檔案信息化管理的現狀及對策研究

許娟

南京海事局辦公室，江蘇南京 210000

1 檔案信息化管理的必要性

隨著信息社會的發展，現代信息技術在國民經濟和社會發展中起著關鍵作用。信息化已成為人類社會發展的重要標志。作為經濟和社會實踐的產物，檔案將隨著社會和人類的發展而發展。

1.1 檔案信息化使得檔案管理工作的效率和質量得到不斷提高

在文件管理中使用現代信息技術已經用現代管理方法取代了傳統文件管理工作的所有方面。例如，傳統的文件管理工作主要基于實體管理的文件。文件管理員需要花費大量時間手動收集，組織，存儲，編輯和服務用戶。但是，如果將現代信息技術應用于文檔管理的各個方面，文檔管理者可以直接使用計算機管理系統來完成“文檔集成”管理，打破傳統的文檔管理方法，從而改進工作文檔。效率和質量。

1.2 檔案信息化使得檔案紙質載體得到保護

傳統的檢查方法是與綜合檔案部門有關還是檢查紙質檔案，并選擇使用需要信息或復制相關內容。這種類型的使用不僅浪費了大量的人力和時間，而且還影響了效率文件的使用并增加了紙質文檔的磨損。紙質檔案是最原始的證據材料，其客觀性是不容置疑的。因此，保護檔案紙載體尤為重要。如果現代信息技術文件管理器應用于文件管理，數字檔案信息存儲，管理和索引實現，那么所需的信息資源，就可以從數據庫中獲得真實的答案。

2 檔案信息化管理現狀

目前，信息技術建設方興未艾，電子信息即將到來。然而，大多數管理集成電子信息的數字檔案都是免費的。即使是國內領先的深圳、青島等數字檔案館，在全文檢索服務中也只能算是半面玲瓏。

2.1 檔案信息化管理的整體環境

信息發展的環境因素影響很大，文獻，書籍和信息的跨越式發展是最好的解釋。今天，在許多圖書館，尤其是大學圖書館，讀者只需點擊鼠標即可下載圖書搜索和論文。文獻，本書通過多種渠道和廣泛形式的聯合建設和共享，有效地促進了數字圖書館的進程。相比之下，檔案的信息化在我國的現實狀況的情況是嚴峻的。文件信息主要來自不同部門的信息，具有不同的特點和特點。這阻礙了文件信息的共建和共享以及規模的形成和市場運營環境。

2.2 檔案信息化管理的數字化能力

數字檔案信息資源建設的關鍵。實現這一目標的方法有兩種：一種是通過輸入，掃描，重做打印和音頻數字圖像，如全文文件;二是接收和集成辦公自動化。在電子政務和多媒體教學的條件下生成各種電子文件。前者耗時，成本高，速度慢，只能一步一步實施;快速，高效，但目前大部分檔案管理系統和信息技術的融合和網絡信息的整合。因此，檔案信息技術的建設成為一個耗時的數字打印文件采集周期，而現成的電子信息則丟失了。

2.3 檔案信息化管理的人才隊伍狀況

對于檔案信息化建設，信息技術人才，特別是高級復合型人才至關重要。隨著信息技術的發展，人才戰爭愈演愈烈。但是，渴望信息技術人才的各級檔案部門似乎都是中立的戰爭國家。原因是長期在中國檔案館使用的傳統人工管理模式，鞏固了“檔案部門是一個安置剩余人員和解決人才就業的土地”的觀念，這是一個很大的問題。規模引進大學和研究機構的先進性，人才單位愈演愈烈。可以看出，進入檔案館（房間）很容易，但很難引進人才。

3 檔案信息化管理的具體措施

3.1 資源體系建設

檔案信息資源系統的建設在檔案信息化建設中起著重要作用，其中數據庫建設尤為重要。檔案數據庫的大小和內容決定了人們共享檔案信息資源的能力和水平。數據庫建設應遵循以下三個原則：第一，實用性。對于采集中的非電子文件，應首先選擇常用、急需、珍貴的文件，通過掃描或錄入進行數字化，并按統一要求進行索引或檢索鏈接；其次是速度。文件管理人員應及時將新形成的電子文件轉換成數據庫，并定期更新和豐富數據庫內容。第三個是安全，嚴格限制用戶使用權限，建立不同層次的數據庫，實行文件和保密兩級控制，確保文件數據不被非法重寫。

3.2 管理體系建設

加強檔案信息化管理，各項工作對加強管理體系建設尤為重要，其中基礎工作是檔案信息管理體系建設的關鍵，基礎工作是多方面的，包括硬件、標準化、安全保密等。加強管理，一是加強硬件配置，將檔案信息管理系統的信息管理納入到整個單位，以更好地支持，改善設備條件。需要配備齊全的硬件，如電腦、掃描儀、數碼相機和錄像機等。設備配備齊全，以備GRA。SPA 原則：既滿足工作需要，又節約成本。對于這些設備，檔案部門應指定電子設備的檔案信息管理維護，保證設備的正常工作，不影響信息管理的效率。

3.3 利用體系建設

文件是信息，資源，沒有文件的信息，沒有消息的服務。目前，新技術和相關學科的不斷滲透，導致了檔案管理領域的新情況和新問題。特別是思想觀念落后，思想認識跟不上時代的步伐，缺乏開放性和創新性成為制約檔案信息管理發展的重要因素。針對這一問題，檔案工作部門必須首先打破“重新管理設施采購，輕服務研究”等做法，樹立開放的心態和創新意識，使檔案管理有利于檔案信息的使用，為經濟建設服務，服務社會。

3.4 安全保障體系建設

隨著檔案信息化建設的推進，檔案信息安全問題日益突出。因此，研究檔案信息安全保障體系，是檔案管理員面臨的一個重要問題。安全性包括兩個方面：一是文件信息存儲安全，二是利用信息檔案。在信息存儲安全方面，加強檔案信息安全和網絡安全意識，加強監控計算機網絡管理系統，存檔檔案信息設備安裝有效的防病毒軟件，內部局域網與所有外網物理隔離，各種數據庫及時備份，保存滿足離線運營商保管要求，確保檔案信息安全保密，系統運行安全可靠。

結語

隨著網絡和信息技術的快速發展，信息管理已成為當今世界的主流。檔案信息化建設有利于提高檔案服務效率，拓寬檔案服務領域，創新檔案。檔案信息管理不是一項短期工作。在這項具體工作中，所有工作人員都需要積極和協調。檔案管理者需要有良好的職業道德，努力提高檔案信息管理的質量，促進國家的發展，政治，經濟和文化建設。