新時(shí)代下會(huì)計(jì)電子檔案在中小企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)狀和對(duì)策探究

王郁琴

摘 要：隨著政治經(jīng)濟(jì)文化的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，能夠直觀、深刻地反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，為國(guó)家制訂宏觀的經(jīng)濟(jì)政策提供了重要的參考依據(jù)。本文結(jié)合工作實(shí)踐，通過(guò)會(huì)計(jì)電子檔案在中小企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探究實(shí)際應(yīng)用中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并對(duì)存在的問(wèn)題從多個(gè)角度提出對(duì)策建議，希望對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)電子檔案的管理利用提供幫助。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電子檔案;中小企業(yè);對(duì)策

1 會(huì)計(jì)電子檔案在中小企業(yè)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)今，會(huì)計(jì)電算化和會(huì)計(jì)電子檔案已經(jīng)由曾經(jīng)會(huì)計(jì)課本上的概述和展望正在一步步走進(jìn)現(xiàn)實(shí)，走進(jìn)各大企業(yè)日常的會(huì)計(jì)事務(wù)中。和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，會(huì)計(jì)電子檔案在中小企業(yè)的應(yīng)用有著以下優(yōu)勢(shì)：

第一，會(huì)計(jì)電子檔案的使用有助于節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。發(fā)票是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，也是企業(yè)資金流向、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要鑒證。國(guó)家稅務(wù)總局于2013年2月頒布的《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》第三條指出“國(guó)家積極推廣使用網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理系統(tǒng)開具發(fā)票”;2017年3月發(fā)布的《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于進(jìn)一步做好電子增值稅普通發(fā)票推行工作的指導(dǎo)意見》中明確表示要高度重視電子發(fā)票的推行工作和電子發(fā)票的法律效力、基本用途和基本使用規(guī)定與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的紙質(zhì)發(fā)票相同。對(duì)于資金本不寬裕的中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，電子發(fā)票不僅簡(jiǎn)化了操作流程，節(jié)省了打印紙質(zhì)發(fā)票的成本，也節(jié)省了企業(yè)財(cái)務(wù)人員往返于當(dāng)?shù)囟愂詹块T辦理發(fā)票事務(wù)的時(shí)間成本。

第二，會(huì)計(jì)電子檔案的使用有助于提高會(huì)計(jì)賬目管理效率。以銀行對(duì)賬單為例，過(guò)去銀行對(duì)賬單的使用需要本企業(yè)出納帶回或銀行專人派送至企業(yè)單位，企業(yè)單位核準(zhǔn)蓋章后，再將對(duì)賬單送回銀行完成對(duì)賬，整個(gè)過(guò)程流程長(zhǎng)，企業(yè)還需要反復(fù)確認(rèn)核算后填寫余額調(diào)節(jié)表來(lái)處理未達(dá)賬項(xiàng)等因時(shí)間差產(chǎn)生的現(xiàn)金差額。現(xiàn)在，會(huì)計(jì)電子檔案的使用使得企業(yè)可以直接通過(guò)連接銀行客戶端的方式獲得電子銀行回單，根據(jù)回單編制電子憑證實(shí)現(xiàn)電子對(duì)賬，在進(jìn)一步節(jié)省人力成本的同時(shí)提升了賬目管理效率。

第三，會(huì)計(jì)電子檔案的使用有助于改變“重核算，輕管理”的會(huì)計(jì)工作思維定式。以手動(dòng)記賬為主體的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作模式為例，會(huì)計(jì)人員在制作各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，面對(duì)浩如煙海的會(huì)計(jì)憑證只能依靠計(jì)算器之類的工具進(jìn)行單項(xiàng)的計(jì)算，長(zhǎng)時(shí)間的計(jì)算和翻閱中難免會(huì)出現(xiàn)各種失誤，只得通過(guò)對(duì)賬反復(fù)核算發(fā)現(xiàn)并修正錯(cuò)誤，長(zhǎng)此以往形成了“核算為主”的會(huì)計(jì)工作思維定式。而會(huì)計(jì)電子檔案和ERP系統(tǒng)的結(jié)合利用了計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大計(jì)算能力，自動(dòng)報(bào)錯(cuò)并自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表，大幅減少了核算時(shí)間，將會(huì)計(jì)工作由片面的“憑證管理”走進(jìn)真正的“企業(yè)管理”之中。

2 會(huì)計(jì)電子檔案在中小企業(yè)應(yīng)用存在的問(wèn)題

2.1 中小企業(yè)人員組織結(jié)構(gòu)不完善，電子檔案管理體系不健全，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用存在會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

一般來(lái)說(shuō)，中小型企業(yè)受制于空間、成本等諸多方面的限制，沒(méi)有余地和資金設(shè)立專門的檔案室、檔案員和存儲(chǔ)設(shè)備;一人多崗的現(xiàn)象非常普遍，很多中小企業(yè)的會(huì)計(jì)人員都另外負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電子檔案的收集、整理工作。會(huì)計(jì)電子檔案得不到專人專項(xiàng)的有效保管，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、數(shù)據(jù)損壞、電子檔案未備份的情況，對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性、完整性造成了很大的破壞。同時(shí)，會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的保存不合規(guī)范的現(xiàn)象非常普遍，很多會(huì)計(jì)電子檔案的管理人員都將電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的保存同紙質(zhì)檔案的保存進(jìn)行簡(jiǎn)單的類比;中小企業(yè)也沒(méi)有設(shè)立規(guī)范且系統(tǒng)的電子檔案及其存儲(chǔ)介質(zhì)的保存辦法，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)丟失、無(wú)法讀取。不健全的管理結(jié)構(gòu)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的增加，這是體量小、抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的中小企業(yè)斷然不能接受的。

2.2 會(huì)計(jì)電算化軟件數(shù)量多、質(zhì)量參差不齊導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案的生成和利用存在安全性隱患

會(huì)計(jì)電子檔案由電子會(huì)計(jì)賬簿、電子財(cái)務(wù)報(bào)表、電子會(huì)計(jì)憑證和其他電子會(huì)計(jì)檔案這四大類組成，生成會(huì)計(jì)電子檔案離不開會(huì)計(jì)電算化軟件。但是，目前的會(huì)計(jì)電算化軟件市場(chǎng)存在魚龍混雜的情況;同時(shí)，大多數(shù)中小企業(yè)因?yàn)闃I(yè)務(wù)較為單一，在電算化軟件的選擇上存在一定困難;不同企業(yè)使用不同的電算化系統(tǒng)很大概率出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容，不能良好對(duì)接;有些中小企業(yè)主甚至因?yàn)椤皥D便宜”選擇在互聯(lián)網(wǎng)上自行下載盜版電算化系統(tǒng)。這對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的安全性造成了極大的破壞，嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)電子檔案的生成和后續(xù)利用，增加企業(yè)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 中小企業(yè)決策者的刻板思維導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案利用率低下

不僅在會(huì)計(jì)工作中存在“重核算，輕管理”的思維定式，現(xiàn)今大多數(shù)中小企業(yè)決策者還抱著過(guò)去的“實(shí)物檔案為主，電子檔案為輔”的舊印象，對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理不重視、不信任。在2016年生效的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確表示允許符合條件的會(huì)計(jì)檔案只建立電子檔案，不建立紙質(zhì)檔案，從法律上確認(rèn)了會(huì)計(jì)電子檔案同之前的紙質(zhì)檔案擁有相同的法律效力。會(huì)計(jì)電子檔案法律上獲得了肯定卻在中小企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作中“遇冷”，沒(méi)有得到足夠的重視，自然使得會(huì)計(jì)電子檔案管理水平不高，利用率低，無(wú)法參與企業(yè)決策，這對(duì)于新時(shí)代的企業(yè)來(lái)說(shuō)，不依靠時(shí)效性強(qiáng)的會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行分析和決策，其損失不可估量。

3 中小企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案應(yīng)用的若干對(duì)策

3.1 會(huì)計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平

在新時(shí)代下，“終身學(xué)習(xí)”、“復(fù)合型人才”正成為新的主流，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。要管好電子會(huì)計(jì)檔案，首先必須樹立對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)政策規(guī)定，熟悉電算化軟件操作和學(xué)習(xí)檔案信息安全的相關(guān)理論，從而提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平;同時(shí)，會(huì)計(jì)電子檔案管理人員也應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到自己正從“操作者”向“管理者”的角色轉(zhuǎn)變，收好、管好會(huì)計(jì)電子檔案的同時(shí)積極推動(dòng)會(huì)計(jì)電子檔案的利用，讓檔案為決策保駕護(hù)航。

3.2 中小企業(yè)決策者應(yīng)轉(zhuǎn)變舊有思維，有效利用會(huì)計(jì)電子檔案

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)支付將成為這個(gè)時(shí)代新的標(biāo)志。在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境下，檔案所具有的原始記錄性和真實(shí)性愈加成為決策的重要依據(jù)。作為中小企業(yè)的決策者，應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性、時(shí)效性對(duì)于形成正確決策的重要性、對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案工作和電算化軟件形成足夠的重視，從而降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和安全風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)利用中小企業(yè)“船小好調(diào)頭”的優(yōu)勢(shì)，迅速讓企業(yè)發(fā)展進(jìn)入正軌，為中國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)添磚加瓦。

3.3 檔案管理部門應(yīng)開辟新的學(xué)習(xí)渠道，助力中小企業(yè)檔案工作

針對(duì)中小企業(yè)人員流動(dòng)性大的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)廣泛利用新環(huán)境下新的傳播形式，開辟新的學(xué)習(xí)渠道，讓會(huì)計(jì)電子檔案管理人員迅速理解工作重難點(diǎn)，正確管理會(huì)計(jì)電子檔案。在新個(gè)稅政策實(shí)施之時(shí)，湖北省稅務(wù)局迅速在官方網(wǎng)站、官方微信公眾號(hào)和斗魚直播平臺(tái)上“直播”新個(gè)稅政策解讀和計(jì)算方式，并制作動(dòng)畫和直播視頻供公眾下載，取得了較好的成效。檔案管理部門也能通過(guò)各種公共課平臺(tái)、直播平臺(tái)進(jìn)行授課，利用網(wǎng)絡(luò)媒體受眾廣、全時(shí)段、可回放的優(yōu)勢(shì)，讓會(huì)計(jì)電子檔案管理人員足不出戶便可學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理內(nèi)容;而面對(duì)各類電算化軟件兼容性差，會(huì)計(jì)電子檔案無(wú)法正常利用的情況，則需要檔案管理部門同財(cái)政部門、審計(jì)部門加強(qiáng)合作，以出臺(tái)一套可行性好、滿足廣大需求的會(huì)計(jì)電算化軟件標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門助力、扶持中小企業(yè)發(fā)展，也為我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。