基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法

劉文釗 田雅潔 西安機電信息技術研究所 710065

0 引言

隨著我國綜合國力的日益增強和國際地位的顯著提高，我國已成為各種竊密活動的重點目標，尤其是軍工行業(yè)作為國家戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，肩負著國家國防武器裝備的開發(fā)、研制和生產(chǎn)以及參與國民經(jīng)濟建設的雙重歷史使命，也必然成為國家核心秘密的產(chǎn)生來源和集散地【1】。

隨著武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格審查認證制度的深入實施，目前各軍工企業(yè)也逐步樹立起了較強的保密意識，形成了各自的保密管理制度體系【2】，但該體系在各單位的運行不同程度存在著效率不高、把控不嚴的問題，針對當前國有軍工研究所保密管理制度體系相對粗放、信息化程度不高、執(zhí)行力不強等問題，本文提出了基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法。

1 基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法

精益求精是精益管理的核心，也正是精益思維的直接體現(xiàn)。精益管理的目的是消除一切不必要的程序與浪費，實現(xiàn)最大的管理效率，用最少的時間跟精力來完成更細致的工作【3】。精益管理是一種現(xiàn)代化的工作思路，它作為一種提升和變革的工具，對于任何管理工作都是適用的，保密工作是細致的、多元化的、多角度、全方位的，把精益思想融入保密管理工作，不僅促進了保密工作與現(xiàn)代化管理工具的有效結(jié)合，同時也契合保密工作“嚴謹、可控”的內(nèi)在要求。

1.1 運用WBS理念實施保密管理制度流程優(yōu)化

工作分解結(jié)構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS），是以可交付成果為導向?qū)椖恳剡M行的分組，歸納定義了項目的整個工作范圍，每下降一層代表對項目工作的更詳細定義，被廣泛的應用于項目開發(fā)領域。在實施保密制度與流程優(yōu)化工作中，運用WBS理念按照工作的歸口管理部門以及業(yè)務涉及部門進行層層分解，落實責任人，并廣泛征求“客戶”意見，使用ECRS等精益工具，實現(xiàn)對現(xiàn)有保密制度流程的深入分析，最大限度的簡化流程，提高工作效率。

1.1.1 將全體職工視為“客戶”，廣泛收集數(shù)據(jù)

制度是指大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，流程是指事物進行過程中的次序或順序的布置和安排，二者皆是面向員工，并規(guī)定了員工的工作內(nèi)容以及如何實現(xiàn)工作內(nèi)容。實施制度流程優(yōu)化工作，將全體職工視為“客戶”，因為制度和流程的最終使用者是全體職工——“客戶”，制度與流程的優(yōu)劣是由“客戶”來評判的，制度和流程應最大限度地滿足“客戶”的需求，簡化“客戶”的工作時間。通過問卷調(diào)查、咨詢和座談等方式廣泛征求“客戶”需求與意見，分類匯總，實現(xiàn)“客戶需求”拉動保密管理改善，為開展相關制度流程的優(yōu)化工作奠定基礎。

1.1.2 運用WBS理念實施保密管理制度流程優(yōu)化

運用WBS理念，按照保密業(yè)務歸口管理部門將制度流程優(yōu)化工作進行一級分解，按照業(yè)務管理責任進行二級分解，并將具體任務落實到責任人，結(jié)合各部門的實際業(yè)務要求，以“客戶”使用的簡單化高效化為出發(fā)點，運用ECRS分析原則（取消、合并、調(diào)整順序、簡化）進行深入分析研究，去劣存優(yōu)，合并相似環(huán)節(jié)，合理調(diào)整順序，簡化制度與流程。

針對基層工作人員提出的保密制度較多，條款復雜，執(zhí)行起來無從下手等問題，經(jīng)過調(diào)研和探討，結(jié)合實際工作，將各項管理制度條款進行詮釋，編制《保密管理工作流程手冊》。該手冊以框圖的形式，簡明扼要、一目了然地闡述了各項保密管理工作應啟動的程序，具有較強的可操作性。

1.2 對保密管理流程實現(xiàn)信息化運行

在創(chuàng)建保密管理流程的基礎上,保密日常管理工作以此為框架,根據(jù)流程的每個節(jié)點，尤其是關鍵點，不斷細化并規(guī)范管理工作程序,從人防、物防、技防等方面，全面搭建以保密管理流程為核心的保密管理平臺。在實現(xiàn)全面搭建以保密管理流程為核心的保密管理平臺的基礎上，改變傳統(tǒng)的“以制度管人，以流程管事”的保密管理手段，通過管理手段和信息化手段的有機結(jié)合，實現(xiàn)職能型管控向流程型管控模式的轉(zhuǎn)變，在完善保密管理制度的基礎上，實現(xiàn)涉密人員管理、涉密載體管理、定密管理、保密要害部門部位管理、涉密信息設備管理、涉密活動管理、監(jiān)督檢查管理等七個業(yè)務模塊的保密管理流程的信息化運行。

2 結(jié)論

本文提出了基于精益思維的保密管理制度體系優(yōu)化方法，通過將精益思維融入保密管理，引入將全體職工視為“客戶”的概念，應用WBS理念及ECRS分析原則，對保密管理制度體系進行優(yōu)化，并在此基礎上進行信息化建設。通過組織實施，實現(xiàn)精簡保密規(guī)章制度25%，制度流程化率83%，并最終完成了44項保密業(yè)務流程的上線運行，不僅加速了單位無紙化辦公的實施進程，減少員工因辦理業(yè)務“跑腿審簽”的次數(shù)，也規(guī)范了各級干部日常工作流程，同時更對保密工作起到重要支撐作用，實現(xiàn)了各部門保密業(yè)務管理的高效安全運行，推進了保密管理行為規(guī)范化進程和手段科學化進程。