淺析基層事業單位檔案管理信息化實現探索

魏乾

摘 要：對于基層事業單位來說，檔案中儲存了大量與單位發展息息相關的資源信息，因此具有非常大的保存價值。但是，我國絕大多數基層事業單位的檔案管理水準都相對落后，檔案的損毀可能為事業單位帶來最大損失。近幾年來，機關事業單位正在探索信息化檔案管理之路。我國基層事業單位檔案管理目前正處于向信息化的探索階段，相關事業單位必須重視信息化管理的一些不足，制定出相應解決措施。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理;信息化;探索

將信息化技術運用到事業單位的檔案管理中是近些年來才提出來的一種理念。如果能將信息化技術應用得當，那么不僅檔案管理的工作效率會顯著提高，檔案信息的安全性也會有所保障。但是，由于事業單位內部的信息化檔案管理處于起步階段，信息化建設水平有限，信息化專業人員匱乏，我國基層事業單位的檔案管理信息化道路依舊任重而道遠。

1 事業單位推進檔案信息化建設的重要性

事業單位的檔案管理工作是事業單位綜合管理工作的重要組成部分，在助力事業單位綜合發展方面發揮著至關重要的作用，合理發揮檔案資源的重要作用，能為事業單位管理決策的制定提供有效的支持。所以在傳統檔案管理工作已經無法滿足事業單位檔案管理需求的情況下，十分有必要結合信息技術的應用推進檔案信息化建設，為事業單位的檔案資源的優化利用提供支持。

2 檔案管理信息化的現存不足

與大數據時代進程相適應的，是基層事業單位檔案管理的信息化水平不斷地提升，使得新時期的事業單位檔案管理呈現出新的特點：一方面，信息化的檔案管理提升了無紙化辦公的水平，不僅使得檔案管理的成本費降低，也大大提高了工作效率，錄入、檢索等多種功能的適用也變得簡便;另一方面，適用信息化的方式進行檔案管理，也有利于加強與其他部門的溝通和交流，便于不同部分之間的協作。當然，目前基層事業單位的信息化檔案管理仍是一種新興的檔案管理模式，因此，還存在著諸多問題，主要表現在以下幾個方面：

1）信息技術應用層次淺。信息技術在檔案管理領域的運用是近幾年來才興起的，檔案管理人員還在不斷對這項技術的應用進行摸索，還未將其功能發揮到極致，也就是說，檔案管理人員還不能夠完全將信息技術的便利性為己所用。

2）檔案信息資源開發不到位。檔案信息資源的應用價值不言而喻，但是我國對檔案信息資源的開發使用狀況并不容樂觀。一方面，許多檔案管理人員認為檔案信息記錄的無非是機關事業單位過去一段時間內發生的大事小情，與單位未來的發展沒有實用價值。另一方面，我國的基層事業單位始終對檔案資料持有保守態度，對這些內部資料不會輕易開放，這就導致很多有使用價值的檔案資料被封存在檔案室中，未發揮其應有的價值。歸根結底，檔案信息資源利用率低下是我國基層單位必須正視的問題。倘若這一問題長期得不到解決，各個事業單位之間的資源共享無法實現，基層事業單位的建設將會受阻。

3）檔案檢索效率低。在檢索檔案信息時，現階段基層單位普遍使用人工檢索和計算機檢索兩種方式。由于計算機的檢索效率相對較高，檔案管理人員很容易產生一種檢索效率和計算機數量成正比的錯覺。因此，很多事業單位為了提高檔案檢索的效率，為檔案管理工作配備了多臺計算機。然而，多部計算機共同進行檢索工作的成效卻并不是累加的，或者說檔案檢索效率低的背后，隱藏的其實是工作人員計算機常識掌握不充分以及事業單位缺乏專業配備的問題。這些問題都亟待解決。

4）安全隱患問題突出。新時期的信息技術在飛速發展，但是基層事業單位的檔案管理卻在緩慢推進。部分管理人員也想努力加快檔案的信息化管理進程，但是急于求成的心態、不完善的檔案管理制度，以及技術的迅速更新換代反而會導致檔案管理安全隱患問題頻出。如果檔案管理的這些漏洞被不法分子有心利用，那么事業單位的自身利益將會受到嚴重影響，甚至有損單位形象。在信息技術的使用過程中，大多數檔案管理人員仍舊停留在信息化檔案管理的學習階段。鄉鎮事業單位會因辦公經費限制，辦公人員在使用計算機辦公時往往會有“一機多用”的現象。由于缺乏專業培訓，基層辦公人員對于網絡安全缺乏基本的常識及經驗，這樣就很容易讓不法分子鉆了空子，使基層事業單位的榮譽受損，使人民大眾的自身利益受損，甚至還有可能會損害到國家的利益。

3 解決事業單位檔案管理信息化建設問題的措施

1）全面提高檔案管理工作人員的素質將信息化技術應用于檔案管理中，能夠減少檔案管理人員的工作量，同時使得檔案管理具有更高的效率與質量，這就是科學技術造福于人類的體現，無論是事業企業本身，還是相應的檔案管理人員，都會通過信息技術來相互提供幫助。因此，為了使得在進行檔案管理的時候，能夠對信息化技術進行更加合理地利用，需要事業單位加強對信息化人才的培養。不僅要定期組織相應的培訓和考核，同時還要積極引起高素質、高技術的信息化人才，最終確保事業單位的檔案管理工作能夠做得更好。

2）對檔案信息資源進行合理開發。由信息化技術應用的現狀可知，檔案信息資源的有效共享還沒有實現，并且受到多種因素的限制，而且這些制約因素還不容易解決。由于一些事業單位的檔案管理信息較為重要，屬于保密性的檔案信息資源不易進行共享。然而還有一些可以被利用開發的檔案信息資源，由于條件的限制也很難實現資源的共享。為了更好地解決這一問題，可以將云計算引入到檔案管理的過程中，從而實現資源的共享。云計算儲存了大量的數據，真正是這個大數據時代的產物，它擁有的龐大的數據庫采用了集中儲存的方式，有專業的高科技人員進行數據庫的分析與管理工作，緊密結合國際尖端科技，提升數據資源安全性和利用效率，跟隨時代的發展與進步，不斷地創新。并且云計算跨越了設備和平臺的限制，在不同用戶終端之間實現了資源共享。

3）加強信息技術應用的安全性。（1）預警和保護措施。為了確保信息技術應用的安全，預警是其較為重要的依據，即所謂的防患于未然，它是作為體系構建的首要環節而存在，因此而具備重要的意義，起到了預見性的作用，它通常是在分析網絡安全性和整個網絡環境的過程中，將精確、科學的評估和預測提供給信息安全保護體系，為了順利完成終極保護任務，在整個計算機網絡信息系統結構中，就需要確保每一個組成部分之間都能夠相互配合，降低網絡信息風險的途徑就是彌補安全漏洞，檢查系統的安全設置，積極采取防御手段來防范惡意入侵，以期提高計算機網絡安全性能。（2）檢測和響應措施。檢測是及時發現入侵行為，響應是及時處理入侵行為，有效防止入侵的根本途徑就是設立安全監控中心，有效檢測并形成一個整體策略，可利用防火墻技術，實現互聯互動、互動互防，及時做出準確的響應來應對入侵行為。

4 結束語

總而言之，在信息化技術發展如此之快的今天，在進行事業單位檔案管理的時候，將信息化技術合理地應用其中意義重大。因此首先需要對檔案管理信息化的建設工作給予足夠的重視，并不斷提高檔案管理人員的信息化水平，從而為我國檔案信息化的建設與管理工作的更好進行打下堅實的基礎。

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