大數(shù)據(jù)視野下高校檔案信息服務模式研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)背景下，檔案部門須不斷創(chuàng)新服務模式、優(yōu)化檔案服務。本文在概述了什么是大數(shù)據(jù)檔案、大數(shù)據(jù)技術背景下檔案服務的新特點以及對高校檔案工作意義的基礎上，分析了大數(shù)據(jù)技術背景下檔案工作的新挑戰(zhàn)，探索出大數(shù)據(jù)背景下，檔案館的O2O服務模式和“一站式”服務模式，為當前高校檔案服務工作提供指導。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案工作;服務模式;

基金項目：本文為2018—2019年黑龍江省檔案局檔案科技項目計劃“大數(shù)據(jù)技術背景下高校數(shù)字檔案信息服務研究”（項目編號：HDK2018—23）的階段性研究成果之一。

隨著國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進，檔案工作也在發(fā)生著巨大的變化：檔案工作領域更加廣泛，內容更加豐富，需求更加多樣化，地位和作用也越來越重要?；诖?，面對機遇，高校檔案館也在大數(shù)據(jù)的背景下，以電子化、數(shù)字化為前提，利用互聯(lián)網(wǎng)共享、大數(shù)據(jù)分析等技術手段，不斷創(chuàng)新檔案服務模式，使檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)深度結合，更好的為學校建設服務。

1 大數(shù)據(jù)的內涵

1.1 什么是大數(shù)據(jù)

對于大數(shù)據(jù)（big bata）國際數(shù)據(jù)公司給出這樣的定義：通過高速捕捉、發(fā)現(xiàn)或分析，從大量數(shù)據(jù)中獲取價值的一種新型技術架構。其特點可以概括為4v，一是體量大（Volume），是指大數(shù)據(jù)巨大的數(shù)據(jù)量與數(shù)據(jù)完整性，是人們無法在短時間內搜集到并能夠理解的數(shù)據(jù);二是種類多（Variety），這就意味著數(shù)據(jù)類型多、數(shù)據(jù)的產生和傳播方式多，要在海量、種類繁多的數(shù)據(jù)間發(fā)現(xiàn)其內在關聯(lián);三是速度快（Velocity），可以理解為大數(shù)據(jù)的時效性，大數(shù)據(jù)背景下，信息的流傳速度增快，信息的時效性的特點更加明顯;四是價值密度低（Value），這就強調數(shù)據(jù)的質，是指數(shù)據(jù)的精確性和價值性，隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，信息海量，但價值密度較低。

1.2 大數(shù)據(jù)對高校檔案工作的意義

高校檔案工作是學校的重要組成部分，對學校的發(fā)展建設起著舉足輕重的作用。大數(shù)據(jù)時代加速了高校檔案工作的網(wǎng)絡化進程，為高校檔案管理網(wǎng)絡化、信息化提供了更有利的支持，有效的解決了傳統(tǒng)檔案工作所不能解決的問題，為高校檔案工作的服務模式創(chuàng)新提供新的可能性。

檔案信息資源的增加，為高校教育科研工作提供了信息資源的支持，也對高校檔案管理工作提出了更高的要求，如何提高檔案的管理水平和利用效率，成為高校檔案信息服務需要解決的關鍵問題。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作的新挑戰(zhàn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)信息量巨大，收集難

目前，高校檔案管理系統(tǒng)采用單一服務器系統(tǒng)架構形式，雖然能夠滿足數(shù)據(jù)信息的存儲和備份，但無法及時、全面收集海量數(shù)據(jù)信息，可能導致高校檔案收集不齊全，分類不系統(tǒng)。

2.2 檔案數(shù)據(jù)呈多源異構，管理難

高校檔案數(shù)據(jù)資源來源廣泛，每一類檔案中又產生很多不同載體類型的數(shù)據(jù)信息。如表格、文檔、音頻、視頻、網(wǎng)頁等數(shù)據(jù)信息，在高校數(shù)據(jù)信息中約占85%以上。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各種紙質信息都會逐步朝著數(shù)據(jù)信息轉換。其中，半結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)要遠超結構化數(shù)據(jù)。立足結構化數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)高校檔案管理模式難以滿足大數(shù)據(jù)時代異構化數(shù)據(jù)占大多數(shù)的管理需求。

2.3 檔案數(shù)據(jù)需求多樣化，應用難

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案用戶更加多元化，除了傳統(tǒng)檔案服務中的師生和行政管理等高校內部人員外，社會上一些潛在用戶（如學者、研究人員）等都會成為服務對象。由于高校檔案載體多樣化，因此用戶的檔案利用需求不再局限于紙質檔案，越來越多的用戶選擇電子檔案查詢和利用。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案利用的多元化、多樣化、個性化和時效性，對檔案服務模式提出了更高要求，迫切需要轉變服務方式，提升服務效率和服務質量。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案服務模式創(chuàng)新

3.1 高校檔案館O2O服務的可行性

O2O服務模式，主要是指線上的互聯(lián)網(wǎng)服務與線下的實體服務相結合，共同完成服務過程的一種特殊電子商務模式。在O2O服務模式過程中，檔案用戶可在互聯(lián)網(wǎng)上自行查找、篩選信息，并進行在線決策，然后再到線下接受服務，用戶決策前的服務在線上進行，決策后的服務過程在線下完成。雖然很多檔案部門都進行不同程度的線上服務，但是由于檔案部門更加重視線下的服務工作，因此很多線上服務和線下服務并不盡如人意，但高校檔案館可以借鑒O2O的服務模式，改變既有的服務工作并使檔案服務工作盡快提升。

O2O服務過程中分為線上和線下兩部分，二者缺一不可。在網(wǎng)絡化檔案服務過程中也分為線上部分和線下部分，隨著檔案部門信息化服務的加強，高校檔案館也根據(jù)自身的發(fā)展要求，建立了檔案門戶網(wǎng)站，并依托檔案門戶網(wǎng)站進行線上服務，擴大了檔案服務范圍，也取得了一定的成果。但是由于檔案具有的原始記錄性和唯一性的特征，使高校檔案服務中有很大一部分必須要在線下進行。這種“上軌制”的服務模式與O2O模式高度一致，因此檔案服務適用于O2O模式。

3.2 高校檔案館O2O服務的基本模式

檔案服務的O2O模式就是以互聯(lián)網(wǎng)或移動互聯(lián)網(wǎng)為檔案服務的前端，使線上的虛擬檔案服務與線下的實體檔案服務有機的結合起來，共同完成整個檔案服務過程。檔案O2O服務模式與以往的檔案服務模式的主要區(qū)別在于，線上服務和線下服務互為依靠、互為支撐，二者是服務過程中必不可少的一部分，共同完成檔案服務。

檔案O2O服務模式包括以下步驟：檔案用戶利用檔案門戶網(wǎng)站提出線上服務需求，并在線上提交查檔申請→檔案工作人員接受檔案用戶申請，開啟相應檔案工作流程，向相應工作人員傳遞用戶需求→檔案工作人員根據(jù)用戶需求查找檔案信息→用戶與檔案工作人員進行面對面的交付→檔案線下服務工作完成。例如，黑龍江中醫(yī)藥大學檔案館可在線預約查詢學生成績單，用戶可通過黑龍江中醫(yī)藥大學檔案館門戶網(wǎng)站進入檔案查詢界面提出查詢成績單申請，檔案館工作人員接收查檔申請后立即把用戶的需求轉發(fā)給相應館員，檔案館工作人員調檔查詢，加蓋檔案館公章后與用戶進行當面交互，完成檔案查詢工作，使線上、線下有機結合，高效聯(lián)動，充分實現(xiàn)檔案O2O服務模式。

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作者簡介

倪佳（1985-），女，黑龍江省海倫市人，黑龍江中醫(yī)藥大學檔案館，碩士，研究方向，檔案管理。