探討紀(jì)念館文書檔案管理流程優(yōu)化和信息化思考

摘 要：社會的發(fā)展，時代的進(jìn)步。一切的東西都在時代不可推卸的力量下往前進(jìn)。紀(jì)念館也需要順應(yīng)時代的潮流，尤其是在中華子孫逐漸喚起了對民族文化熱情的這個接口。紀(jì)念國必須做好改革，順應(yīng)潮流、才能夠抓住機遇。文書檔案管理是紀(jì)念館管理當(dāng)中一個非常至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。因為紀(jì)念館是作為一個紀(jì)念文物紀(jì)念歷史的一個機構(gòu)，文書檔案是正式記錄這些過去輝煌的文字見證。是紀(jì)念館紀(jì)念二字的存在證明，是紀(jì)念館存在的意義。他的管理水平的高低關(guān)乎著紀(jì)念館發(fā)展的長遠(yuǎn)與穩(wěn)定，基于此處。今年管文書管理也立足于新時代，與時俱進(jìn)，把握住時代的脈搏。再結(jié)合紀(jì)念館實際需求，對文書管理流程不斷查漏補缺，優(yōu)化、完善。積極主動的引進(jìn)新科技-信息化技術(shù)，加快信息化流程的進(jìn)展，認(rèn)真落實紀(jì)念館文書檔案管理的實際效率。為紀(jì)念館整體管理效率提供了堅實的基礎(chǔ)，引人向上的標(biāo)桿。強化管理的措施，讓他們切實解決現(xiàn)實所遇到的問題，不搞花架子，不搞面子工程。為紀(jì)念館可持續(xù)發(fā)展提供堅實的保障。

關(guān)鍵詞：紀(jì)念館;文書檔案管理;流程;優(yōu)化;信息化

前言：現(xiàn)如今，由于我國正處于復(fù)興階段，我國的文化自信隨著國力的增強而逐漸增加，成為我國人民日常生活經(jīng)常提到的話題，紀(jì)念館正是我國文化記載的重要傳承之地。所以前往紀(jì)念館參觀的人數(shù)驟然增多，所以紀(jì)念館的管理將面臨著巨大挑戰(zhàn)，其中包括檔案管理。紀(jì)念館文書檔管理也將面臨著巨大挑戰(zhàn)，挑戰(zhàn)重重。我們必須不斷優(yōu)化文檔管理程序，要注重問題的解決方案，這就要與現(xiàn)當(dāng)代的信息技術(shù)相結(jié)合，依托信息技術(shù)，切實提高文書當(dāng)管理的水平和效率。立足于實際所面道的管理問題，如管理模式落后，這會影響紀(jì)念館正常運行，因為文檔的分類和儲存都將受到影響，不利于信息數(shù)據(jù)的查閱，拉低了整個文檔的使用效率。因為存在著這些種種原因，所以我們要運用現(xiàn)當(dāng)代技術(shù)去解決這些問題。讓文檔的管理環(huán)節(jié)與流程全面升級，以此來解決傳統(tǒng)文檔管理所存在的缺陷問題。從根本上解決問題的根源，讓文檔管理徹底優(yōu)化。

所以本文將根據(jù)文檔管理在現(xiàn)實中所遇到的問題，嘗試著提供一些解決措施。

1 結(jié)合紀(jì)念館在文檔管理時實際所遇到的問題，正確認(rèn)識它的管理現(xiàn)狀

1.1 文檔管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠，導(dǎo)致文檔管理的統(tǒng)一性較差

與大多數(shù)務(wù)公司一樣，紀(jì)念館的文檔管理員大多是屬于辦公室工作者，很多都不具有專業(yè)性。大多都缺乏相應(yīng)的素養(yǎng)。但是由于大學(xué)專業(yè)的不同，未經(jīng)受相應(yīng)的專業(yè)和技能的培養(yǎng)，導(dǎo)致今天關(guān)文檔管理很難提高真正的工作效率[1]。也正是因為如此，文檔管理的存放缺乏準(zhǔn)確性，他們也很難判斷哪些？文檔具有保存價值，哪些文檔不具備相應(yīng)的儲存價值。這樣做的結(jié)果導(dǎo)致了許多本來具有大量重要的文件內(nèi)容的文檔導(dǎo)致丟失，而一些普通文檔卻被當(dāng)成重點文檔放在儲存室進(jìn)行保護(hù)。讓大量具有歷史價值的東西就此失傳的，損失過大。所以文檔管理。文檔缺乏統(tǒng)一性。

1.2 因為文檔管理缺乏專業(yè)配置，導(dǎo)致文檔管理工作無法連續(xù)進(jìn)行

立足于現(xiàn)實生活，社會上大多數(shù)都對文檔管理并不重視。因為文檔管理是用漢字書寫的，大多數(shù)人覺得他不如保護(hù)金銀寶貴。而紀(jì)念館也因為慣性，常常忽略了文檔管理的重要性。所以管理文檔的人往往身兼數(shù)職，而文檔管理只是他們工作內(nèi)容里穿插的一個小小副業(yè)[2]。很少有專門只從事文檔管理的人員配置，這樣會導(dǎo)致人員流動較大，不利于文檔管理的連續(xù)性與穩(wěn)定性，因為每個人管理方式的習(xí)慣不同，而管理人員經(jīng)常變動會導(dǎo)致文檔常常不易找到甚至丟失。除此之外，在傳統(tǒng)的只是檔案管理模式下，管理文檔的工作量繁多且冗雜。無法實現(xiàn)文檔管理的高效率。

1.3 大多數(shù)文檔管理還存在于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，為實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化

因為文檔管理還存在于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理中，現(xiàn)代化和數(shù)據(jù)化并未在文檔管理中的以大展身手，這將導(dǎo)致文檔檔案的使用率低下。具體來說，雖然紀(jì)念館已經(jīng)逐步意識到文檔管理對于盡量化至關(guān)重要的重要性。并且給予了文檔管理的高度重視。并引進(jìn)了現(xiàn)代化的信息技術(shù)來進(jìn)行管理。那信息化數(shù)字化的優(yōu)勢得以在文檔管理中發(fā)揚光大，解決了不少傳統(tǒng)文檔管理所遇到的麻煩，改善了文檔管理的管理模式。尤其是在對紀(jì)念館各種文物的來源以及紀(jì)念館紀(jì)念人物的生平事跡這些方面[3]。但是，在其他的文書管理檔案中，并沒有得到全面徹底的實施，是文書管理徹底信息化數(shù)據(jù)化的道路還有待落實和完成。所以要使檔案查找能夠準(zhǔn)確且快速還有大提升，該文檔管理的使用造成阻礙，導(dǎo)致文檔管理的便捷性低，即使文檔管理耗費了大量的人力物力，但文檔管理的效率仍然低下。

2 全面提升文書當(dāng)管理的流程設(shè)計與優(yōu)化水平

2.1 合理設(shè)計文書當(dāng)管理的流程，維護(hù)文檔管理的準(zhǔn)確性和完整性

術(shù)業(yè)有專攻，不同部門有不同部門的責(zé)任。

首先我們要結(jié)合紀(jì)念館的管理結(jié)構(gòu)，將文書黨管理單獨成部，明確文書檔案流程設(shè)計部門，換句話說就是確定好負(fù)責(zé)文檔管理的管理人員，立足于檔案管理的信息化建設(shè)，紀(jì)念館的檔案部門承擔(dān)歸檔流程設(shè)計者這一重要角色。

其次，要明確職能的所在，明白核心業(yè)務(wù)。一切工作都是立足于推進(jìn)文檔管理，知曉自己最重要的職責(zé)就是將文檔整理歸類并保

存[4]。而這一切都將以信息化建設(shè)作為基礎(chǔ)，在明白了解它的基本要求之后，再根據(jù)實際現(xiàn)狀進(jìn)行合理規(guī)劃設(shè)計。具體來說就是，檔案管理者在接受到紀(jì)念館各部門所傳來的檔案資料后，要構(gòu)建文件檔案，記錄它的來源部門以及來文件的內(nèi)容，然后進(jìn)行歸類并記錄它的儲存地方所在，然后對其進(jìn)行信息化的處理。最后將這些東西向上級進(jìn)行審閱、批示。如果其他的部門想要查閱已整理好的文件檔案，需要向上級請示、批閱，再拿到授權(quán)后，需要在文道管理者的陪伴下才能使用。而文檔管理人員需要不斷改進(jìn)完善文檔管理的搜索[5]。并做好備份，以防原件丟失的準(zhǔn)備，以此提升歸檔的及時性和準(zhǔn)確性。

最后，在明確好檔案管理的各項職能后，合理設(shè)計文書檔案的管理流程，除此之外，歸檔時要注意核查文檔的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，這樣做是為了保障文檔能夠完璧歸趙，不會出現(xiàn)遺失或拿錯的錯誤的行徑。

2.2 優(yōu)化管理流程，促使環(huán)節(jié)全方位可控

要做到優(yōu)化文檔管理流程，首先樹立優(yōu)化思想意識，意思對于我們有著促進(jìn)作用，所以我們的領(lǐng)導(dǎo)和文檔管理者必須要提升優(yōu)化意識。只有有了想法，才會有所作為。所以這就要要求我們做到以下：

一方面我們必須要讓紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)意識到文件檔案對于紀(jì)念館的重要性，意識到文案管理的價值，促使他們增強優(yōu)化觀點。只有這樣才能加強對文檔管理方面的監(jiān)督，讓檔案入庫、查閱、歸檔這一系列程序都全面可控制。切實提高文檔的管理水平以及操作效率。

另一方面則要求我們的文檔管理人員必須全體參與完善優(yōu)化文檔管理的整個環(huán)節(jié)，從細(xì)節(jié)把控文檔管理，明確提升優(yōu)化的方向和目標(biāo)。從而增強他們對工作的責(zé)任心，也可以借此增加團(tuán)隊的協(xié)作意識。

最后，文檔管理者要重視對文檔管理人員的科學(xué)指導(dǎo)，針對設(shè)計的流程和實際所遇到的問題進(jìn)行培訓(xùn)，促使整體管理人員的素質(zhì)得到質(zhì)的飛躍和提升。以此來強化環(huán)節(jié)的控制，讓文檔管理的科學(xué)設(shè)計流程落實到實處，真正做到上行下效。

3 正式文檔管理信息化建設(shè)的價值，促使文檔管理高效發(fā)展

3.1 實現(xiàn)文檔管理的信息化建設(shè)的意義

信息化有利于促使文檔管理水平的全面提升，具體來說就是將先進(jìn)的信息化技術(shù)引入檔案管理的流程之中，將信息化的各種優(yōu)勢運用在文檔管理的實際操作中，讓文檔管理的整體效果得到了提升。除此之外，文檔管理信息化建設(shè)加快了紀(jì)念館的信息化發(fā)展和建設(shè)。讓點成線、線成面，讓文檔管理為點，促使紀(jì)念館整個機構(gòu)都開始實施信息化建設(shè)和發(fā)，并為此發(fā)展提供基礎(chǔ)和保障。最后，文檔管理信息化建設(shè)有助于大幅度提升管理質(zhì)量，讓一切文書檔案都能夠通過計算機的程序去處理，去審閱，去索引。這樣使得各項環(huán)節(jié)更優(yōu)化，管理難度降低，管理效率提高。

3.2 實施文書檔案信息化管理的措施

首先，要注重信息化數(shù)據(jù)建設(shè)，促使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，讓文書檔案管理的操作從人工轉(zhuǎn)化為智能，通過計算機操作。這樣既能減少對紙張的使用，有效降低資源的投入，符合可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，而且通過計算機操作能夠降低人工所產(chǎn)生的誤差，大大降低了由人工操作所帶來的誤差率。從而促使文件管變得理更加便捷，也成功提高、延伸文件檔案的保存時間，因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔總會由于時間的原因而腐朽，但是我們把東西保存在電子檔案里，只要程序能夠繼續(xù)，營仔里面的東西就不會消失。而且這有利于文件檔案的維護(hù)，因為紙質(zhì)檔案文件會隨著時間的久遠(yuǎn)而消失，消失則需要通過人工手寫來進(jìn)行恢復(fù)，這樣的話，工程十分繁重。但是如果是電子檔案，則可以一鍵復(fù)制。大大提高了維修的效率。

其次，維護(hù)文件檔案信息化安全發(fā)展。原始性是文件檔案的基本特征。因此在信息檔案中不得對檔案進(jìn)行隨意更改，要保證信息屬性的一致性。為此，在文書檔案管理中，它的信息化安全不容有失。所以，在文書檔案管理中我們要對它的權(quán)限進(jìn)行重重設(shè)置，如口令、密碼等……，

最后，文書檔案管理人員要有足夠的信息化素養(yǎng)。如果一個文件管理人員對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一竅不通的話，那即使安裝了網(wǎng)絡(luò)信息也無法正常操作，這樣還是處于原始的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理。所以必須要求文書檔案管理人員能夠熟練地掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。能夠運用計算機對檔案進(jìn)行基本操作，進(jìn)行信息處理。只有每一個文檔管理人員都能夠進(jìn)行基礎(chǔ)的操作，才能夠完成領(lǐng)導(dǎo)的命令，徹底實施文書檔案管理信息化建設(shè)，而且文書檔案管理人員也能夠及時應(yīng)變在實際操作中所遇到的問題，不至于因為這樣管理人員因為自身能力的不足而造成不可挽回的影響。也因此提高文書檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，因為電腦操作文檔管理是有一定的程序的，他是不會像傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理那樣因為個人的差異而產(chǎn)差異，所以它的準(zhǔn)確性和規(guī)范性得到提高。

4 總結(jié)

通過以上的分析我們可以知道，我們對文件檔案管理繼續(xù)信息化建設(shè)必須要立足于新時代新發(fā)展。尤其是隨著紀(jì)念館在現(xiàn)代社會中日益受到關(guān)注，促使紀(jì)念館不斷發(fā)展，而文書檔案也因此更具有了價值和意義。文書檔案工作也逐漸備受矚目，它代表著一個紀(jì)念館本身所具備的內(nèi)涵和歷史價值，它是紀(jì)念館一切工作進(jìn)行的前提，所以，我們必須要不斷促進(jìn)文書檔案管理的工作。而要做到提升，就必須立足于紀(jì)念館的發(fā)展路線和實際工作中所遇到的問題。明確認(rèn)識。文書管理檔案目前的現(xiàn)狀，意識到它所存在的缺陷。正是傳統(tǒng)文件檔案管理工作的滯后性，引進(jìn)信息化技術(shù)去解決完善這個傳統(tǒng)。文書檔案管理所無法解決的問題。并對整個文件檔案管理的流程重新設(shè)計，進(jìn)行科學(xué)的策劃，這樣才能使各項工作有條不紊的進(jìn)行下去。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

李連民（1968-），男，漢，山東省菏澤市牡丹區(qū)，本科，副研究館員，研究方向：文物檔案與管理。