數碼照片檔案的創新管理研究

葉運強

摘 要：近年來，隨著數碼相機的使用、信息技術的發展，形成了大量記錄企業生產、管理、科研等活動的照片，并逐漸成為檔案管理的重要組成。然而，數碼照片檔案管理中尚存在各種問題，不利于用戶使用和體現價值。本文首先分析了數碼照片的概述，然后分析了數碼照片檔案管理的問題，最后探討了相關的解決措施，供相關人員借鑒。

關鍵詞：數碼照片;檔案管理;問題;措施

在數碼相機廣泛普及的背景下，各領域的工作都形成了數碼照片，為檔案資源的豐富創造了條件。現階段，檔案管理部門并未制定有效措施管理數碼照片檔案，管理效果不如人意。和其他檔案相比，數碼照片檔案管理起步晚，但是由于數碼照片發展快，導致其的管理相對滯后。對此，需要深入了解數碼照片檔案的管理問題，并選用合適措施進行解決，進而提高數碼照片檔案的管理水平。

1 數碼照片的概述

數碼照片是用數碼相機拍攝或掃描儀掃描，用數碼的形式存儲于硬盤、存儲卡、光盤等載體，借助計算機系統處理和閱讀，并在網絡上傳送的文件。若此照片有保存價值，則稱為數碼照片檔案，具有這樣幾個特點：

第一，易形成海量數據，安全性受到威脅。數碼照片的獲取成本低，使用方便，相同場景的照片多，若不科學鑒定和篩選歸檔照片，就會形成大量的數據，降低照片的存儲價值。在安全方面，電子文件易被刪除和更改，若不及時歸檔或保護，就會丟失數據，影響數碼照片檔案的安全性。

第二，由檔案人員、拍攝人員共同完成歸檔工作。如若數碼照片被認定為屬于歸檔照片，需要安排專人明確歸檔號，再由拍攝人員詳細說明[1]。和文書管理不同，數碼照片檔案必須由拍攝人員闡述，不在場的人員是不能準確寫出照片背景、時間、人物等要素的。

第三，文字說明和照片共同組成照片檔案。和紙質檔案不同，照片檔案表現的只是事件的某個瞬間，能夠說明和反映事實的局限性，需要對照片的多個要素進行文字注解。若缺少文字說明，就無法詳細了解照片內容，降低檔案的利用價值。文字說明、數碼照片是不同的載體，兩者密不可分，但是其載體形式又具備分離性。

2 數碼照片檔案管理的問題

1）數碼照片檔案管理制度不完善。現如今，各單位在開展數碼照片檔案管理工作時，執行著國家的相關規范，也結合單位情況制定了管理機制。但是從實際來看，很多單位在管理照片檔案時，仍處于一種無章可循的狀態，嚴重影響著管理工作的進行。另一方面，個別單位制定了和數碼照片相關的使用、歸檔規范，然而部分描述比較空泛，可行性不強，具體表現為：（1）數碼照片的信息載體為紙質，文字說明和照片相分離，影響著使用者對照片完整性、真實性的判斷。（2）未詳細說明照片的存儲和整理，多憑借經驗開展工作，嚴重影響著數碼照片的有效管理[2]。

2）缺乏管理意識，收集歸檔困難。數碼照片檔案管理起步晚，處于檔案管理的配角地位，檔案部門和歸口部門不夠重視此工作，缺乏管理意識。歸口部門更加重視拍攝完成度，忽視對照片的歸檔，表現為：（1）缺乏歸檔意識，造成檔案資料流失。（2）未及時整理、描述照片信息，不利于后續工作的開展。（3）忽視照片的篩選，統一歸檔清晰度低、重復性高的照片，影響檔案的使用。

3）漏歸、損失現象嚴重。分析得知，數碼照片檔案管理出現損失、漏歸的原因為：（1）數碼照片的存在多依賴于計算機、儲存設施，一旦這些介質出現故障，就會造成照片丟失。（2）計算機感染病毒后，會破壞數碼照片，甚至導致照片丟失。（3）數碼照片形成困難，除拍攝人員外，其他人很難了解到拍攝的具體情況，最終出現照片漏歸問題。（4）拍攝人員、管理人員工作繁重，且沒有明確的分工，這是導致數碼照片流失的主要原因。

3 數碼照片檔案的創新管理

1）健全數碼照片檔案管理制度。作為聲像檔案的一種，數碼照片雖然具備電子文件特征，但是其保存方式、管理方法仍和其他檔案的管理有區別，體現著電子文件的屬性。要想做好數碼照片檔案的管理工作，首先就要制定完善的管理制度，明確數碼照片檔案的保管、收集、使用、整理等工作要求和內容，確保管理工作有章可循;理順檔案部門、歸口部門的職責和關系，減少重復勞動[3]。其次，定期對照片產生部門進行指導和監督，形成工作責任制，確保檔案資料的完整收集。最后，注意照片的形成標準，對其的分辨率、格式等提出要求，保證成片質量，提高管理效率。

2）轉變管理理念，完善收集歸檔工作。為了更好的開展數碼照片檔案管理工作，必須轉變傳統的管理理念，提高單位每位員工對照片檔案的重視程度，使其自覺參與到數碼照片檔案管理中。數碼照片檔案的源頭是收集歸檔照片檔案，負責人為歸口部門的照片拍攝人員，檔案部門則負責指導收集歸檔工作，監督歸口部門按要求拍攝，做好數碼照片的整理和移交，減少重復操作，具體包括[4]：（1）甄選歸檔照片，剔除場景相近、質量差、內容重復的照片。（2）歸檔格式為RAW、JPEG等，分辨率不低于1024*768。（3）按事由分類，同組照片由一部數碼相機拍攝。（4）詳細填寫照片的歸檔說明，描述每張或每組照片的信息。（5）在檔案館接收照片時，要對其進行初步的鑒定。鑒定過程中，確保圖文相符、信息齊全。（6）數碼照片的檔號使用全宗號、期限代碼、年度、反映問題、拓展名。舉例，某單位2015年的全宗號89，拍攝的照片為本年第一組照片，保存時間為永久，格式為jpg。那么，該組照片的文件名為89-YJ-2015-XX-000.jpg。

3）重視照片檔案的長期保管。由于數碼照片檔案的保存條件、存儲介質不同，保存時間也存在一定的差異。通常情況下，多使用光盤、硬盤保存，可單獨建立特藏室，按載體要求調整溫濕度，便于長時間保存照片檔案;制定多套備份制，一套異地備份，一套保存，一套使用，每3年抽檢一次，一旦發現讀取不清，需要及時復制備份。同時，借助數據轉換形式，將數碼照片檔案轉變為縮微膠片儲存;每周檢查一次服務器的備份情況，發現問題后即刻聯系管理部門處理。

4）建立照片檔案數據庫。通常情況下，數碼照片檔案分為掃描件、原創性照片兩種，其中掃描件通過掃描儀掃描形成，原創性照片則由相機直接拍攝形成。檔案信息化是指通過建立數碼照片檢索庫，打破傳統載體的界限，滿足一體化檢索和使用檔案信息的要求。對于數碼照片檔案的信息，可在無效部分編寫，其標號可在名稱中標注，這樣一來，不但能提高數碼照片檔案管理水平，還能實現信息化的管理目標[5]。

4 小結

綜上所述，由于當前的數碼照片檔案管理仍處于初級階段，因此多存在管理制度不完善、收集歸檔困難、損失和漏歸嚴重等問題，影響著數碼照片檔案的使用和作用的發揮。對此，檔案部門應主動探索數碼照片檔案管理特征，轉變管理理念，健全管理制度。同時，完善數碼照片檔案的收集和歸檔工作，重視對其的長期保管，建立數據庫，不斷提升數碼照片檔案管理水平，充分發揮數碼照片檔案的實用價值。

參考文獻

[1]胡惠萍.數碼照片檔案管理的創新實踐探索[J].卷宗，2017，26（12）：85-85.

[2]楊利軍，巫宇清，田甜等.數碼照片檔案格式選擇研究[J].檔案與建設，2017，33（10）：8-10，7.

[3]廖思蘭.數碼照片檔案的歸檔與管理[J].城建檔案，2017，18（1）：36-37.

[4]王莉.數碼照片檔案管理的粗淺思考[J].佳木斯職業學院學報，2016，14（9）：481-482.

[5]戴建華.探析數碼照片檔案管理辦法[J].卷宗，2017，20（5）：36-37.