分析企業檔案管理的網絡信息化及開發利用

張潔麗

摘 要：為了能夠進一步有效提升社會生產效率，并且極大提升企業的工作質量，當前我國有很多企業已經逐漸將網絡信息化技術運用在了企業的檔案管理工作中，尤其是在現如今我國網絡信息技術不斷壯大和發展的過程中越來越受到人們的重視。企業管理者重點考慮的問題之一便是如何才能通過有效的檔案管理提升企業經營管理質量。本文將對企業檔案管理的網絡信息化現存問題進行分析，同時制定出提高企業檔案管理的網絡信息的策略，旨在為企業良性發展提供核心動力。

關鍵詞：企業檔案;管理;網絡信息化;利用

在人類歷史以及文明發展過程中，作為一種極其重要的信息資源，檔案一直都在發揮著非常重要的作用。在這個信息騰飛的時代中，為了能夠讓企業擁有核心的競爭力，必需要將信息技術充分運用在企業的檔案管理中，同時不斷提升檔案管理的效率以及質量，傳統的紙質檔案管理模式早已難以滿足當今的企業需求，尤其是在企業檔案資料成井噴式增長的時代，網絡信息化逐漸突顯出其自身的優勢。

1 將信息化建設運用于企業檔案管理的意義

企業檔案管理信息化建設是現代化建設以及管理的主要方向和目標，與傳統的紙質化檔案相比較，檔案的信息化管理能夠幫助企業健康、平穩的發展，同時還能夠進一步提升企業工作質量以及效率。因此在當前這種信息時代背景下，企業發展檔案網絡的信息化管理早已成為了趨勢，更是保障檔案管理質量以及效率的根本措施。

1.1 可以有效提升企業的效率

針對于一個企業而言，日常管理工作中最為重要的工作之一便是對眾多文件信息進行管理，包括聲像檔案、科技檔案、文書檔案、特殊檔案以及會計檔案等。過去大部分企業均會選擇采用紙質檔案管理，這會導致出現諸多的弊端，例如占用大量的空間、配置相關的人員對紙質檔案進行單獨的管理以及存儲，變相的增加了企業工作人員的工作量，同時在對檔案管理時容易出現差錯，因此紙質檔案管理早已跟不上社會發展的需求。檔案管理的網絡信息化建設有巨大的存儲空間，更加利于今后的查閱和歸類，從而能夠有效節省工作時間，將繁重的檔案管理工作交給計算機即可處理，可為企業節省很大的財力、人力以及物力。

1.2 便于信息分享以及查詢

檔案的信息搜索以及分享功能是信息化檔案管理系統中的一大亮點，因其具有關鍵詞查詢功能，使得工作人員僅需輸入相關的關鍵詞以及詞組就能夠及時找到所需要的資料，這種方式在提升檔案管理工作效率以及質量的同時，也使得相關的工作更加的便捷，更加充分的利用檔案信息。

2 企業檔案管理中現存的問題

2.1 檔案管理模式落后

從目前的情況上看，企業檔案管理受到影響的根本原因在于部分企業依舊沒有真正實現自動化以及數字化，企業的檔案管理質量不能夠滿足我國社會發展的基本需求，尤其是在這個數字檔案管理技術以及計算機技術充分融入到社會各個領域的時代里，檔案管理必須要跟上社會發展的步伐。即便部分企業加入了數字技術以及計算機技術，也并沒有根據文書檔案的特點以及相關性質，制定軟件管理系統，從而使很多管理系統并沒有充分發揮出應有的價值。

2.2 相關人員的自身素質有待加強

針對于企業的檔案管理崗位而言，必需要求相關的工作人員具備良好的綜合實踐能力、協調能力以及組織能力，同時還需要具備優秀的檔案管理技術以及專業素質。但就目前情況上看，我國部分檔案管理人員并沒有將相關的工作落實到實處，并沒有形成統一的檔案目錄，在工作中由于不仔細，不細心而導致的馬虎情況時有發生。

3 企業檔案管理信息化建設有效實施辦法

3.1 增強計算機的安全性

信息化檔案管理雖然帶來了很多的好處，但同時也對檔案信息的安全性造成了一定的影響，計算機病毒以及數據信息存在網絡泄露等安全問題必須要解決，才能夠保證檔案管理信息化沒有后顧之憂。為盡可能降低安全風險，企業首先應當保證電腦中不含病毒。電腦中應該安裝一些功能強大的殺毒軟件以及網絡防火墻，幫助電腦防御黑客以及不良病毒的攻擊。針對這些安裝的殺毒軟件，應該定期進行病毒檢驗，同時，定期對系統進行更新升級，保證這些軟件的有效性。另外，公司應該建立嚴明的管理條例，避免工作人員在電腦上下載與工作內容無關的軟件、視頻等，一方面是為了形成良好的工作環境。另一方面也是為了減少電腦被網絡病毒感染的可能性。要專門設置一個電腦修理的崗位，當企業電腦出現問題時，可以安排這個崗位的工作人員進行解決，避免因外部人員修理電腦而使得電腦中的檔案信息遭到泄露，影響檔案的安全性。為了完善管理措施，檔案管理軟件應該設置明確的訪問權限，出臺專門針對于檔案管理軟件的相關政策。嚴格界定每個人的工作權利與責任義務，使責權相符，在出現問題時也能夠及時找到相關責任人，便于及時止損。企業應當與檔案管理人員簽訂嚴格的檔案管理保密協議，利用法律的權威保護企業檔案，防止重要信息被竊取，造成企業的經濟資源以及人才資源損失。

3.2 開發專屬于企業的檔案管理系統

當前市面上名氣比較大的檔案管理軟件屈指可數，因此很多公司在打造信息化檔案管理系統時，運用到都是同一套軟件。這種軟件雖然得到了大眾的認可，基礎功能比較齊全。但是不同企業的經營管理方式不一致，因此對于檔案管理軟件的細節要求肯定也不同。在企業財力允許的情況下，可以根據自身的管理方式、經營特點以及檔案的分類特點，與相關的軟件開發公司進行合作，或者讓企業內部專門從事軟件開發的部門進行自主研究，打造一套與自身條件最相匹配的檔案管理軟件。另外在改變軟件之后，也應該對配套的硬件進行升級，包括電腦的基本配置，通信網絡等。從軟件和硬件兩個方面提高企業檔案管理系統的質量，幫助管理人員更加高效的展開工作。

3.3 提高信息化檔案管理人員的專業度

在信息化的環境下，雖然很多工作直接利用電腦就可以完成，但是工作人員作為完成這一工作的實際操作者以及電腦的管理者，仍然需要提升自己的專業能力，以便充分實現人機結合，提高檔案管理工作的安全性以及工作效率。在招聘人才時，員工除了要具有專業的檔案管理知識之外，還必須能夠熟練地掌握相關的電腦基本辦公軟件以及檔案管理軟件。公司要委派專人進行上崗前的職業培訓，讓新員工了解公司的檔案管理特色以及軟件具體操作步驟。除此之外，定期組織檔案管理的相關培訓，讓員工不斷學習關于檔案管理的思想觀念以及技術方法，做到與時俱進。比如可以定期組織黨建活動，用黨的優秀思想對員工進行正面教育，幫助他們建立良好的職業素質。同時企業也要以優質的薪資福利聘請更多的專業人才，建設一支專業能力強大的檔案管理隊伍?？偠灾畬τ跈n案管理的人才組織的建設企業應該高度重視，這是提升檔案管理工作的重要保障。

4 結束語

企業的檔案管理工作能夠幫助企業更好的進行生產運營工作，相當于企業的后勤部隊。只有后勤工作效率提升了，才能夠幫助前線人員沒有后顧之憂，順利完成工作。企業要重視檔案管理工作，加大對于人、財、物的投入，確保檔案管理工作在信息化的環境下順利進行。

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