論網絡時代下的輿論宣傳引導和淺談檔案信息電子化建設與管理管理

肖艷梅 耒陽市人力資源和社會保障局 湖南耒陽 421800

【關鍵字】:信息電子化檔案建設管理工作檔案部門

所謂檔案信息電子化,就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式成為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程.檔案信息電子化興起于近10年間,主要以文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等形式出現.與傳統紙質文件比較,電子文件不再受時間和距離的影響,隨著信息技術的迅速發展,信息資源數字化、網絡化的進程進一步加快,檔案信息的計算機化、現代化成為檔案界關注的熱點.電子檔案是未來檔案管理的必然趨勢,加快檔案信息電子化系統

建設,是提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段.作為檔案管理人員,如何適應新形勢下檔案管理工作,是擺在我們每個人面前的挑戰,本文僅就檔案信息電子化的建設和和管理談點粗淺的看法.

一、當下檔案信息電子化的現狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性.檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程.

2、目前至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求.

3、標準化、規范化工作有待提高.檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化.但由于歷史原因,館(室)藏檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,僅著眼于某一個館或某個專業系統,無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案信息工作電子化.

4、檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔"文件資料"是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應.

5、檔案信息管理人員的素質有待提高.實現檔案信息電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作.從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象.

二、創新檔案管理和服務手段

1.建立檔案館(室)網頁,開展網上利用服務.隨著檔案館(室)內部局域網的建立,檔案部門可以充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁,積極組織上網數據和信息,使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站,實現檔案信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務.

目前,國內許多單位檔案館(室)利用互聯網開展的網上服務,已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式.檔案工作者要以網站為基礎,進一步加快檔案信息資源數據庫建設,尤其是電子文件全文數據庫建設,在網站上實現電子文件的實時管理與利用,實現檔案信息資源數字化、數據庫化,檔案信息服務利用網絡化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化.

2.建立"電子文件(檔案)數據管理中心".檔案館(室)與企事業單位信息管理部門可加強密切配合,建立"電子文件(檔案)數據管理中心".該中心設在企事業單位檔案館(室),是企事業單位信息資源庫的重要組成部分.電子文件(檔案)數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現電子文件信息資源共享.其優點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高.

3.電子文件的自動上傳收集.目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題.與傳統紙質檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統工作模式,在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務器上歸檔.簡化了工作程序,節約了人力、物力和資金.

4.開展在線服務.傳統的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發生變化,至少是部分變化.社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息.因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替.

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網上進行快速通訊,進行信息交流,回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和資信服務.

5.開展現行文件閱覽服務.隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多.尤其是我國加入WTO后,公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息.為適應新形勢發展要求,進一步轉變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯系,維護廣大人民群眾的根本利益,是行之有效的好措施,應該推選并逐步完善.