淺議大數據時代醫院辦公室檔案管理模式

王大試

灌南縣第一人民醫院，江蘇灌南 222500

一、大數據時代下醫院檔案的重要性

醫院檔案主要是病歷檔案，是醫學科學的原始檔案材料，是對患者病情變化、診療經過、治療效果及最終轉歸的客觀、連續、完整的記錄，是醫務人員記錄疾病診療過程的文件。病歷檔案在醫療、教學、科研等方面發揮著重要的價值，是相關研究的基礎資料。

病歷檔案管理，是醫院對病歷檔案的整合和有序規整，具有很強的技術性和專業性，是對醫院內部管理、醫護質量和總體治療水平進行評價時的一個重要參考指標；病歷檔案能夠全面反映患者身體狀況和臨床醫療情況，可以為醫院進行專業醫學研究和臨床實踐提供重要依據。病歷檔案是患者后續就醫的重要參考資料、是各種保險報銷費用的重要憑證，是具有法律效力的重要文件和證明材料。

隨著信息技術的發展，人們進入大數據時代，在新時期醫院病歷檔案管理在醫院管理工作中發揮著非常重要的作用。① 對醫院病歷檔案加強管理，能夠有效提高工作效率，在大數據時代背景下，電子檔案已經逐漸取代了紙質檔案。以往臨床病歷書寫需要幾十分鐘，現在利用結構化模板、典型病歷引用、病歷數據自動引用和子模板引用等新型病歷書寫方法，幾分鐘就可以整理完畢。并且病歷檔案的大數據管理，可以提升患者信息查詢檢索效率，操作更加方便快捷。② 通過加強醫院病歷檔案的大數據管理，能夠實現臨床信息的全面共享，直接將患者信息動態，檢驗結果信息以及出入院信息自動引入到病歷中，不用多次錄入。③ 為醫院領導科學決策提供實時數據支持，根據病歷檔案，醫院領導對患者的來源分布、病種的分布、發展趨勢等都有全面的了解，能夠實時掌握各個科室的患者情況，以及醫院新技術的開展等，協助醫院的各項決策。④ 利用大數據對病歷檔案進行管理，能夠從中自動提取患者病歷數據，有利于醫院進行病歷的借閱、歸檔，復印窗口病歷檔案資料可以直接打印，提高病歷檔案管理工作效率，而且數據化資料可以通過數據庫定期進行自動備份，以防數據丟失。

二、大數據時代下檔案管理模式的變化

（一）檔案管理理論體系的變化。大數據的應用推動著檔案管理理論的不斷發展。大數據觀：數據量的增長是大數據時代最顯著的特征，在這個大背景下，數據被定義為“全數據”，即一切數據皆有用。

（二）檔案數據資源體系的變化。大數據時代，檔案數據更多地來源于網絡、社會、生活。而在內容上，增多的不僅是數據量，還有數據種類，同時檔案數據價值密度降低，在數據處理速度上加快。對于采集方式來說，檔案部門更加重視檔案，主動強制收集單位檔案，同時借助信息技術，對于互聯網上的有價值信息實時捕捉。

（三）檔案利用服務體系的變化。在大數據時代，社會化、多元化方向是檔案利用服務工作的主要發展方向，企業、客戶的個性化與差異化需求將成為重點考慮因素，而變化也體現于服務的對象、內容、方式和目的上。

（四）檔案安全保障體系的變化。大數據時代下，數據在數量和種類上增多，信息化程度高，對此，檔案資料的保存條件、關鍵技術、管理方式、安全保密也發生了相應變化，從而面臨著由此帶來的種種威脅。

（五）檔案行政管理體系的變化。行政職能的變化，檔案管理不再局限于“檔案實物”，開始強化自身行政管理職能。業務指導的變化，檔案中介機構與社會力量被鼓勵參與檔案事務服務。合作方式的變化主要體現在，檔案行政管理部門將工作重點轉移至檔案事務管理上，同時，開放檔案，實現檔案價值。

三、大數據背景下醫院檔案管理的發展策略

（一）增強檔案管理的安全性。想要增強檔案管理的安全性首先必須提高防火墻的安全性，不斷更新安裝包，其次還應當加強醫院檔案信息和資料網絡入侵檢測，增強其防控能力；醫院還可借鑒其它單位防火墻的使用情況，增強對檔案管理風險的感知和防控功能，保證醫院檔案管理的安全。其次，醫院檔案管理工作中，應當及時消除垃圾數據，既可以避免沒有利用價值的數據占用存儲空間，還可提高檔案資料檢索的準確性和速度，避免由于空間占用導致的不安全事件；最后，在醫院檔案管理工作中還應當加強內部機制建設，督促相關人員按照機制和流程辦事，保證其安全性，同時增強相關人員的法律意識，避免由于私利泄漏醫院檔案信息資料。

（二）規范檔案存儲管理。醫院電子檔案規范化存儲管理是非常重要的一項工作任務，如果檔案存儲管理不夠規范很容易影響其查找效率和使用效能。規范檔案存儲管理的措施主要包括以下幾點：首先是統一命名、日期格式等，在醫院檔案相關資料首次入檔或者被借閱后入檔時，工作人員首先需要核查相關資料是否完善，是否有缺失或缺損的情況，并按照檔案性質確定大致的歸類，然后進行存儲或者上傳至相關站點供相關人員下載閱讀；其次是醫院檔案管理人員需要不斷創新管理方法，引入基于分布式大數據映射、基于遠程會診、基于大數據驅動的檔案管理技術，提升醫療檔案管理的效率和規范性，保證信息資料能夠得到充分的利用和保護；最后還需要對檔案存儲管理人員嚴格要求，制定并完善統一的管理規范，在工作過程中加強監督，控制影響檔案存儲管理規范性的因素，確保檔案得到完整的保存。

（三）建設檔案管理隊伍。要想建設檔案管理隊伍，首先必須認識到提升檔案管理工作人員的綜合素質以及業務水平、引進業務水平、專業技術以及綜合素質過硬的管理人才的重要性。然后由科室組織醫院檔案管理工作人員加強學習和培訓，完善相關考核和獎懲制度，鼓勵工作人員富含創新意識，不斷涉略大數據背景下相關檔案管理的創新模式資料，從學習和工作中汲取知識，總結經驗，在實踐中創新管理方案；其次還需要引入專業人才，重視醫院檔案管理專業人才對醫院發展的推動力，制定檔案管理隊伍建設計劃；最后，在檔案管理工作人員中開展“一幫一”互助活動，由工作經驗豐富、業務水平高、操作熟練的工作人員對工齡低、業務不熟練的工作人員提供幫助，增強其團隊意識和進步意識，努力打造出一支配合默契、綜合素質理想的現代化檔案管理隊伍。

四、結束語

當前大數據背景下醫院檔案管理工作中仍然存在諸多問題，并且相關工作人員仍需要積極探討全新的發展策略，才能真正提升醫院檔案管理工作的效率。