電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢分析

薛冬

摘 要：隨著科學技術的飛速發展和民眾生活水平的不斷提高，電子信息技術已經日漸融入到人們的日常生產生活中，尤其是電子存儲器應用和普及，使得辦公文件生產和存儲以及管理等變得愈加方便，因為電子檔案快捷便利性特點突出，現已成為全球檔案管理的核心手段，在以后科技不斷發展過程中，電子檔案必然會得到更加深度的應用。盡管說電子檔案普及度日漸拓寬，但不能將傳統紙質檔案徹底丟棄，它的不可替代性猶存，因此在未來檔案管理中，我們需要將二者順勢融合起來，之后在此基礎上一同為檔案管理工作貢獻力量。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;關系;發展趨勢;分析

電子信息技術如火如荼的發展著，使得人們生產生活的各個方面出現了天翻地覆的變化，民眾樂于使用電子信息技術。現在檔案管理工作也進入到了電子檔案時代，因為紙質檔案依舊有其存在價值，所以說各個地區范圍內的檔案管理單位中，均出現了電子檔案、紙質檔案共用的情況。城建檔案館中，電子檔案在生產和歸檔以及管理工作中，具有著很大優勢，但是紙質檔案的不可替代性尤為突出，因此需要將電子檔案和紙質檔案進行共同保存，身為檔案管理人員，應該科學借助這二者的優勢，循序漸進的強化檔案管理力度，提升工作效率和水平。

1 電子檔案的優勢所在

首先是存儲載體多樣性特點突出，并且其信息密度性相對較高。應該了解到，電子檔案是基于計算機技術和電子信息技術之上而慢慢發展起來的，使用計算機程序在存儲器上進行內容保存，計算機存儲內容不僅包括傳統數據信息內容和圖片信息內容，還可保存很多聲色影像資料等，這些是紙質檔案不能做到的。電子檔案存儲載體選擇上擁有著多樣化特點，磁性和光學以及磁光最為常見，計算機技術迅猛發展的今天，存儲載體存儲量與日俱增，一個小硬盤就可以承載之前幾百平方米的紙質檔案資料，有效的節約了原有檔案存儲空間。

其次是檔案信息重復利用性高，可以實現信息資源共享。須知，電子檔案最為顯著的優勢便是可以反復使用，實現真正意義上的便捷式資源信息共享，借助互聯網渠道和存儲器技術，會讓電子存儲檔案隨時予以修改和使用，加之互聯網技術還可以為電子檔案傳輸工作提供相應便利條件。另外，檔案使用階段內，紙質檔案的便利性很低，因為紙質檔案的載體就是傳統紙張，頻繁使用之后，紙張會變舊和受損，使得一些檔案數據丟失，有時還會出現模糊不清的現象。若是對重要紙質檔案進行復印的話，那么便會造成檔案使用成本的冗余增加。電子檔案以計算機和互聯網技術為主要載體，電子檔案存儲和使用以及共享方面的優勢很大。

最后是電子檔案信息利用效率很高且條件便利。老舊式紙質檔案使用過程中，因為空間的限制，僅可在限定時間和地點內進行檔案查閱以及檔案使用，文件借取和文件使用等方面均遭受極大限制。電子檔案與前者不同，其在存儲媒介方面和傳輸媒介方面均具備著先天優勢，存儲載體易攜帶且存儲空間大，借助互聯網技術便可實現電子檔案的遠距離傳輸，不僅如此，還可通過密碼設置操作等來保障檔案信息安全。

2 電子檔案和紙質檔案二者之間的聯系

雖然說電子檔案和紙質檔案進行對比，其優勢明顯，但這兩者都是檔案，對電子檔案和紙質檔案予以深度分析，就可以從中探索出紙質檔案和電子檔案之間的聯系。電子檔案的不斷發展，其實并不代表紙質檔案就此退出歷史舞臺，它們之間的關聯性也是十分緊密的。老舊式紙質檔案經過長期發展，所形成的理論以及方法等，在某些程度上對電子檔案也同樣適用。國際上普遍認為，機讀檔案的出現不代表要更改檔案學基本原則，檔案管理的一般方法是適用于機讀檔案的。傳統形式上的檔案學理論原則，以“檔案就是歷史記錄”為主，同樣的，其也適用于電子檔案。

首先，從檔案管理原則角度和方法、技術角度等方面進行分析可看出，國內檔案工作基礎性原則，對于電子檔案管理而言，同樣也具備指導效能，紙質檔案管理工作的相關業務原則，應用在電子檔案管理中，也會使其具備一定活力和生命力。紙質檔案工作原則中，其中最為重要的一點便是保障檔案整體完整性和安全性。電子檔案管理工作進行過程中，同樣也要遵循上述原則，電子文件檔案業務方法以及技術等，并不是對當前檔案業務中的環節、手段等全面否定，而是秉承繼承和創新的辯證模式來不斷開拓創新。需要注意的是，電子文件和紙質文件特性方面存在很大不同，但共性也是有目共睹的，徹底剔除現有業務要素和方法要素以及技術要素而“標新立異”的，必然不會取得好的結果。

其次，從檔案歸檔范圍確定角度和檔案內容鑒定角度來分析，不難發現的是，電子檔案歸檔范圍，需要和紙質檔案一樣，都需根據國家檔案局的相關規定行事。因為電子文件特殊性特點存在，拋除擁有考查利用價值的電子文件類型，與之相關的紙質文件類型要一同與之歸檔。和電子文件相關的紙質文件，主要涵蓋了兩類主要內容：第一點是產生電子文件過程中所應用的計算機硬件說明文件，最為常見的就是使用說明書和操作手冊等;第二點是在電子文件形成階段內所存在的紙質文件類型，以系統設計任務書和技術鑒定材料最為典型。上述文件和電子文件之間的關系十分緊密。電子檔案內容鑒定方面，所應用的基本原則和操作標準以及解決辦法等基本和紙質檔案保持一致，電子文件內容鑒定階段，會從紙質文件鑒定的原則和標準以及手段中進行經驗借鑒，比如說文件重要性分析和研究的思路，檔案保管期限表中內含的不同類型文件保管期限等等。電子文件鑒定結果，也具備著去留抉擇特點，還有就是對保留文件的具體保管期限進行恒定。紙質文件鑒定過程中，將基本鑒定思維、基本鑒定原則順勢轉化為明確、具體的保管期限表，這種操作模式在電子文件鑒定中顯得十分關鍵和重要，這樣一來，便可給相關工作人員提供工作依據和保障。紙質文件保管期限，相對比內容方面的電子文件鑒定操作，參考價值很高，但此時因為電子文件擁有著很多新特點、新元素，很多文件價值會隨著科學技術發展而不斷發生變化，所以我們不能單一化的進行之前保管期限表模擬。當務之急就是在積累經驗的基礎上，針對現有電子文件進行科學、專用的保管期限表制定，旨在更好更優的滿足文件內容、信息技術等對檔案保管期限的雙向訴求。

最后是從檔案保管工作角度進行分析，無論何種文件類型的保管，最終都是為人所用。基于上述所言，電子文件和電子檔案保護思想，首當其沖的便是要考慮怎樣長期保存這類文件和檔案且使其安全使用。眾所周知，電子文件載體十分脆弱且壽命有限，若想長期保存就要將電子文件的信息保存在微縮片或者紙張之上。當前諸多檔案館針對現在電子文件的相關技術環節、方法、措施不成熟的現象，對于這些檔案都會留存一份紙質檔案，以備后患。與此同時，電子檔案隨著信息技術產生而出現，發展時間很短，電子檔案保管技術有待提升，不完善之處比比皆是。紙質檔案保管經驗經過多年歷史沉淀較為豐富，之后在此基礎上形成了正規化管理結構體系，保管技術十分嫻熟。電子檔案保管技術若想穩定發展和應用，就需要憑借紙質檔案保管工作經驗和技術作為支撐。

3 電子檔案的劣勢以及與紙質檔案的未來發展趨勢分析

由于電子檔案和紙質檔案之間的關系尤為密切，所以不能拋棄任何一方，一定要實現兩者共同繁榮和共同發展。通過對比，我們看出電子檔案的優異性的確高出紙質檔案很多，但它的局限性也是有目共睹的。

3.1 電子檔案的原始性和真實性得不到保證

傳統文件原始性標準和真實性標準確定，主要分為兩個方面：首先是借助內容和之前載體結合起來加以確認;其次是借助文件固定結構以及基本格式來加以確認。縱觀電子文件，上述意義便不復存在，電子文件內容和電子文件載體結合形式上的變化屢見不鮮，在拷貝之后，復制件和原件二者保持一致。計算機軟硬件系統更新速度很快，所以勢必會將之前的文件在嶄新的軟件中進行格式轉換，旨在維持其可讀性特質。如此操作，原件概念定義十分吃力。從電子文件物質結構角度加以分析，它并不是“清晰可見”的，一般情況下也不會被用戶一方完全掌握。電子文件物質結構和傳統文件物質結構有別，文件原始性和真實性標準遭受撼動，從效能彰顯層面來說，電子文件亟待進行正規化、常態化的邏輯結構構建。

3.2 電子檔案證據性不能得到有效維護

各個國家和地區普遍青睞于傳統信息處理方法和技術操作下所產生的文件類型，以書寫和打印以及復制為主，但是新技術的出現以及復制文件的出現，如果要成為真正證據的話，必須要進行更為深度的審查，由于缺乏標準限制，電子檔案的證據性必然不足。較為正確的做法是，雙套制模式執行尤為必要，也就是說，我們要在保持電子文件的同時，需要將電子文件轉化為相應的紙質文件。

3.3 電子檔案對文件形成過程不能有力體現

紙質文件，因為其內容和載體相互結合，關于文件制作過程和形成過程，借助保存載體的手段便可對分類進行反應，但是電子文件制作過程不固定，除非是同一文件使用不同文件名稱標明，反之就代表電子文件制作階段原有痕跡被剔除了。此類過程被消滅便永久無法修復和還原。所以說，重要的思想和觀點以及政策等，它們形成過程在紙質文件狀態下可以輕松反映出來，但是在電子文件下卻恰恰相反。

3.4 虛擬文件保管度低，造成文件內容不能常規反映

電子文件虛擬性質存在，主要是因為合成文件邏輯表達式所決定，再者就是動態數據單元所決定，最為常見的便是數據庫文件，一般情況下都是調動動態數據庫中的數據單元，之后在此基礎上以邏輯組合的形式加以匯總。需要注意的是，數據文件，其擁有動態性特點，對相關變值、增值業務中的文件，保存問題肯定是要及時作出處理和解決的。

4 結束語

綜上所述，電子檔案和紙質檔案二者共同發展、協作共生，這是未來我國檔案管理的必然發展趨勢和走向，因此我們要從實際角度出發，科學利用二者優點，篩選出最優、最好的管理模式，不斷提升檔案管理效率和質量，推動檔案工作發展進程。

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