互聯網背景下學校檔案管理現狀及其優化策略研究

孫勇 云南省建水第一中學 云南建水 654399

1 引言

互聯網在當前時代背景得到了廣泛的關注和應用,互聯網環境也對學校的檔案管理帶來了挑戰和基于,如何合理的使用互聯網對學生檔案進行管理,對于學校的快速發展具有重要的作用.本研究探討互聯網背景下學校檔案管理現狀和優化策略,旨在更好的提升學校檔案的管理質量和效率.

2 互聯網背景下學校檔案管理的重要性

對于學校來講,檔案管理是學校管理的重要方面之一,通過使用互聯網,可以幫助學校管理工作的開展,確保學校的決策、戰略展朝著積極的方向邁進,并且在此基礎上給予一定的支持和幫助.

有些學習內的檔案管理方式比較傳統,科學性管理不強,需要進一步來重視檔案管理工作的開展,確保檔案資源在保存的基礎上有效的利用,才能不斷推進檔案管理的穩定有序發展,否則難以發揮它自身存在的作用.隨著互聯網的迅速發展,對學校檔案管理又提出了新的要求,通過集合互聯網的使用,可以為學校的管理工作提供良好的支持和幫助,不斷為學校檔案管理工作提供強有力的技術支撐,一方面可以更好的指明學校檔案管理工作的方向,另一方面,可以充分提高管理效率,進行大數據的管理和使用.

3 互聯網背景下學校檔案管理現狀分析

3.1 學校檔案管理工作硬件設施不足

現代化檔案管理需要學校進行支持和幫助,理想下的檔案管理需要開啟互聯網結合檔案管理的模式,也是未來學校建設數字化校園和智慧校園的關鍵,需要投入巨大的經歷、物力、人力和財力.但是,受學校規模和資金的影響,學校對檔案工作的投入還是不足的,缺乏相應的現代化技術的支持,制約了檔案管理在互聯網環境下的成長.許多中學校的檔案管理人員都是兼職或者退下來的老師,電腦設備也不足,遠遠落后于現代化建設的要求.

3.2 檔案工作手段陳舊

隨著互聯網的發展,學校檔案管理工作已經邁入了互聯網時代,可以借助互聯網的發展不斷創新管理手段.在現實工作過程中,相當多的學校和管理者對檔案管理工作缺乏合理的的認識和思考,工作還是停留在相應的傳統理念在,只是相應的改革跟不上變化的腳步.工作人員使用計算機進行大量存儲的情況較少,還得進行紙質版本的收集和整理.

3.3 工作內容單一

在許多中學教師的眼中認為檔案管理只是檔案員的任務,他們就是需要把歷年的檔案資料進行分類整理、儲存、分析等,和他們平時的教學任務是不相干的.檔案工作的保密性、專業性、服務性和管理下,在許多中學校是呈遞減的趨勢.互聯網工作的開展,在一定程度上豐富了相應檔案管理工作內容,將相關的數據進行分類儲存,一旦有需求,可以快速的調出相應的資料和信息.

4 互聯網背景下學校檔案管理的優化策略

4.1 強化信息技術的使用

電子信息化的存儲方式可以使資料更加快捷、高效,能夠全面的提升管理效率和質量,也是符合我國互聯網下學校檔案管理的發展需要.信息化檔案管理技術,可以將檔案以電子版的形式進程存儲,不僅可以解決資源,還可以保證信息不受外界環境的干擾和損壞,通過云端服務保障電子檔案的完整性.需要工作者注意的是,需要加強信息化技術的學習,通過不斷地培訓和學習,保障自身學校檔案工作的高效運轉.此外,還可以學習其他學校或者企業的先進技術,為檔案管理提供高新技術的支持,為全面提升檔案質量奠定技術,發揮學校檔案管理自身的作用.

4.2 完善本校的檔案管理制度

為了確保檔案管理工作的有序開展,提高管理效率和治療,需要健全檔案管理制度,在合理應用互聯網的基礎上,推動我國檔案管理工作的開展,可見本校的檔案管理工作對于管理工作的開展具有重要的意義.首先,需要必須依據相應的法律法規,制定自身規章制度的大綱,其次,結合本校檔案工作的發展實際狀況,明確檔案管理工作人員的主要職責,強化學校各個部門之間的聯系,為每個部分都制定相應的制度;再次,健全本校檔案管理制度工作的評價機制,通過多方面的評價,可以看出每個工作人員的相關工作狀況和能力,根據不同狀況和責任進行適當的工作崗位的調整;最后,實施相應的獎罰制度,獎勵默默為學校檔案工作的普通人員,可以調動他們的工作積極性,激發他們的創造力,不斷為本校工作的開展奉獻自己的理論.

4.3 強化檔案管理隊伍的建設

良好的工作團隊是開展工作的前提,學校不僅要重視檔案管理工作的開展,還需要集合社會發展得需求,逐步滿足不斷發展的社會的需要,因此,要重視檔案管理團隊的建設.學校領導需要轉變自身的發展理念,順應互聯網發展的趨勢,積極引進相應的專業人才,確保在信息化發展的背景下,學校檔案管理工作可以有條不紊的開展.學校負責人還要清晰的明白,只有不斷的學習和培訓,才能提高檔案管理人員的自身專業水平和管理能力,全面提升自我,為本校的檔案管理工作做出自己的貢獻.此外,學校要加大對檔案管理的投資力度,將部分資金向管理工作傾斜,只有在物質的保障下,才能解決工作人員的后顧之憂,放開自身的束縛勇敢的去拼搏.

5 結語

本研究以互聯網下的學校檔案管理為主要研究對象,總結了現今檔案管理工作中存在的硬件設施不足、工作方式單一和工作手段陳舊等問題,并且根據分析的現狀提出了強化信息技術的使用、完善本校的檔案管理制度和加強團隊建設等,為檔案管理工作的高效發展奠定基礎.