電子檔案在單位檔案管理中的有效運用

摘 要：電子檔案是信息化時代，檔案管理發展的主要趨勢，尤其針對金融業的檔案管理，通過現代化的技術手段實現對檔案信息的共享和利用，提高檔案管理效率的同時還能降低人員成本，是金融企業進行現代化管理的一個重要手段。因此，本文對電子檔案在檔案管理中的運用進行研究，試圖為之提供行之有效的可行性建議。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;管理體制

檔案的形式和內容具有一些原始的標記，其中包括形成日期、簽名以及檔案本身物質載體的形式，這些原始的印記充分體現了檔案的記錄性質，并且決定了檔案管理工作的獨特性。檔案管理主要是通過科學的理論和方法進行收集、保管、整理和開發利用各種門類和載體的檔案。在信息化時代，電子檔案在金融業檔案管理中的應用越來越普遍，通過網絡實現檔案信息的綜合利用，提升檔案管理工作效率的同時降低檔案管理工作的人力成本。電子檔案管理依托于現代互聯網技術，網絡擴大了檔案數據采集的容量，巨大的信息量使得檔案的描述內容更加繁瑣。此外，電子文件的數據單元可以隨時隨地進行拆分和組合，這就使得掌握數據單元的來源信息尤為重要。

1 電子檔案特點及優勢評價

電子檔案區別于傳統的紙質檔案，主要是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，在互聯網進行信息傳播，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。現階段，電子檔案所采用的介質主要有磁盤、磁帶以及光盤。電子檔案歸檔主要通過磁帶和光盤完成。在互聯網時代，電子檔案很大一部分通過互聯網進行資源共享，這就使得電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在網絡空間，提高了檔案利用的便利性。相較于傳統的紙質檔案，電子檔案信息具有非人工識讀性、信息存儲的高密度性、信息與載體之間的可分離性、多種信息媒體的繼承性以及系統依賴性等特點。

信息化時代，電子技術和計算機技術迅速向各行各業滲透，傳統的紙張工作環境正在向電子環境遷移，并且朝著無紙化、電子化方向發展。在電子信息高速發展的大背景下，電子文件種類日益豐富，包括電子檔案、數據庫文件、視頻文件，電子文件格式多樣化、更新速度快，在各部門以及各領域當中，電子檔案的應用更加廣泛。

在電子檔案管理過程中，人、系統以及技術是密不可分，相互影響的整體，需要對其進行集成化管理，而人是最主要，也是最具影響的因素。越來越多的企業已經認識到電子檔案管理的重要性，將電子檔案管理納入企業發展戰略以及配套的保障體系當中。在電子檔案管理當中建立一個更加全和科學的系統，變革傳統的檔案管理方法，在信息化時代重塑檔案管理的角色，并將其應用于實際生產當中，每個人都要成為檔案管理的參與者，承擔行營的社會責任。電子檔案管理技術的進步要求檔案管理從業人員劇本新的技術和能力，尤其是在大數據環境下，數據增長迅猛，電子檔案出現冗余過載現象，由此導致大量的數據信息缺乏背景信息，檔案的真實性和準確性難以保證，而對于檔案管理人員而言，從大量的電子檔案中確定出有價值的數據就顯得格外困難。因此，探索符合時代潮流的電子檔案管理的技術勢在必行。

2 電子檔案管理模式的運用

我國關于電子檔案管理的研究從20世紀80年代開始起步的，現階段關注的重點是開發相關核心技術和產品，改善我國電子檔案管理的整體水平。電子檔案是開展業務活動所需要的重要信息元，這些信息可以為業務決策以及后續活動提供有力支持，因此，檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求。下面就對電子檔案管理的運用進行闡述：

2.1 文檔信息利用一體化建設

文檔信息利用一體化建設，可以直接通過文檔檢索系統查找所需要的文件檔案。在網絡技術日趨成熟的今天，辦公自動化程度越來越高，檔案管理也逐漸朝著網絡化的方向發展，在辦公自動化條件下，人們可以隨時隨地通過網絡進行文件傳輸，文件和檔案之間不再有明確的劃分界限，利用文檔一體化管理軟件，人們可以隨時將已處理完畢的文件歸檔。文檔一體化系統是實現電子文件全過程管理的重要平臺，在文檔一體化系統中，可以對電子文件的產生、運轉、歸檔管理或者銷毀的全過程實施管理和控制，確保電子文檔的真實性和完整性。

2.2 電子檔案管理的標準化建設

加強電子檔案管理的標準化建設，從電子檔案管理系統標準化建設、管理制度標準化入手，對電子檔案自身標準化建設，電子檔案的載體以及格式將是核心部分，元數據作為描述電子檔案存在的數據單元，僵尸推進電子檔案自身標準化建設的重點。在電子檔案管理系統標準化建設方面，需要進一步明確電子檔案管理系統的功能需求標準及其實現方式，可以借鑒國外成熟的電子檔案管理系統設計標準。在電子檔案管理制度標準化建設方面，可以從頂層設計、基層建設、區域協作三個方面進行重點研究。

2.3 電子檔案的安全化管理

在信息化時代，互聯網給人們提供了信息資源共享的平臺，帶給人們更多便利的同時，安全問題也成為人們關注的焦點。在電子檔案管理工作中，構建系統、健全的安全保障體系，對企事業單位尤其是金融業有著非常重要的意義。確保電子檔案的安全性，是需要保護其中每一個客戶信息的完整性和隱私，在硬件方面，需要通過服務器運行狀態監控來實時監控硬件設備的運行狀態;網絡安全方面，需要對存儲在服務器中的電子檔案進行定期檢測和掃描，避免感染病毒，同時通過防火墻來保障內外網的安全。另外，電子檔案管理當中，人是關鍵要素，檔案管理人員要提高自身的安全素養和安全管理意識，防患于未然。

3 總結

綜上所述，信息化時代數據信息不斷擴增，人們工作生活記錄以及交流和業務辦理過程中會產生大量的數據信息，其中長期保存的部分成為檔案。檔案作為一種重要的信息源，已經成為企業管理的重點，對于檔案信息的存儲、傳遞、利用提出了更高的要求。電子檔案的出現帶給人們更多方便的同時，也給管理者帶來了一些困擾，電子信息更靈活、安全風險較大，企業需要獲取準確有效的信息，就需要進行科學管理。

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作者簡介

張曉靜，女，本科，中國人民銀行濟南分行，研究方向：檔案管理。