新時(shí)代如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

王雪蓮

1 深度開展電子檔案管理的重要意義

1.1 電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務(wù)水平

使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)眾多用戶對(duì)檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對(duì)快捷而便利的檔案服務(wù)，擴(kuò)大社會(huì)影響，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。

1.2 電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，有利于順應(yīng)信息傳播的時(shí)代要求

現(xiàn)如今，人類正在進(jìn)入一個(gè)“水平化”的信息高速擴(kuò)散時(shí)代，對(duì)群眾高度關(guān)注的重大突發(fā)事件信息及時(shí)進(jìn)行公開透明的發(fā)布，不僅是破解各類不實(shí)謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護(hù)政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國(guó)正在大力推進(jìn)“信息高速公路”建設(shè)，檔案管理工作必須適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和新時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。

2 電子檔案管理的特殊性

電子文件管理，電子文件歸檔后形成電子檔案的管理，與紙質(zhì)檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。

2.1 信息內(nèi)容數(shù)碼化

電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸。紙質(zhì)檔案通常是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。這樣，管理人員對(duì)電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。管理人員如不借相應(yīng)的軟硬件技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，就無法管理電子文件、電子檔案。

2.2 文檔處理一體化

電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。離開了電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，就沒有電子文件、電子檔案可言。這樣，電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔有著截然不同的區(qū)別，紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問或參與管理，無須知道文件產(chǎn)生背景及其印刷等有關(guān)技術(shù)。待到文件階段的后期，其使用額度不高時(shí)，對(duì)那些具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件，由文書人員進(jìn)行收集、整理、歸檔，交檔案館或機(jī)關(guān)檔案室保存。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)，進(jìn)行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長(zhǎng)期保存;同時(shí)還要了解具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)格式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參與對(duì)其管理，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、簽定的有關(guān)要求，對(duì)電子文件進(jìn)行整理、鑒定、歸檔。否則長(zhǎng)時(shí)期不過問，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動(dòng)的真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電于檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理，勢(shì)在必行。

2.3 保管保存技術(shù)化

電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多。紙質(zhì)檔案只要符合保管、保護(hù)條件，就能達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的。而電子檔案長(zhǎng)期保存就不那么簡(jiǎn)單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異;其存儲(chǔ)載體性能也不甚耐久，磁性存儲(chǔ)載體常有粘連等現(xiàn)象，光盤也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長(zhǎng)期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對(duì)待，并且要有一整套的對(duì)策、技術(shù)和措施。

2.4 利用形式多樣化

檔案的開發(fā)利用，是檔案工作者重要任務(wù)之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案的開發(fā)利用，我國(guó)已有一整套的方針政策和方法。如檔案借閱制度、三十年前的檔案原則開放、公布檔案史料、編研、舉辦檔案陳列展覽等。對(duì)于電子檔案的開發(fā)利用，將會(huì)出現(xiàn)一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。又如電子檔案利用場(chǎng)所，是允許上網(wǎng)利用，還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)，還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國(guó)利用問題等等。這些都要根據(jù)電子檔案的特性，制定相應(yīng)的政策和方法，不能照般紙質(zhì)檔案開發(fā)利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術(shù)保證才能開發(fā)利用好電子檔案。

3 現(xiàn)實(shí)管理工作中存在的主要問題

3.1 電子檔案管理存在認(rèn)識(shí)上的局限性

以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關(guān)設(shè)備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾的功能，更認(rèn)識(shí)不到電子檔案服務(wù)大眾的方便、快捷優(yōu)勢(shì)，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。更有少數(shù)極端者，認(rèn)為檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。

3.2 電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)展緩慢

電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提和基礎(chǔ)。現(xiàn)實(shí)中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。

3.3 電子檔案管理存在安全性隱患

電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手往往防不勝防。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實(shí)性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會(huì)受到嚴(yán)重威脅。

4 對(duì)策探討

4.1 組織教育培訓(xùn)，全面提高對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)

電子檔案是指具有保存價(jià)值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。做好電子檔案管理工作，必須對(duì)管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓(xùn)，使其深刻領(lǐng)會(huì)開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認(rèn)識(shí)電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，建立規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制

一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時(shí)間;二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實(shí)性;三是建立一級(jí)抓一級(jí)的層級(jí)檢查制度，強(qiáng)化對(duì)電子檔案管理的監(jiān)督檢查;四是建立服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)水平、服務(wù)方法和服務(wù)費(fèi)用相統(tǒng)一的高效服務(wù)制度——集成服務(wù)，讓用戶滿意。

4.3強(qiáng)化管理措施，保證電子檔案信息安全

要構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的電子檔案管理和利用制度，規(guī)范電子檔案管理相關(guān)步驟，從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施，采用簽署、加密等技術(shù)方法，定期檢查電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行修復(fù)，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，最終要形成一套網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級(jí)、人文策略、系統(tǒng)權(quán)限等方面實(shí)用、有效的安全科學(xué)管理機(jī)制。要對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證電子檔案信息的實(shí)效性。