集團企業分布式多級一體化檔案管理系統研究與應用

文·李瑩

檔案管理工作作為企業管理的重要組成部分之一，正發揮著越來越重要的作用，山東能源集團作為重組省內6家礦業集團成立的大型煤炭企業集團，在管理整合的同時，如何實現檔案管理的整合也十分重要。本文為實現分布式多級一體化的檔案管理體系提出了具有創造性的解決方案和思路。

一、集團檔案管理現狀及存在的主要問題

為進一步打造國際化、現代化大型企業集團，山東省委、省政府于2011年3月重組省內6家礦業集團成立了山東能源集團有限公司。六家礦業集團都具有悠久的歷史和光榮的傳統，在檔案管理方面，各家集團公司都建立了相對健全、成熟的檔案管理系統，累計有10套，但這些已有的檔案管理系統技術方案多樣，功能差異大，彼此獨立，沒有規范統一的流程，信息不能共享。經過調研分析，存在的突出問題主要有一下幾個方面：

（一）系統開發商不同，能源集團總部和六家礦業集團共采用了五家廠商提供的檔案管理系統，系統建設的時間都不相同。

（二）系統數據庫和開發平臺不同，六家礦業集團采用的數據庫以SQL為主，但有集團采用oracle數據庫，有的采用My SQL 數據庫。

（三）數據備份機制不同，六家礦業集團數據備份采用本地備份和異地備份兩種方式，備份介質基本為磁盤和磁帶，有的采用磁盤和磁帶相結合的備份機制，有的采用磁盤備份，有的采用虛擬帶庫備份。

企業重組整合后，如何破解檔案信息資源整合難題，規范管理流程，實現高效、便捷、共享的一體化檔案管理平臺，促進企業重組整合和管理變革，成為一個重要的研究課題。

二、集團檔案信息化發展趨勢

（一）信息化技術的發展使得數字化檔案成為大勢所趨

網絡信息技術的發展使得文檔信息化建設所需的各項技術逐漸成熟，比如，大數據、云存儲、海量數據傳輸、數據挖掘技術、電子印章簽名等安全技術、遠程安全訪問技術等，可以說檔案信息化管理所有需要涉及的技術都在逐步走向成熟，企業要做好技術整合，采取必要的檔案信息化建設指導方針。同時與文檔管理相關的各項系統也逐漸完善起來，比如OA、ERP、MIS、HR等系統，這些系統構成了數字檔案的前端來源，我們需要加強與之相關的一體化整合。可以說，信息技術的發展給各單位檔案信息化建設提供了必要的前提條件。

（二）檔案服務內容不斷向以用戶為中心深化

傳統檔案館受信息資源的限制主要提供的是以借閱為主的文獻服務，只能向用戶提供“問題的答案在何處”。數字檔案館則能夠對各種文字、圖像、音頻、視頻等檔案信息進行檢索和輸出，深入到信息層面，實現由檔案文獻到檔案信息的服務內容轉化，告知用戶“問題的答案是什么”。當前檔案數據已經不再局限于企業內部的文檔資料的管理，互聯網的發展使數據迅速膨脹并變大，它們決定著企業的未來發展。“大數據”時代的到來，在商業、經濟及其它領域中，決策將日益基于數據和分析而做出，而并非基于經驗和直覺。

三、集團企業檔案管理系統的實現

（一）檔案三級管理模式

在管理層次上，能源集團檔案采用三級管理模式，分為能源集團總部、礦業集團和礦井三級，各級都建有相應的檔案管理機構和管理信息系統，各自完成職責范圍內的檔案生命周期管理。通過建立能源集團統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理；完成各自范圍內的檔案管理全過程信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研開發等。

（二）數據安全可靠傳輸

在數據安全上，為實現礦業集團到集團總部數據的可靠傳輸，在能源集團與各礦業集團之間建有聯通和電信兩路專線，彼此之間實現負載均衡，一方面保證傳輸的可靠性和穩定性，另一方面檔案數據的傳輸只在能源集團的內網進行，確保了數據傳輸的安全性。訪問時提供相關數據的授權讀取權限，供不同系統之間的數據交互式應用，此項技術的應用，極大地解決了集團公司檔案管理系統與其它系統之間數據的交互應用需求。另外，該解決方案也可以實現對集團公司總部檔案系統與各礦業集團檔案系統之間的協同化數據管理，尤其在統一數據標準的背景下，更能凸顯一體化應用的優勢，整合信息孤島，讓檔案系統發揮最大作用。

（三）檔案管理數據整合

在數據整合上，檔案管理系統正在從自成體系到開放架構轉變，在實現與本地OA辦公自動化相結合的基礎上，進一步與ERP、PDM或者企業門戶等系統進行交互式共享。從而高效、完整地實現對各種類型的檔案資料的網絡化集中管理，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢利用。

1.在集團公司總部，檔案管理系統基于成熟的軟件開發平臺，在檔案軟件與其它應用系統之間開發中間層，確保整體架構清晰層次分明，具備很好的擴展性。以應對多系統數據交互式的需要。此項技術的應用，解決了能源集團檔案管理系統與其它管理信息系統之間數據的交互應用需求。

2.在集團公司與各礦業集團之間也采用相同的技術實現方式，在各礦業集團的檔案管理系統上開發相應的中間層完成對總部對各礦業集團檔案數據同步訪問，從而實現對能源集團總部檔案系統與各礦業集團檔案管理系統之間協同和數據共享管理。

3.實現集團檔案共享。構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，數字化檔案查閱系統是以組織系統專網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。產品采用多種安全加密處理方式，確保系統運行安全可靠；采用面向服務的架構模式（SOA），性能卓越，易于擴展，充分考慮了大型企事業單位的各級檔案館室以及全體檔案利用單位的應用特點。

4.加快建設數字檔案管理系統。符合國家檔案局相關標準的數字檔案管理系統在遵循國內外行業標準的前提下，運用了諸如大數據、3D虛擬現實等多項技術創新，以及元數據管理與電子文件格式封裝、工程項目檔案分層管理等多項業務創新。

5.加快非結構化數據歸檔。在我們的企業中需要關注非結構化數據的歸檔處理，據IDC的一項調查報告中指出：企業中80%的數據都是非結構化數據，這些數據每年都按指數增長60%。非結構化數據，顧名思義，是存儲在文件系統的信息，而不是數據庫。云存儲是越來越多的企業正在使用的存儲技術。當企業參與到全球經濟競爭中，員工面臨著讓分布在全球的員工能夠有效訪問重要數據的新挑戰。

目前國內煤炭市場環境競爭越來越激烈，企業的運營壓力也隨著競爭的激烈程度而逐漸增大，與生產、經營、科研密切相關的檔案部門，就是要為提高企業經濟效益盡可能地節約資金而服務。集團企業檔案部門應科學管理、有效整合檔案資源，充分發揮檔案信息咨詢、數據庫的作用，為企業用戶提供全面、高速、便捷的查詢服務，提高工作效率的同時，更好地服務企業發展。