電子文件的歸檔管理和有效利用分析

周煥珍

摘 要：近年來，電子文件的歸檔管理理念和方式已經逐漸成為當代社會在發展過程中的一種必然趨勢，對諸多企業的發展而言，具有非常重要的影響和作用。本文針對電子文件的歸檔管理情況進行分析，并且提出其在實踐中的有效利用措施，為電子文件歸檔管理水平提升提供有效保障。

關鍵詞：電子文件;歸檔管理;有效利用

在當前電子科學技術不斷進步和快速發展的背景下，越來越多的行業在發展過程中都離不開計算機網絡技術的應用。與此同時，由于我國已經全面進入到信息化、計算機網絡時代，所以辦公自動化的程度也在不斷提升。在這種大環境趨勢的發展影響下，無紙化辦公已經逐漸成為一種新的潮流趨勢。紙質檔案管理的標準、措施以及具體實施方法等已經無法滿足當代企業在日常運作和發展過程中對檔案提出的要求。所以提出了電子文件的歸檔管理措施，電子文件歸檔方式在實際應用過程中，不僅具有非常強的可操作性特征，而且還可以在實踐中促使電子檔案的整體管理效率可以得到有效提升。

1 電子文件的歸檔管理

1.1 構建和落實電子文件的管理標準

隨著計算機網絡技術在實踐中的快速發展，越來越多的領域在發展過程中，都在積極引進和利用計算機網絡技術。該技術在各大行業、領域以及環節當中科學合理的利用，不僅可以保證應用效果，而且還可以提高日常管理效率和質量。特別是近年來電子文件歸檔形式的提出以及在實踐中的有效落實，不僅可以打破傳統紙質歸檔的局限性和單一性，而且還可以提高管理效率。在與電子文件當前的實際應用情況進行結合分析時，發現在實踐中電子文件無論是在記錄格式方面或者是在載體形式等方面，與紙質文件之間具有明顯的差異性。這種差異性不僅僅只是單純體現在外形的不同上，同時還在處理方法、日常管理過程中會涉及到的內容等方面。因此，在這種背景下，必須要結合實際情況，積極采取有針對性的措施，與電子文件在實際應用過程中的特殊性進行結合，這樣才能夠保證管理標準在制定和落實過程中的有效性和針對性[1]。比如，在電子文件對應的登記、命名等各個環節方面，要與這些環節在具體落實過程中的實際要求進行結合，實現對各種不同類型標準的制定和落實。在具體操作過程中，為了可以在實踐中實現良好的處理效果，可以適當參照文書檔案當中的一些方式，但是不能夠直接復制粘貼，而是要與實際情況進行結合，對其進行一定的創新和優化。比如電子文件在不斷的形成、積累以及最終歸檔和保存過程中，應當及時對其進行登記處理，同時還要保證相關數據的搜集、利用率可以得到有效提升。只有通過這種方式在實踐中的有效落實，才可以最大限度保證電子文件歸檔的質量。需要注意的一點就是在生成電子文件之后，要提高電子文件在實際應用過程中的效率和質量，就必須要與專用軟件進行有效結合，實現統一有效的歸檔處理。對于已經歸檔的電子文件而言，要制定和落實符合實際要求的制度，同時還要采取有針對性的技術措施，這樣不僅可以保證信息在管理和利用時的完整性和有效性，而且還可以提高信息的整體利用率。

1.2 確定電子文件的最終歸檔方式

電子文件的歸檔方式在選擇和具體應用過程中，通常情況下可以分為邏輯歸檔和物理歸檔這兩種類型。首先，邏輯歸檔的這種方式在實際應用過程中，其主要是指直接通過計算機網絡在其中科學合理的利用，將電子文件當中所呈現出的物理地址全部都存放在由檔案管理部門管理和控制的服務器當中。在這種背景下，電子文件在實際應用過程中，可以直接提交給相關部門，這樣可以提高電子文件在利用時的效率和質量。與此同時，這種方式在實際應用過程中，具有非常良好的穩定性和可靠性，同時由于借助于網絡環境，所以其在落實時的安全性和嚴密性特征也普遍比較良好[2]。其次，物理歸檔的這種方式在實際應用過程中，其主要是指在實踐中所有經過計算機處理的電子文件，在實際應用過程中，可以直接通過拷貝或者是刻錄等不同的方式，將其直接記錄在相對應的載體當中。在這種背景下，檔案管理部門在日常運作和發展過程中，可以直接將其移交處理，同時還可以在實踐中實行脫機保管。這種方式在實際應用過程中，還具有非常明顯的優勢特點之一就是可以方便電子文件的長期有效保存。

2 電子文件的有效利用

2.1 構建檔案信息數據庫

隨著計算機網絡技術不斷進步和快速發展，計算機網絡技術在電子文件歸檔管理中科學合理的利用，不僅可以推動其逐漸朝著信息化的趨勢發展，而且還可以提高管理效率和質量。在電子文件的有效利用過程中，要想從根本上提高利用率，最先要實現的一點就是要實現自動檢索檔案。在具體操作過程中，要結合實際情況，構建和落實符合實際要求的檔案信息網絡，同時還要構建檔案信息數據庫，實現電子信息平臺的構建和利用。這樣不僅可以為網絡系統的日常運行提供有效的檔案信息依據作為支持，而且還可以提高信息資源在實踐中的整體利用率。

在具體操作過程中，要與實際情況進行結合，構建和落實一套符合實際要求的電子檔案管理制度，這樣做的根本目的是為了推動電子檔案管理逐漸朝著更加標準和規范的趨勢發展。檔案目錄數據庫在構建和具體應用過程中，不僅要達到國家提出的標準和要求，而且還要為日常操作提供方便快捷的方式。與此同時，還要結合實際情況，對各種不同類型的立檔單位文件、檔案的各個著錄項目等，制定和落實統一的管理規定和標準。另外，還要與實際情況進行結合，對檔案管理數據庫當中的一些軟件、硬件以及其他各種不同類型的數據指標等進行統一合理的規范化管理[3]。這樣不僅可以提高這些數據信息在實際應用過程中的效率，而且還可以以統一的規范化模式來進行管理，為數據共享打下良好基礎。

2.2 實現檔案信息的網絡化管理

在實踐中，要結合實際情況，構建和落實符合實際要求的檔案信息數據庫，同時還要借助計算機技術在其中的合理利用，實現對檔案信息有針對性的查詢，促使管理水平和質量可以得到有效提升。通常情況下，在利用計算機技術對檔案內部信息進行管理時，會受到半封閉式管理模式的影響，也就是說在實踐中檔案信息無論是在管理方面或者是在利用方面，都會受到一定的限制影響。導致這一現象出現的根本原因是由于檔案管理現階段對社會的開放性程度比較低，無法實現信息數據的有效共享和利用。所以在針對這一問題進行具體處理的時候，可以與當代網絡化的發展理念以及相對應的技術手段進行有效結合，促使電子檔案可以實現網絡化的管理模式。這樣不僅可以針對當前存在于其中的這些問題起到良好的處理效果，而且還可以在實踐中將其自身在應用時的作用和價值充分發揮出來，將電子檔案自身的應用價值體現在各個環節當中。由此可以看出，在電子文件歸檔管理模式的實際應用過程中，只有保證其管理效果，才能夠實現電子文件信息的合理利用。

3 結束語

電子文件歸檔管理是近年來提出的一個全新理念，特別是在當前計算機網絡技術不斷進步和快速發展的影響下，電子文件歸檔管理的效率和水平將會直接影響到電子文件信息在使用時的效率和效果。所以要從多個環節和角度出發，提高電子文件歸檔管理的質量，同時還要構建信息數據庫，這樣才能夠提高電子文件信息數據的利用率。

參考文獻

[1]劉月艷.企業電子文件歸檔流程探析[J].中國管理信息化，2018，21（01）：140-142.

[2]孟文娟.淺析電子文件的雙軌制歸檔管理[J].科技經濟導刊，2017（33）：178.

[3]黨景麗.辦公自動化條件下電子文件的歸檔與管理探析[J].甘肅科技，2016，32（24）：80-82+105.