信息化管理背景下檔案管理優化策略

摘 要：隨著云計算、物聯網以及移動互聯網的快速發展，舊的檔案管理制度已很難適應新時期人事檔案管理的要求，急需創新檔案管理模式，實現檔案管理數字化、智慧化。本文闡釋了檔案信息化管理創新的重要意義，剖析了當前人事檔案信息化管理模式構建面臨的問題，認為要從完善檔案信息化管理基礎資源建設、健全檔案信息化管理保障機制和構建檔案信息化管理制度體系等方面來優化檔案管理，旨在推動檔案管理科學化、便捷化發展。

關鍵詞：信息化：檔案管理：創新;研究

在信息化飛速發展的今天，人事制度改革也隨之得到了深入發展，促使檔案管理標準逐漸提高。檔案管理是人事工作的重要組成部分，內容涉及家庭出身、個人經歷、政治立場等，是組織用人選人的重要依據。舊的檔案管理制度已經很難適應新時代飛速發展的信息技術的要求，在規范化、智慧化、信息化方面十分滯后，已經無法滿足當前組織工作對于檔案管理的期望。因此，急需創新模式，建立與時代發展相適應的高效檔案管理模式。[1]

1 檔案信息化管理創新的重要意義

1.1 有助于提升人事資源管理能力

十九大以來中央從嚴治黨，下發了多個政策性文件，對干部的選拔、監督、考核、使用提出了更高的要求，所以急需創新干部信息化管理模式，為組織工作服務。一方面通過運用數字技術、網絡技術等新資源能提升人事管理的效率，使得對人力資源的選拔、培養、監督和使用更加科學，分析更加全面透徹，更能有效的促進人事工作的高效化運行。對于科研院所，高效的人事檔案管理體系更能激發科技工作者創新能力，創造更有價值的科研成果。

1.2 有助于檔案管理科學化發展

目前信息化已經滲入社會的各行各業之中，人事制度改革步伐也在逐漸加快，人事干部擇優競爭機制也在逐步優化，與之相對應的干部檔案管理模式也需要相互匹配。人事檔案作為考核、評價一個人的標準依據，在目前的人事管理運轉中還不夠清晰流暢，因此除了強化提高認識、完善制度建設以外，要建立以數字化檔案為主體的人事檔案學習資源庫，圍繞國家信息化基礎設施建設的趨勢，探索構建辦公網絡平臺和數字檔案管理平臺，實現干部信息的高效利用，提升檔案管理效率，為人事檔案管理科學化提供保障。

1.3 有助于實現檔案信息的資源共享和增值

習近平同志多次強調要高度重視信息化工作，這為人事檔案信息化管理指明了方向。近年來各級組織部門不斷強化信息化建設，研發并應用大量軟件系統，是的檔案信息化進一步發展，部分改善了傳統紙質檔案管理的局限，檔案管理體系逐步向數字化、網絡化、信息化方向發展。而共享交換體系、檔案數字化資源、資源整合系統等新的信息工程建設體系已經逐步得到落實和完善，將進一步實現檔案信息資源的共享，帶動組織工作更加高效、有序發展，實現檔案信息的資源增值，更加便利人事檔案工作的開展[2]。

2 檔案信息化管理創新的問題剖析

2.1 信息化基礎資源建設不足

基礎設施建設落后，檔案管理缺乏獨立的信息化管理機房，也沒有人事檔案信息化辦公室，雖然配備了計算機等基礎辦公設施，但像快速掃描儀等設備嚴重不足，現有設備更新升級也不及時。建立人事檔案信息化管理系統的由于缺乏統一協調規劃，系統技術質量標準也不一，處于封閉的運行階段，軟件系統發揮的作用也比較有限，僅僅是用于簡單的數據瀏覽，再加上軟件升級滯后，很難滿足新時期干部管理的需求。此外，人事檔案信息需要手動錄入，需要大量的人力和時間，導致了檔案信息數字化比較滯后。

2.2 信息化管理保障措施不力

長期以來，各單位各部門檔案工作人員配置不足，尤其缺乏既懂業務，又懂信息化的復合型人才，隨著檔案信息化建設的推進，人員匱乏的情況更加嚴重。檔案信息化建設資金難以保障，主要體現在后期系統維護升級所需的資金缺乏，缺乏持續的資金投入和保障，有些部門由于資金缺乏而導致系統升級停滯。此外，在信息利用方面存在一定安全隱患，信息化過程需要信息加密、病毒防火、資源備份等多種技術，任何一個環節的缺失都會導致學習的泄露，造成嚴重的后果，原始檔案在數字化過程中會反復使用，存在遺失和磨損的情況。

2.3 信息化的管理監督體制不健全

雖然近年來人事檔案管理數字化升級逐漸完善，但對于數字檔案管理的規范性沒有出臺相關法律規定，數字檔案文件也由于缺乏統一標準，像素、制式、編號等信息輸入、輸出的隨機性較強，日常管理維護也缺乏相應的制度。人事檔案管理主要依靠原始紙質檔案管理規定，缺乏有效的監督機制，規則性和有效性缺失，在檔案信息的收集、刪減、收錄過程中缺乏崗位責任制，存在人事檔案信息泄露的情況。

3 檔案信息化管理創新的優化策略

3.1 完善檔案信息化管理基礎資源建設

基礎設施建設是信息化模式建設的必要條件，一方面要完善內部局域網建設，分步驟完成分級保護，健全安全體系，形成功能完備、用轉有序和共享便利的可控網絡平臺。另一方面要完善機房和辦公設施建設，充分保障工作的需要，配備網絡服務器、計算機存儲設備、數字化加工設備等。構建統一的人事檔案信息管理標準化體系要依據部門特點提出相應的基礎配置和使用操作標準，主要包括數字檔案掃描標準、存儲協議、編程協議，通信、字符、信息編碼、加密協議和數據處理格式標準等方面。通過制定技術規范提出符合本地區本部門的地方性標準規范。構建內容主要包括數字信息采集、數字檔案利用、數字檔案管理以及身份驗證和工作流程紀實等方面，管理系統包括錄用、定級、任免、獎懲、職稱、學歷、待遇、考核、離崗、退休，以及入黨、政審、組織認定等各個方面，依據檔案材料的收集、整理、歸檔和使用來設計開發現代化只能軟件系統，從而更好的實現檔案數據鑒定、加工和更新，促使檔案管理更加高效便利。

3.2 健全檔案信息化管理保障機制

檔案信息化管理創新的關鍵在于管理，要完善人事檔案信息化工作人員的選用和培養，提升信息化隊伍的整體素質。一方面要建立健全人才選拔機制，充實檔案管理人才，堅持原則，從嚴選用，通過培養鍛煉提升專業技能，建立考核評價體系，激勵先進，勉勵后進，提高工作積極性。人事檔案管理是一項復雜的系統工程，需要持續投入，要優化資金爭取渠道，科學規劃，將有限的資金用到實處，明確資金使用方向，加強審計監督，建立高效的資金管理使用機制。此外，健全安全保障機制需要建立一套檔案信息安全維護體系，通過嚴格執行網絡運行、數據管理和設備維護方面的制度，構建高效便捷的維護機制，保障檔案信息化建設的安全。

3.3 構建檔案信息化管理制度體系

新時期的檔案信息化管理要以現有的法律法規為依據，價格組織工作和檔案管理的要求，建立與之對應的制度管理體系。一要建立管理責任制，有專人負責檔案信息化管理工作，保證信息化管理工作分工明確、權責清晰，主要包括領導職責、庫房管理、閱檔管理、數據庫管理、技術安全維護等方面。二要建立監督約束機制，堅持內部監督和外部監督相統一，完善定期巡查制度，不定期的做好抽查和巡查，保障工作務實嚴謹。三要細化管理職責，建立預知相撲配的管理體系。

參考文獻

[1]安亞翔.推進干部檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案與建設，2014（03）：83-84.

[2]姜冰清.干部檔案管理過程中的問題及對策[J].價值工程，2012（16）：320.

作者簡介

李軍，男，漢族，山東濟南人，本科，檔案館員，主要從事會計檔案及人事檔案管理等工作。