如何規范化做好醫院檔案管理工作

吳茗 民航廣州醫院

引言

醫院檔案是醫院從事醫療活動直接形成的原始記錄,是醫院發展的歷史證明.醫院檔案管理亦稱檔案工作,是醫院檔案室對檔案實體和檔案信息進行管理、提供利用服務的各項業務環節的總稱,也是醫療事業單位最基本的組成部分.隨著醫改工作的不斷深入以及醫療信息建設的不斷推進,醫院檔案管理工作面臨著適應新形勢、創新管理的問題.本文簡要闡述了醫院檔案管理工作中存在的問題,并對問題的成因進行分析,提出了醫院檔案管理工作的創新路徑.

1 當下醫院檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案管理制度不完善

當前很多醫院的檔案管理制度還不夠完善,未將檔案室工作職責明確下來,也未制定相應的查閱制度.因為檔案管理人員不清楚自己的責任,所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實處,依法管理檔案的意識不強.

1.2 檔案管理現代化水平不高

伴隨科技水平的提高,計算機技術與網絡技術在醫院建設管理工作中的應用逐漸普及.然而,醫療建設的耗資量較大,檔案管理很難獲取直接經濟效益,所以普通醫院更偏向于投入醫療服務而降低檔案管理資金,所以嚴重制約了檔案管理工作現代化水平的提升.當前,大部分醫院仍采用人工管理方式,未對計算機技術加以利用,所以醫療設備檔案資料的收集并不完整,檢索難度增加且浪費了大量的人力資源.

1.3 檔案管理法規落實不到位

隨著我國經濟的發展,醫院檔案管理的發展愈加迅速,開始向科學化、信息化管理方向邁進,國家也按照我國檔案的發展現狀制定了《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理違紀違法行為處分規定》等多種檔案管理法律法規 目前,由于醫院領導對檔案管理認識不足,導致醫院相關領導對檔案工作的管理比較松散,造成醫院檔案管理工作不受重視,醫院相關檔案管理制度法規不完善,甚至檔案管理法規制度存在空白情況,明顯阻礙了醫院檔案管理的有序發展.

2 醫院檔案管理建設的相應策略

2.1 依托電子化檔案管理平臺

目前階段,伴隨醫院辦公的信息化水平與自動化水平的提高,人工檢索很難與檔案服務需求相適應.而醫院檔案管理的信息化水平,將對檔案資源的開發與利用產生直接的影響.

2.2 運用現代化管理手段

隨著我國社會經濟的不斷發展,科技的進步使得信息化技術隨之出現在了現如今的生活當中,且在時間的不斷推移之下逐漸得到了人們的高度重視與廣泛運用.因此,為了有效改善現如今醫院檔案管理存在的問題,相關人員可采用現代化管理的手段,如:計算機信息技術對醫院檔案進行管理.

2.3 建立完善的檔案管理制度

醫院檔案管理制度的規范化,這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關鍵.對此醫院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等,將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來,讓工作程序不斷規范,這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規范.檔案管理制度要和醫院其他管理制度銜接好,保證形成一個總體管理制度體系,同時還要在員工崗位責任制中納入檔案管理制度,這樣才能引起相關人員的重視,保質保量地完成檔案管理工作任務,并注意規范自己的工作行為,嚴格執行各項檔案管理制度.這樣醫院檔案管理才能更加規范,發揮出促進醫院發展的作用.

2.4 實行醫院檔案手工管理與信息管理

高科技時代,信息化管理技術不斷發展,并逐漸與醫院手工操作的檔案管理工作融合了起來,轉變成了醫院管理檔案、促進檔案管理規范化的重要手段.其主要表現有:首先,在信息化管理技術的支持下,檔案管理人員可實時把握不同部門、不同科室當前的檔案管理情況,并借助系統劃分檔案類型,進而構建起先進的檔案管理資源庫.其次,信息化系統的引進有利于進一步健全檔案的電子化建設,使電子文件得到妥善管理和利用.最后,管理部門可借助電子系統生成、優化調整、存儲和隨時調閱電子檔案,并構建規范化的制度,使紙質與電子檔案得到有效協調,從而推動醫院檔案的手動管理能逐步和信息管理實現一體化,確保醫院檔案能為相關管理工作提供良好的服務支持.

2.5 提高醫院檔案管理的專業性與科學性

醫院檔案管理工作要創新發展,關鍵是要增強檔案管理的專業性與科學性.專業性體現在檔案管理的規范化、標準化.科學性體現在檔案管理的數字化、信息化以及智能化.一是要加強醫院檔案管理專業人員的配備,確保醫院檔案管理人員結構的合理性與穩定性.具體來說,醫院檔案室的管理人員應配備具有檔案管理專業知識的人員,醫院各科室的檔案管理人員也應具備相應的專業素質.二是應制定完善的醫院檔案管理制度與規范,健全醫院檔案管理機制,將檔案管理工作納入醫院績效考評體系,促進醫院檔案管理工作的創新發展.三是要與上級檔案管理部門保持密切聯系,建立通暢的交流渠道,開展具有針對性的交流指導活動,定期或不定期地聘請檔案方面的專家、學者就醫院檔案管理信息化、規范化等進行培訓指導,提升醫院檔案管理人員的專業素質和技能.

結語

綜上所述,醫院檔案的作用不容小覷,特別在新時期背景下,醫院檔案管理工作更為重要.醫院應根據檔案管理的實際情況,科學合理地采用改革策略,與社會發展需求相適應,對檔案管理模式加以完善,綜合開發并保管檔案.但檔案管理具有長期性特征,醫院內部各級部門都需要給予高度重視,培養檔案管理工作人員專業素質水平,對醫院檔案信息加以充分利用,確保檔案管理的規范性發展.