加強人力資源檔案管理 為國有企業(yè)發(fā)展提供保障

田岳海 韓秀英

【摘要】人力資源檔案管理是上世紀七十年代末形成一個學科，主要是通過制定出臺系列人力資源政策，來加強對企業(yè)潛在人才的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、選拔任用等管理活動，從而規(guī)范企業(yè)用人導向，為企業(yè)的發(fā)展提供助力。隨著社會主義市場經濟的蓬勃發(fā)展，建立規(guī)范的人才管理、使用、考核評價體系和激勵機制，充分發(fā)揮人才戰(zhàn)略的主觀能動性，成為企業(yè)生存和發(fā)展的關鍵點。

【關鍵詞】國有企業(yè)資源管理;人才檔案開發(fā)利用

改革開放以來，我國也打破了傳統(tǒng)單一的經濟體制，大力發(fā)展工商業(yè)，各種各樣的公司如雨后春筍一般層出不窮。這些不同體制、規(guī)模、行業(yè)的公司，在市場經濟的浪潮中或迅速成長為上市公司利稅大戶，或一蹶不振逐漸消亡。究其原因，除了全球經濟放緩、國民經濟下滑等客觀因素外，主觀上國有企業(yè)對于人才戰(zhàn)略的重視性不夠、人才開發(fā)利用效能陳腐、市場化激勵機制不足有很大關系。因此，加強人力資源的管理，最終實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標就顯得尤為重要。人力資源檔案是人才信息的重要載體，是甄選人才的主要參考信息源，建好用好人力資源檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。

一、人力資源檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性

檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，是人力資源部門按照國家相關政策法規(guī)在培養(yǎng)、選拔和使用人才等工作中形成并記錄在案的個人經歷、學歷、職稱、社會關系、獎懲等情況的歷史記錄，是客觀全面考察任用人才的衡量標尺。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人力資源檔案可以為企業(yè)求才、個人求職提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業(yè)的管理更加科學化、規(guī)范化、高效化，為各項事業(yè)產業(yè)的持續(xù)、健康、穩(wěn)健發(fā)展打下堅實的基礎。

二、現(xiàn)行人力資源檔案管理弊端

我國人力資源檔案制度始于上世紀50年代，受當時所處年代的影響，盡管存在著許多不規(guī)范、不完善的地方，但作為一項常規(guī)性公共管理工具，對我國社會發(fā)展、政治安全、人事管理、個人誠信、福利分配等方面都發(fā)揮了不可替代的作用。但隨著市場經濟的不斷深入，經濟全球化、信息快速化，人才流動化，傳統(tǒng)的人力資源管理辦法已經遠遠落后于時代的需求，特別是“虛假檔案”“死檔棄檔”“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象日益泛濫，內部人事管理體制所造成的“人才封閉”“身份限制”“扣押檔案”等也對當下的檔案管理制度提出了挑戰(zhàn)。因此，改革現(xiàn)有檔案管理制度，打破人才流動壁壘限制，推動人事代理行業(yè)發(fā)展，探索建立社會化的人力資源檔案管理服務體系已刻不容緩。

（一）忽視檔案管理。長期以來，一些企業(yè)管理人員普遍對人力資源檔案管理的重要性認識不夠，對待人力資源檔案管理工作存在著認知誤區(qū)，以為人力資源檔案僅是一般事務性工作，只要不丟失，不泄密，能查閱就行了。有些領導缺乏基礎的管理常識，只重視企業(yè)經營創(chuàng)收，忽視人力資源檔案管理，人員、場所、經費沒保障，缺乏必要的硬件設備，檔案工作自然就做不好。

（二）管理手段落后。現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理必須精細化、嚴謹化、科學化，特別是在網絡發(fā)達的今天，各種獵頭公司隨時會以優(yōu)厚的條件在關鍵的節(jié)點挖走企業(yè)培養(yǎng)多年的專業(yè)人才。這就要求我們的管理人員必須時刻能夠掌握人才市場行情變化，及時調整薪酬待遇，留住和吸納更多有用人才為企業(yè)服務。但現(xiàn)階段的人力資源檔案管理服務體系仍處于傳統(tǒng)的運作模式，由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，變動頻繁，沒有受過專業(yè)知識培訓，對檔案的重要性認識不足、檔案管理技能的欠缺，嚴重影響了檔案管理水平。在檔案整理過程中大部分依靠人工操作，僅能提供基礎的檢索服務，耗時費力差錯率高，而且由于反復調用原件，缺乏必要的硬件防護措施，易出現(xiàn)因陽光照射造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

（三）立卷質量參差不齊。一是檔案內容填寫前后矛盾，姓名、出生日期、參加工作時間以及學歷等記載不一致，甚至出現(xiàn)涂改痕跡和替換現(xiàn)象，使檔案喪失了嚴肅性。二是檔案用紙規(guī)格不一。紙張大小不同，致使有的表格內容超過裝訂線，在立卷歸檔時必須進行二次剪裁。三是歸檔收集力度不夠。由于制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格、不及時，檔案缺乏連貫性。四是檔案材料不完善。如獎懲、考核、晉級、薪資審批等插入性材料散亂，檔案缺乏完整性。五是缺乏實用性。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方而的內容少，這些都會直接影響到檔案利用質量。

三、破解弊端的幾點思考

（一）提高認識，加強檔案工作的組織領導。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。企業(yè)領導應高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檔案工作人員也要增強責任心，主動作為，積極向領導宣傳檔案管理政策，及時溝通匯報，爭取上級支持。

（二）增加投入，筑牢檔案工作根基。企業(yè)要將檔案經費列入預算，特別是對檔案的維護、利用、檔案信息化建設等方面要予以重點保障，各部門要配置政治可靠、作風正派、責任心強的專（兼）職檔案管理人員，定期組織業(yè)務知識培訓，豐富專業(yè)技術能力。要按標準建設好規(guī)范化的檔案室，購置堅固的檔案柜、恒溫恒濕空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，做好通風、采光、防盜、防蟲蛀等配套保護措施，不丟失、不損壞、不泄密，確保檔案安全利用。

（三）準確采集，確保檔案原始材料的完整性。正確收集、補充、鑒別檔案材料是人力資源檔案工作的基礎，隨著市場經濟的不斷壯大，企業(yè)尤其是國有企業(yè)人力資源管理與服務必須齊頭并進，不斷深化優(yōu)化，尤其是企業(yè)高管之間的崗位流動，對于高管的德能勤績廉考核評價體系必須規(guī)范、全面、準確，經得起歷史的檢驗，這就要求我們的檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回原制作部門進行補辦，不屬于歸檔范圍的要及時退回，做到不積壓、不散失。

（四）科學編排，提高檔案管理的信息化程度。對于人事檔案的檢索，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶和查找，提高檢索效率。還可以創(chuàng)新管理手段，通過自主開發(fā)或購買商業(yè)人事檔案管理軟件，實行動態(tài)化管理和維護，如利用計算機聯(lián)網形成企業(yè)內部人才交流數(shù)據(jù)庫，建立360度績效考核評價數(shù)據(jù)庫等，也可安裝干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員在不接觸人事檔案原件的前提下查閱企業(yè)高管檔案電子原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

（五）分類管理，提升檔案管理效能。按照國企干部任免權限以及《公司法》對于“董高監(jiān)”管理要求，國企高管或企業(yè)專業(yè)技術流動人員檔案由省市一級人事部門按管理權限建立并管理。下屬企業(yè)單位聘用人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，結合社會保險關系委托政府人事部門所屬的人才交流機構建立并統(tǒng)一管理。

（六）健全制度，確保檔案資料安全規(guī)范。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此企業(yè)人力資源管理部門必須建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔、移交入庫以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度和規(guī)范的操作流程，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交;為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案管理目標考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，嚴防人為因素造成檔案泄密、涂改，對檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。

四、結語

總之，在人力資源檔案管理活動中，要堅持與時俱進，在材料收集上必須做到及時完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，在歸檔內容上必須做到分類準確，裝訂整齊，在利用檔案時必須做到遵章辦理，在提供周到熱情的服務時，更要確保檔案的安全和保密。唯有如此，才能逐步建立更加科學合理的檔案管理體系。