大數據視角下辦公室文書檔案管理的創新思路

王楊

摘 要：近些年來，辦公室工作量不斷增多，由此產生的檔案資源也隨之增加，文書檔案管理面臨著新的挑戰。為此，應當以何種方式開展文書檔案管理工作，切實發揮文書檔案在決策咨詢、信息參考以及信息支撐領域的作用，亟待檔案管理人員思考和探究。基于此，本文從大數據技術的視角，就文書檔案管理工作提出自己的看法，希望能夠提升檔案管理人員運用大數據技術的能力，幫助檔案管理人員樹立大數據思維，實現文書當納管理的轉型升級。

關鍵詞：文書檔案;大數據;共享;檢索

大數據技術的出現和發展，為檔案管理人員檢索、收集、整合以及分析檔案資源提供了便利，有效降低了文書檔案管理的繁瑣性以及難度。然而，現實生活中也有部分單位忽視大數據技術的應用，導致檔案數字化建設以及信息化建設滯后，影響了文書檔案管理的效率以及質量。因此，有必要從理論層面就文書檔案管理工作展開闡述，尋求文書檔案的管理路徑。

1 大數據視角下辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 節約檔案管理成本，實現檔案現代化管理的必然要求

大數據視角下的文書檔案管理工作本質上是一種數字化管理，即對文書檔案進行數字化處理。一方面，文書檔案經過數字化處理后，能夠有效減少文書檔案管理的成本，避免人力、物力以及此財力的浪費。另一方面，將大數據技術應用至文書檔案管理領域，打造互聯共享的文書檔案管理機制，可以滿足多個主體的檔案需求，實現檔案現代化管理[1]。

1.2 發揮文書檔案價值，避免資源浪費的內在舉措

文書檔案具有很強的憑證價值、參考價值，能夠為單位管理者擬定決策以及開展管理工作提供信息參考、信息咨詢。過去一段時間內，部分單位文書檔案收集、整合以及開發利用的效率不高，難以為單位管理者提供相應的信息幫助，降低了文書檔案的價值。為此，有必要將大數據技術融入到文書檔案管理工作當中，提升文書檔案管理效率以及質量的同時，進一步對文書檔案進行開發和利用。除此之外，將大數據技術融入到文書檔案管理領域，可以提升文書檔案檢索效率，防止因檔案數量增加而導致檔案檢索效率降低的問題出現。

2 大數據視角下辦公室文書檔案管理存在的主要問題

2.1 大數據技術的應用層次低，文書檔案管理實效低下

當前，部分單位對于大數據技術的應用層次不高，大數據技術與文書檔案管理脫軌問題嚴重。第一，部分單位沒有將大數據技術應用至文書檔案收集領域，難以最大限度地挖掘并收集相應的文書檔案資源，不利于后期的文書檔案編纂工作、文書檔案專題匯編工作以及檔案專題建設工作[2]。第二，部分單位沒有將大數據技術應用至文書檔案共享領域，不利于檔案成本的節約，難以最大限度地發揮文書檔案的價值。

2.2 文書檔案安全管理不足，影響文書檔案的使用

大數據背景下，文書檔案需要依托于物聯網或者互聯網進行管理，容易遭受網絡環境中病毒程序的攻擊，進而影響文書檔案后期的使用。第一，部分單位只是單純地利用防火墻技術以及殺毒軟件來防范病毒程序，難以適應新形勢文書檔案管理的要求[3]。第二，部分單位沒有做好事前備份工作，導致文書檔案在傳輸過程中發生亂碼、遺失以及損毀的問題后，缺乏可供參照和對比的原始檔案，進而影響文書檔案的真實性、原始性以及準確性，難以發揮出文書檔案決策咨詢的作用。

2.3 檔案管理人員尚未樹立大數據思維，對大數據技術缺乏了解

當前，部分單位檔案管理人員尚未樹立大數據思維，難以真正將大數據技術融入到文書檔案管理當中。第一，部分單位培訓工作滯后，缺乏統籌規劃，導致培訓內容單一。檔案管理人員在缺乏培訓的情況下，難以綜合利用大數據技術以及其他信息化技術，不利于文書檔案數字化建設工作。第二，部分單位培訓模式缺乏創新，忽視了人才交流在培訓中的作用，導致檔案管理人員無法充分了解大數據技術管理模式的具體特點以及發展趨勢。

3 大數據視角下辦公室文書檔案管理的創新思路

3.1 深化大數據技術的應用，提升文書檔案管理實效

大數據時代，單位必須要深化大數據技術的應用，打造大數據管理模式。第一，檔案管理人員可以通過大數據技術對文書檔案資源進行收集，擴充文書檔案的內容，進一步為單位內部其他部門提供信息參考，滿足檔案需求主體的檔案需求。同時，檔案管理人員可以結合文書檔案編纂工作、文書檔案專題匯編工作以及檔案專題建設工作的需要，綜合挖掘并收集政策文件、法律法規以及其他文件，進一步提升文書檔案管理實效。第二，檔案管理人員可以利用大數據技術來打造檔案共享機制，有效節約檔案管理成本，進一步延伸文書檔案管理的價值鏈。上下級單位以及業務關聯單位之間構建檔案共享服務平臺后，可以通過大數據技術對文書檔案進行高效檢索，及時將符合要求的檔案資源調取出來，真正實現高效共享以及實時共享。

3.2 重視文書檔案安全管理，彰顯文書檔案的價值

只有充分保障文書檔案的安全，才不會影響文書檔案的真實性、原始性以及準確性。為此，檔案管理人員可以從以下角度入手，切實提升文書檔案管理實效。第一，檔案管理人員可以探索將內網監控技術、區塊鏈技術、數字加密技術、訪問權限技術、數字水印技術融入到文書檔案管理的各個環節，搭建全方位的安全管理體系。第二，檔案管理人員要加強事前備份工作，加快與百度云、360云盤以及微云等服務商的合作，實現云儲存終端與檔案管理系統的自動關聯，打造自動備份的文書檔案管理機制。

3.3 重視復合型人才建設，提升檔案管理人員應用大戶數據技術的能力

第一，單位要做好總體規劃和布局，建立健全人才培訓機制，切實提升檔案管理人員的整體素質。為此，單位可以組織以“大數據時代文書檔案管理”為專題的培訓活動，幫助檔案管理人員樹立大數據思維。同時，單位必須要開展實踐教學工作以及案例教學工作，通過相關案例來提升檔案管理人員對文書檔案的了解。第二，單位要加快與檔案館、大數據服務商、相關行業協會的交流，搭建人才交流平臺，借鑒其他單位在大數據技術應用領域的經驗，提升檔案管理人員的創新意識。

4 結束語

大數據時代的到來，意味著文書檔案管理模式以及管理內容會發生改變。為此，檔案管理人員必須要樹立創新意識、數據構造意識以及檔案利用意識，實現對文書檔案的有效化管理，充分發揮文書檔案的價值。除此之外，單位要進一步引進相應的軟件系統以及硬件設施，夯實文書檔案管理的基礎，營造優質的管理環境，切實為檔案管理人員提供高效化的工具。總而言之，大數據時代背景下，單位必須要適應文書檔案管理工作的發展趨勢，不斷管理、開發、利用相應的文書檔案，才能更好地實現跨越式發展。

參考文獻

[1]朱孔賢.大數據視野下檔案管理思維方式的轉變[J].蘭臺內外，2019（24）：23-24.

[2]屈榮.大數據時代檔案管理發展的思考[J].傳媒論壇，2019，2（16）：129-130.

[3]范昕.大數據時代檔案管理研究[J].辦公室業務，2019（15）：98.