信息化背景下的路橋企業(yè)該如何實施檔案管理

黃詩賢 廣東冠粵路橋有限公司

1 引言

作為檔案業(yè)務(wù)中最為重要的一個環(huán)節(jié)，做好檔案管理服務(wù)有著重要的意義。信息化背景下，過去使用的檔案管理系統(tǒng)和模式已經(jīng)嚴(yán)重脫離了新時代的發(fā)展背景。因而，現(xiàn)階段路橋企業(yè)有必要對檔案管理服務(wù)體制進(jìn)行大刀闊斧的創(chuàng)新與改革，確保檔案管理工作的自身價值以及社會價值能夠得到充分的發(fā)揮。

2 現(xiàn)階段路橋企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 管理體制相對落后

首先，不重視檔案管理工作，并且缺乏針對性的管理辦法與措施，管理機(jī)制存在嚴(yán)重的漏洞和滯后性。尤其對于部分領(lǐng)導(dǎo)層人員，認(rèn)為檔案管理部門是一個邊緣性部門，對管理人員的崗位安排沒有進(jìn)行過多的考慮。長此以往，就導(dǎo)致了檔案管理工作缺乏合理性與規(guī)范化，進(jìn)而對單位的其他工作進(jìn)程造成一定的阻礙作用。目前，路橋企業(yè)檔案管理制度創(chuàng)新存在著諸多的阻礙因素，使得現(xiàn)階段的檔案管理服務(wù)水平遲遲得不到有效提高。

2.2 檔案管理落后

目前，路橋企業(yè)在檔案管理方面，不能有效提高現(xiàn)代化水平，不能有效利用現(xiàn)代檔案管理工具，設(shè)備，方法和手段。總體來說，目前，國內(nèi)檔案管理方法嚴(yán)重滯后，管理方法仍然是傳統(tǒng)的人工搜索方法。同時，不同檔案資源關(guān)閉，檔案信息資源沒有系統(tǒng)共享，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫存在嚴(yán)重延誤。檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)受到了諸多因素的限制，比如檔案在具體應(yīng)用過程中受到時間、空間等多種要素的制約，這對于提高檔案管理質(zhì)量與效果有著極為不利的影響。

3 信息化背景下實施檔案管理的策略

3.1 注意建立Web版本檔案

由于檔案的Web版本有助于及時收集存檔，因此可以提高存檔管理的工作效率。因此，許多國內(nèi)路橋單位一直在使用信息技術(shù)來啟動在線檔案服務(wù)。從目前的環(huán)境和發(fā)展情況來看，檔案網(wǎng)絡(luò)版本是未來檔案管理工作的發(fā)展方向。這一過程中，檔案管理部門不僅要加強(qiáng)本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)檔案管理，采用統(tǒng)一的格式把檔案制作成網(wǎng)頁版。同時，還要注重不同種類有用信息的交織與整合。建立和完善檔案管理系統(tǒng)，并且與相應(yīng)的部門之間保持網(wǎng)絡(luò)的連通性，加強(qiáng)信息的共享。通過提供網(wǎng)上檢索功能，使得檔案的使用者能夠獲得更好、更全面的服務(wù)。此外，在進(jìn)行檔案管理工作時，要注意互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，將網(wǎng)頁和網(wǎng)站作為重要基礎(chǔ)，積極建立和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。這樣一來，才能顯著提高檔案信息的數(shù)據(jù)化、自動化水平，同時有利于提高檔案管理的法制化、規(guī)范化效果。最后，路橋企業(yè)檔案管理部門還要和宣傳部門做好溝通與協(xié)作，爭取將單位內(nèi)部的所有工作、各項活動的具體開展?fàn)顩r制作成數(shù)字化檔案，并且做好視頻檔案的建立與管理，提高各部門之間的相互配合與協(xié)作水平。

3.2 建立檔案管理中心

作為路橋檔案管理部門，有必要加強(qiáng)與其他單位的溝通，特別是與信息管理部門的協(xié)調(diào)和聯(lián)系，積極推動電子檔案管理中心的建設(shè)，提高管理中心的綜合性水平。一般來說，可以將檔案管理中心設(shè)置于本單位的檔案室，并且將管理中心與檔案室合并，使二者成為一個有機(jī)的整體。該整體既是本單位的信息源，而且集成和使用了大量數(shù)據(jù)。此外，檔案管理中心還具有內(nèi)部資源共享功能，及時增加、修改本單位內(nèi)部檔案，對外可以限制性地查詢檔案。一般來說，建立一個檔案中心，能夠?qū)Ω鱾€方面、不同內(nèi)容的檔案進(jìn)行有效管理，并且能夠顯著提高檔案的利用率。

3.3 檔案資源整合

信息化時代，路橋單位可以實行檔案集中統(tǒng)一管理的模式和制度。在進(jìn)行檔案管理工作時，如果采用統(tǒng)一化、集中化的管理方式，就要加強(qiáng)檔案資源的整合。檔案資源的統(tǒng)一管理，可以避免檔案管理工作中存在的分散管理、各自為政等弊端，同時可以推動我國的檔案管理事業(yè)有序進(jìn)步與發(fā)展。此外，統(tǒng)一檔案管理能有效保證檔案管理環(huán)節(jié)的安全效果，提高檔案資源的開發(fā)水平和管理效率、管理質(zhì)量。具體來說，在進(jìn)行檔案資源整合時，首先要根據(jù)實際情況建立和完善檔案體系，增強(qiáng)檔案管理的綜合專業(yè)水平。這樣一來，才能打破原有檔案接收與利用環(huán)節(jié)中所受的各種限制。第二，做好資源整合工作，還能促使檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置變得更加有序、合理，及時發(fā)現(xiàn)機(jī)構(gòu)設(shè)置方面存在的種種弊端與不足。這一過程中，要解決好檔案管理環(huán)節(jié)中不同部門之間存在的各自為政的問題。

3.4 檔案信息資源共享

一方面，思想創(chuàng)新在檔案管理創(chuàng)新中起著主導(dǎo)作用，信息化背景下，作為檔案管理人員，必須貫徹科學(xué)發(fā)展觀，日常工作中要敢于解放思想，加快管理理念的創(chuàng)新，積極樹立先進(jìn)的“檔案信息資源共享”觀念，工作中要牢牢秉持著“以人為本”的宗旨。同時，還要注重管理觀念與服務(wù)理念的積極轉(zhuǎn)變，從思想觀念上真正對檔案管理創(chuàng)新引起重視。另一方面，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，檔案管理也日新月異，不斷變化。因此，信息化環(huán)境下，有必要提前分析檔案用戶的不同需求，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。要把過去被動、落后的服務(wù)模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃印⑾冗M(jìn)的服務(wù)管理模式，推動檔案管理向超多元化服務(wù)方向發(fā)展。在這一過程中，要把檔案中的寶貴信息轉(zhuǎn)化為檔案編研的重要成果，充分發(fā)揮檔案資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

4 結(jié)束語

以往的檔案管理工作受到傳統(tǒng)管理方式、管理內(nèi)容、管理機(jī)制以及管理理念等諸多因素的限制，因此，無法有效地提高相關(guān)單位的檔案管理質(zhì)量。信息化背景下，路橋企業(yè)要加快轉(zhuǎn)變經(jīng)營理念，創(chuàng)新管理體制和管理模式，對管理環(huán)節(jié)中的一些細(xì)節(jié)性問題進(jìn)行把控，加快推動檔案信息資源的整合與深度開發(fā)，不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作積極性。這樣一來，才能確保檔案管理工作順應(yīng)歷史潮流，使得檔案管理工作質(zhì)量與效果得到顯著提高。