計算機信息技術在人事檔案管理中的應用研究

摘 要：文章以完善管理功能、提升管理水平為切入點，總結計算機信息技術在人事檔案管理中的應用價值。然后基于重視實踐應用、優化人才培養、創新管理方式、細化管理機制四點，提出具體的應用策略。目的是為相關人員提供參考，強化人事檔案管理的整體效果。

關鍵詞：計算機;信息技術;人事檔案;檔案管理

在信息化時代的發展中，計算機信息技術已經被廣泛應用在各個行業的工作中。由于此種技術形式具有獨特的優勢，所以能夠簡化工作流程，最大程度上提升工作質量、工作效率，并彌補傳統方式的不足。如果可以將該技術應用在人事檔案管理中，必然可以提升信息化水平，減少管理工作的失誤等，并提高檔案信息的利用率。

1 計算機信息技術在人事檔案管理中的應用價值

1.1 完善管理功能

通過對計算機信息技術的合理運用，能夠充分發揮其自動掃描的價值，實現對檔案信息的自動錄取。其中，計算機信息技術可以將電子信號直接轉化為可以識別的信號，能夠有效解決人工錄入存在的失誤問題，從而有效提高人事檔案管理內容的準確性。采用自動的方式對人事檔案進行管理，可以實現對大部分數據信息的壓縮，從而將其存儲在管理系統中。實際上，如果采用計算機信息技術對人事檔案進行管理，能夠對其中的視頻資料、聲音資料、文字資料、圖像資料予以針對性處理。這一過程中，可以充分發揮計算機的編目功能、自動檢測功能，提高檔案管理的完善性，最大程度上彰顯管理系統的功能價值，并有效降低人事檔案管理人員的工作量[1]。

1.2 提升管理水平

受大數據技術的影響，人事檔案管理所涉及的信息量、信息類型不斷增加，導致檔案管理的系統需要進一步提升，并擴大檔案管理信息體系。從當前的情況來看，現行的管理技術并不能滿足人事檔案數據信息增長的需求，導致大部分檔案資料無法被妥善管理，削弱了檔案管理的有效性。因此，如果將計算機信息技術應用在其中，能夠實現對檔案的全面搜索、系統保存。具體而言，如果實現對數據庫方式的合理運用，可以提高檔案管理的工作效率，主要包括數據分類、數據登記、數據接收等，且可直接對聲像資料，文字表格等內容予以快速、直接的處理。另外，以計算機信息技術為基礎開展檔案管理工作，還能夠結合不同的角度對數據予以處理，從而可以充分發揮計算機技術的多種功能，提高認識檔案管理的整體水平。

2 計算機信息技術在人事檔案管理中的應用策略

2.1 重視實踐應用

為了能夠將計算機信息技術合理應用在人事檔案管理中，相關人員必須加大對實踐應用的重視，目的是發揮該項技術的作用，實現對管理方式模式的創新與調整。因此，工作人員需要將計算機信息技術主動應用在人事檔案管理中，并制定與之相關的方案、計劃。為了實現這一目標，需要在人事檔案管理工作中投入更多的財力、物力、人力，并加大計算機軟件設備、硬件設備的投入，建立更具規范性、現代化的人事檔案管理體系。在人事檔案管理工作期間，對于數字化信息的形成、發送、識別、傳輸以及控制的環節，應該充分發揮計算機信息技術的功能，實現對其中信息的拓展、利用，并對復雜的數據結構進行整合歸納。通過這一方式，可以在海量的數據中實現對有價值信息的挖掘，便于利用人事檔案信息實現對潛在風險的分析、控制。只有如此，才能夠制定具有針對性的解決方案，彰顯人事檔案管理的價值。實際上，在人事檔案管理中實現對計算機信息化技術的應用，還能夠發揮管理人員的潛力，使其對其中的數據信息予以更具準確性的分析，有效提高人事檔案管理方式的科學性，滿足新時期發展對于管理工作的需求[2]。

2.2 優化人才培養

在人事檔案管理工作中，要想充分發揮計算機信息技術的價值，需要進一步提高管理人員的能力水平。為此，相關部門需要加大對人才培養的重視，并制定合理的培養計劃，實現對人才能力的提升。具體而言，在人才培訓方面需要聘請具有專業技能的人員，實現對內部管理人員的教育、培訓，以此來共享管理知識、管理經驗。這種方式的應用，便于人事檔案管理人員掌握更加先進的計算機技術，從而實現對設備的熟練操作。長此以往，人事檔案管理的專業人員能夠成長為綜合性人才，符合社會的發展趨勢。除此之外，相關部門還應該對計算機信息技術的檔案管理人員操作能力進行培養提升，使其能夠在日常工作中最大程度發揮計算機信息技術的作用，對人事檔案管理期間存在的問題予以合理解決。通過長久的人才培養，能夠在內部形成良好的文化氛圍、人事檔案管理氛圍，對于調動管理人員的積極性具有重要意義。同時也可以深化計算機信息技術的應用價值，提高檔案管理的整體效果。

2.3 創新管理方式

對于人事檔案管理人員而言，除了需要掌握基礎的計算機技能之外，還應該具備辯證性的思維方式。具體而言，在運用計算機信息技術開展人事檔案管理的過程中，需要制定更具完善的管理體系，實現對各項工作內容、責任、義務的界定與劃分，確保檔案管理能夠達到一絲不茍的效果。同時，還應該結合部門的實際需求，對以往的紙質檔案管理方式進行創新，充分展現計算機信息技術的優勢，實現對檔案的電子化管理。其中，在運用計算機進行管理的過程中，必須對人事檔案的內容進行分類，將其作為基礎建設檢索引擎。也就是說，如果在日后的工作中需要對檔案信息進行利用，那么可以輸入關鍵字、關鍵詞實現對檔案的調取。這種方式的應用，能夠解決傳統紙質檔案管理中資料利用率低的問題，現在根本上實現數字化管理的目標。

2.4 細化管理機制

雖然計算機信息技術在人事檔案管理中具有不可比擬的優勢，但受網絡等因素的影響，也存在諸多安全性問題，因此需要在管理期間細化相關機制，最大程度上增強檔案管理的安全性。例如：設計人事檔案信息化管理體系的過程中，需要充分發揮防火墻技術、病毒技術的價值，實現對安全隱患的預防、規避。另外為了確保人事檔案信息能夠得到安全合理的利用，還需要利用指紋技術、面部識別技術等，結合工作人員的職責、權利，對信息的查詢范圍進行確定。在這一基礎上，能夠確保人事檔案信息利用的合理性，避免出現信息泄露等安全性問題。由此發現，運用計算機信息技術開展人事檔案管理工作期間，應該對以往的管理機制進行細化，使其明確不同人員的職責義務，實現對檔案內容的保護。

3 結語

綜上所述，本文詳細闡述了人事檔案管理中應用計算機信息技術的價值，并結合自身的經驗提出了具體的策略、建議。為了切實展現技術的優勢，必須將其落實在實踐工作中，同時通過人才培養、創新方式、細化機制等方式為其提供保障。長此以往，可以形成全新的人事檔案管理局面，順應新時期的發展趨勢。

參考文獻

[1]高鵬.計算機信息技術在現代高校圖書館檔案管理中的應用[J].中國新通信，2019，21（03）：81.

[2]徐彩云.計算機信息處理技術在人事檔案信息化進程中的應用淺析[J].數字通信世界，2018（09）：209-210.

作者簡介

嚴浩文（1986-），男，山西省臨縣人，本科，畢業于東北師范大學，中級經濟師，研究方向：檔案。