淺談檔案見證企業(yè)的發(fā)展—改革開放40 周年企業(yè)記

劉丹

中天鋼鐵集團(tuán)有限公司，江蘇常州 213000

一、企業(yè)檔案建立的重要性

1、企業(yè)檔案是記錄企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展、人物、風(fēng)貌的歷史性文件，它不僅記錄了企業(yè)階段性發(fā)展?fàn)顩r，還記錄了在特定外在因素下企業(yè)如何抵御風(fēng)險、健康發(fā)展的。就像我國從以前的計劃經(jīng)濟(jì)一下轉(zhuǎn)變成市場經(jīng)濟(jì)，企業(yè)從計劃分配吃大鍋飯到自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧后是如何轉(zhuǎn)制的，經(jīng)歷了多少高峰期、多少平穩(wěn)期、多少低谷期。在這些階段企業(yè)該如何吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，如何規(guī)避風(fēng)險的，這些都要在企業(yè)檔案文史中體現(xiàn)出來。看著我們的檔案，我們會覺得創(chuàng)辦一個企業(yè)不會一帆風(fēng)順，經(jīng)過大風(fēng)大浪錘煉過的企業(yè)才會散發(fā)出蓬勃的生命力。那些一遇到挫折就舉步維艱，沒有目標(biāo)的企業(yè)是不能長久的。我公司由以前的一個小的國有企業(yè)改制而來，以前只有幾個單一的軋鋼車間，靠著外賣的鋼坯軋制幾個有限的品種鋼材，大家吃著大鍋飯，打架斗毆，不思進(jìn)取是那個年代工人們的思想和精神面貌，反正企業(yè)是國家的企業(yè)，大家捧著鐵飯碗，不會餓著。后來在市場經(jīng)濟(jì)的沖刷下國企瀕臨破產(chǎn)，工人面臨下崗，沒辦法，企業(yè)痛定思痛、破釜沉舟地實行改革，如今發(fā)展到從礦粉到成品鋼材一體化生產(chǎn)，從普鋼到優(yōu)鋼、特鋼幾十個規(guī)格的產(chǎn)品鋼種軋制，年利稅達(dá)到100 個億，這樣的發(fā)展不是一天兩天、一句話二句話就能概括完整的，這些都得靠著企業(yè)檔案來敘述，如改制后的1994 全球經(jīng)融危機(jī)時刻，我們是如何調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略來戰(zhàn)勝困難的；2017 年市場停滯不前我們企業(yè)如何勒緊褲腰帶、向管理要效益，如何降本增效度過企業(yè)的低谷期的，這些都是最好史鑒。企業(yè)沒有檔案，就像瞎子過河只能摸著石頭，心里沒底。

2、企業(yè)是最大的追求是經(jīng)濟(jì)效益，我們會說檔案有什么經(jīng)濟(jì)效益呢？但是無論是科技檔案也好、文物檔案也罷，作為研究和借閱是看不出多少直接的經(jīng)濟(jì)效益的，所謂的效益，也即結(jié)果的有用或者效果的有益。企業(yè)檔案不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而是間接的對企業(yè)成本支出產(chǎn)生效益。檔案的利用在企業(yè)中不直接計算成本，導(dǎo)致很多企業(yè)覺得這項工作根本可做可不做。其實這種認(rèn)識是錯誤的，一個生產(chǎn)型的企業(yè)每年要利用檔案解決生產(chǎn)或管理上的問題基本每天都在上演，企業(yè)檔案在企業(yè)的不斷發(fā)展、人物關(guān)系、生產(chǎn)與管理的銜接、設(shè)備與生產(chǎn)的磨合上起到了至關(guān)重要的作用，如果沒有規(guī)范的檔案管理，那企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營將受到嚴(yán)重的影響，很多工作都無法順利展開。我記得曾經(jīng)有位企業(yè)的工程師去別的公司考察期間，看到了幾張很有價值圖紙檔案，后來他就向企業(yè)負(fù)責(zé)人提出要求高價買回公司，花了好幾萬買了回來保存到企業(yè)的檔案部門加以利用，每年為企業(yè)節(jié)省下了高額的維修費(fèi)用。作為一個企業(yè)，這種資料檔案的利用率是很高的，特別是一些易損件，很多供應(yīng)商為了延續(xù)自己產(chǎn)權(quán)的收益是不會主動提供圖紙或數(shù)據(jù)資料的，只有負(fù)責(zé)任的、經(jīng)辦設(shè)備或技術(shù)的科技人員才會懂得這些資料的價值，所以公司在開始籌建購買簽合同的時候就一定要把這些檔案資料盡可能的要回來。這樣在后期的維修和利用方面才能為公司創(chuàng)造實際的效益。

二、如何讓企業(yè)檔案提升企業(yè)的軟實力。

1、要搞好企業(yè)的檔案工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識。

要組建專門的檔案管理部門，不僅要抓好文書檔案工作，還要抓好別的載體檔案工作。要充分認(rèn)識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期分析、定期檢查。其次增強(qiáng)責(zé)任感。企業(yè)檔案部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，要切實擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;要經(jīng)常與上級檔案部門做好溝通，及時的更新檔案工作重點，時常讓上級檔案部門來指導(dǎo)培訓(xùn)檔案工作。企業(yè)很多部門的領(lǐng)導(dǎo)往往對檔案管理的認(rèn)知度不高，重要的文件或者科技圖紙他們喜歡存在自己的手頭，不喜歡保存到檔案部門，用他們的話說查找起來方便，這些對于檔案工作是很大的瓶頸，往往很多重要檔案就在人事調(diào)動的時候遺失了。這是個人認(rèn)知上的錯誤，所以一定要加強(qiáng)對人員的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高各部門從上到下的檔案歸檔意識。

2、要將傳統(tǒng)的檔案工作融入到現(xiàn)代信息化的進(jìn)程中去

信息化進(jìn)程是如今社會每項工作的必走之路，要做好檔案信息系統(tǒng)平臺，滿足檔案信息的集成需要，減少檢索時間，增加利用率是今后檔案工作的重點。首先要解決紙質(zhì)檔案和電子文件一致性的問題，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門人員要熟悉專用軟件和設(shè)備，不能出錯，出錯了就很難對的上。其次，檔案信息工作如何保證萬無一失。特別是在企業(yè)，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、生產(chǎn)、營銷等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機(jī)代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。我們既要有紙質(zhì)的檔案保存完整，另外，再加上信息化的快速、便捷，可以使利用檔案的效率提高數(shù)倍，也可以進(jìn)一步拓寬檔案信息的利用途徑，這些都是檔案利用者所期待的，但是對于長時期相對封閉的檔案信息管理模式無疑是一個巨大的挑戰(zhàn)，有保密、安全等因素的制約。

總之，企業(yè)檔案為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更多更好的信息資源，能讓企業(yè)朝著百年老企的目標(biāo)前進(jìn)。檔案是文化、是精髓、是靈魂，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的礦藏，也是見證企業(yè)忠實記錄者，企業(yè)檔案不僅見證了企業(yè)的發(fā)展歷史，也記載了企業(yè)所形成和積累的知識，是企業(yè)記憶的重要來源，如何發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)建構(gòu)中的重要作用，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，提升企業(yè)軟實力是企業(yè)當(dāng)前檔案管理中的一個新課題。管理無界限，每項基礎(chǔ)管理工作都是企業(yè)得以順利運(yùn)營的“鏈條”，任何一個環(huán)節(jié)斷裂都會影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。在今后的工作中，要不斷提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。讓其為企業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。