管理制度與方式予以深入的探索,促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升,并將行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化作為發(fā)展的核心.