信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

廖麗芳 恩施職業技術學院 445000

引言:

在社會發展的今天,信息每天都在飛速傳播中,生活工作中信息無處不在.人們對信息越來越重視.對檔案管理工作者來說就有更多工作機遇,同時也面臨著更多挑戰.如何能進行高效的檔案管理,需要檔案管理者不斷對現有問題進行分析,并采取積極應對措施,將管理工作同步到網絡上,使用數字化科技進行檔案管理,為人類社會提供更快捷的服務.

一、檔案管理工作面臨的問題

現在的檔案管理工作普遍用到電子檔案管理,有些單位還用到特殊技術進行檔案存儲,并且創建網上管理的網站.這是如今較好的管理模式,但是還存在不少單位連計算機檔案管理都沒有建立,這是進行簡單的檔案條目列出,甚至有些只是將計算機作為擺設.各個單位檔案管理軟件使用情況不一樣,導致管控部門向各級單位傳送數據時存在很多障礙,大量信息都需要管理者逐一輸入,人工操作就使數據不能得到準確的保證,之后進行一一校對,嚴重降低了管理工作的效率.而且各個單位上報數據庫也是問題,使之前的工作是一種時間和人員的浪費.

電子檔案比起紙質檔案優點很明顯,占據空間小、存儲量大,方便資源共享以及容易存儲等,但也是問題所在.電子檔案容易被改動,保密性需要不斷加強,而且電子文件這種東西容易丟失.我國現在沒有比較規范的制度進行檔案管理,檔案管理工作還處在一種比較亂的階段.信息化時代檔案管理工作者的工作能力有待提升,很多檔案管理者缺乏計算機方面的知識,使計算機檔案管理的工作很難進一步發展.

二、面對挑戰,檔案管理工作采取的對策

對于檔案工作面臨的挑戰需要積極采取應對方法,努力實現檔案管理工作的標準化和數字化.

(一)使檔案管理統一化

隨著科學技術的發展,檔案管理形式也豐富起來,由之前的紙質記錄變成現在電子檔案的形式.電子檔案的載體是計算機軟硬件、網絡以及存儲容器等,將這些用不同形式保存的方案管理起來需要信息技術的支持.相關管理機構應該將多種形式的檔案管理進行規范化調整,并且使用一種兼容性好、通用性強的數據庫軟件,讓整個混亂的檔案管理情況有所改善,逐漸形成一種良好正規的管理局面【1】.這樣也能充分利用人力物資、節省時間,方便上下級之間數據庫的交互,使工作效率和質量都能得到極大提高.

(二)檔案管理思想與時俱進

檔案管理的思想要隨著信息技術的不斷發展做出相應的改變,從而適應飛速發展的社會.檔案管理思想要現代化,以前的落后觀念要摒棄,將現代科學技術融入到基本管理理念中,讓檔案管理工作朝著信息化、現代化、數字化方向前進.檔案管理者在工作中需要不斷吸收新理念,認識到檔案管理工作在社會發展中的重要作用,學習新技術,提高工作效率.現在的檔案管理需要改變單純的管理模式,增強服務管理意識,用服務觀念推動檔案管理發展.檔案管理工作者需要根據檔案管理流程進行嚴格操作,認真對待檔案管理工作中的每個細節,及時糾正方案管理中的錯誤,嚴格控制檔案管理的質量【2】.方案管理工作人員在實際工作中要與時俱進,不斷適應技術發展要求,努力提升管理技術和方法.

(一)提高檔案管理工作人員的技能和素質

檔案管理工作是一項綜合應用的基礎建設工作,現代化的檔案工作應用到計算機以及網絡方面的技術,對檔案管理工作者的技術有一定的要求.檔案管理工作者需要具備計算機操作技能、熟悉數據庫操作以及網絡管理方面的知識.信息化時代對檔案管理者的要求不能僅停留在檔案管理上,還需要進行檔案服務工作的開發.檔案工作者需要認真對待工作,在工作中提升業務熟練度,還需要有洞察力和社會責任意識等.對檔案管理人員進行必要的技術培訓,以及推行新的技術,提高檔案管理人員的素質.檔案工作人員具備基本的檔案管理專業知識,還對檔案工作人員在信心處理上提出更高的要求.要求檔案管理不斷提高業務水平、不斷學習新技能、強化知識體系,適應科技變化要求.相關部門抓住人才培養,提高檔案管理工作者的技術水平和整體素質.

(二)建設完善檔案管理制度

現在社會中充斥著大量的網絡信息,網絡信息安全成為重點關注的對象.科技進步的同時出現新的問題,網絡犯罪、高科技犯罪等問題越來越多.很多不法分子利用網絡便利非法盜取計算機檔案管理資源信息,進行惡意攻擊,破壞社會秩序.所以,相關部門應該采取有效措施加強網絡安全防護工作,加強網絡安全教育,制定完善的網絡制度,加大監管力度.同時還需要不斷完善相關規章制度,建立先進科學的管理制度.對檔案管理工作進行嚴格管理,形成一種合理安全的檔案保存和處理方法以及統一系統化的綜合管理體系,不斷適應信息化時代的要求.

三、結束語

檔案管理工作在新的時代有著更多機遇,同時也面臨著更多挑戰.在解決問題的過程中需要檔案管理相關機構,使檔案管理工作更加規范化,形成通用性的管理軟件以及完善管理制度.檔案管理工作人員需要具備科學的管理觀念,提升自身素質,提高檔案管理工作的效率,推動檔案管理事業的不斷發展.