試論事業單位檔案管理信息化建設問題

凌慶梅 廣西南亞熱帶農業科學研究所 532415

眾所周知,事業單位是行使管理職能,承載社會服務的重要機體.在新形勢下事業單位檔案管理工作的高效有序的開展有助于推動社會的穩健長遠發展.隨著社會的不斷發展,當前我們正處在互聯網時代,傳統檔案管理模式無法滿足時代發展的需求,現代化信息網絡技術和事業單位檔案管理的有機結合,是新時期事業單位檔案管理有效升級的關鍵點,為此,本文重點分析了事業單位檔案管理信息化存在的問題,并探尋了信息化建設的有效路徑,以期從整體上提高事業單位檔案管理水平.

一、分析當前事業單位檔案管理信息化問題

(一)缺乏完善的檔案信息化建設體系

在事業單位檔案管理工作中檔案信息化建設發揮著至關重要作用,受多種因素的影響,現階段事業單位所使用檔案信息化化建設體系中還存在諸多不規范問題,具體表現在,缺乏必要法律法規作為支撐,對電子文檔的監督管理力度不足,缺乏安全且具有可靠性的安全體系,嚴重阻礙了事業單位檔案管理工作的順利有序開展【1】.

(二)信息化建設平臺更新使用率低

隨著社會的不斷發揮發展,現階段事業單位檔案信息化工作,已經具備了較為全面且系統職工的檔案信息管理系統,但由于在事業單位檔案信息化工作重視力度不足,無法有效達到信息化平臺建設需求,故而,很多單位在信息化平臺模塊設置方面的更新速度都比較慢,導致 一些新入職職工信息無法及時錄入到系統當中,給事業單位人才管理和人才優化配置工作帶來了諸多的不便.另外,事業單位在這方面的利用率還比較低,無法最大化的發揮信息化平臺的作用.

(三)檔案信息存在安全隱患

較其他信息資源不同,事業單位檔案信息中有著諸多機密性文件,因此,檔案管理人員要注重保護好檔案信息內容的安全.受多種因素的影響,事業單位檔案工作人員,經常會忽視信息化安全問題,造成了檔案信息安全隱患.一般來說,事業單位檔案部門在考慮安全時只考慮內外網安全,基本上很少考慮網上應用系統的安全.沒有嚴格把關上網檔案信息內容,另外,檔案信息共享會進一步加大系統的安全風險【2】.

二、事業單位檔案信息化建設的有效策略

(一)構建完善檔案信息化管理體系

在新形勢下,事業單位優化檔案信息化建設管理體系,必須要根據內部現行運行管理制度,,自身實際情況,借鑒其他單位先進的管理經驗,進行不斷的完善和健全,進而更好地為事業單位信息化管理工作提供制度保障.第一,事業單位必須要加強電子文檔的監督力度,立足于檔案信息化建設平臺為切入點,全方位的細化電子文檔的管理規范、應用權限、借閱細則等,以便更好地借閱人員和工作人員提供科學且良好的行為規范指導.第二,要從自身實際情況入手,構建檔案信息化建設的管理制度,該制度必須要全面覆蓋事業單位檔案管理中存在的問題,最大化的確保信息化管理工作的有序開展.

(二)維護更新檔案管理信息化建設平臺

事業單位要想從整體上提高檔案管理信息化平臺應用效率,則必須要對檔案室進行全面且有效維護,管理人員要定期檢查掃描儀、計算機、磁盤陣列以及服務器,另外還必須要監管電子檔案網絡系統、檔案數字化掃描管理系統以及檔案信息網站等,并定期做病毒查殺和病毒監測工作,最大限度確保檔案管理網絡系統和信息化建設平臺的穩定、安全運行.

(三)切實完善信息化系統軟硬件設施

事業單位要根據自身檔案管理情況,采購適合自己軟件系統,進一步確保信息化平臺和系統的安全性,基于做好檔案歸檔工作上,備份好檔案信息,同時還必須要安裝好360、金山等防病毒軟件,有效確保信息系統的健康安全運行.由于事業單位檔案管理內容繁瑣,因此,事業單位必須要加強硬件投入力度,盡可能的選擇一些容量較大的硬盤來儲存海量的檔案資料,以便更好為全面提高檔案信息的利用效率打下良好基礎.

結語:

總而言之,在新時期下,事業單位檔案管理信息化是滿足社會發展需求的,基于此,事業單位檔案管理者要加強學習,將先進科學技術有效的融入到檔案管理中,加強信息共享,從整體上提高事業單位檔案管理效率,進而更好為事業單位創造良好的社會效益,為事業單位的長遠發展奠定基礎.