電算化會計檔案利用服務價值

摘 要：為了有效提升電算化會計檔案利用服務價值，就要應用科學發展觀充分解讀電算化會計檔案發展趨勢，由表及里，由內而外，解讀電算化會計檔案利用服務價值所存在的問題，并加以分析和解讀，從數據安全、服務機制等方面提出意見，以促進電算化會計檔案利用服務價值研究。

關鍵詞：電算化會計檔案;利用服務價值;研究

從2012年到2019年，電子檔案從管理試點到電子檔案《國務院關于在線政務服務的若干規定》，從無紙化歸檔到電子簽名、電子印章檔案的法律效率，一路走來，歷盡艱辛，電算化會計檔案管理趨向于法律化、專業化和流程化。但是，在電算化會計檔案利用上存在一系列的問題，這些問題主要集中在服務機制不夠完善、檔案安全問題、檔案管理人才缺失等方面，需要從實際出發，完善服務機制，培養檔案管理人才，構建檔案安全機制，才能提升電算化檔案利用服務價值，保證投資決策的可行性。

1 電算化會計檔案利用趨勢

為了更好地促進企業信息化發展和進步，節省經營管理成本，適應電子信息可信交易環境，國家檔案局和國家有關主管部門立足于實踐，大力推廣電子檔案管理，近些年來開展了一系列規劃，出臺了相關法律規范。2018年開展了第二批電子檔案管理試點，探究三維電子文件、電子證照等歸檔問題。2019年4月30日，國務院公布了《國務院關于在線政務服務的若干規定》，明確電子印章、電子簽名、電子檔案、電子證照的法律效力，為電算化會計檔案提供法律依據。電算化會計檔案是上個世紀80-90年底的產物，隨著電腦普及，應用在企業運營管理中，但是局限在于打印紙紙質文件為主，應用技術工具主要是計算機、業務系統、會計電算化，檔案是以少量電子檔案、大部分紙質檔案的形式存在。2000年-2019年，隨著REP系統推廣、無紙化辦公、流程自動化的盛行，電子檔案大量生成，檔案管理也成為重點工作。該階段主要依賴于檔案管理系統、影像系統、集成REP等技術，檔案以電子檔案為主。隨著云技術、互聯網+、人工智能等新技術應用和推廣，紙質檔案將有可能退出歷史舞臺，由云技術、互聯網+等技術為檔案管理、利用提供服務。

2 電算化會計檔案利用服務價值問題

2.1 電算化會計檔案利用服務機制有待完善

電算化會計檔案利用服務機制，需要硬件過關、人才齊全、服務得當，但是在實踐中，這些條件都難于有效滿足。第一，硬件問題。部分經營主體為了節省成本，會計檔案所需設施設備不齊全或者設施設備檔次偏低，嚴重影響電算化會計檔案利用效率和質量。第二，服務方式不當。檔案利用服務方式不受領導重視，導致利用價值被掩蓋，主要還是傳統查閱、利用等方式存在一定局限性，需要從互聯網角度加以突破。第三，服務意識不強。電算化會計檔案的管理人員只偏向于管理，弱化了會計檔案的利用價值。部分檔案管理人員不具有服務意識，對檔案需求者置之不理。

2.2 電算化會計檔案安全問題

電算化會計檔案安全問題，來自于數據內容和數據載體兩個方面。一方面，數據內容的安全性問題，表現在以下幾點上：1）不法分子的攻擊。檔案數據內容在存儲、利用的過程中，容易受到不法分子進行數據攻擊，對原始數據進行盜取、篡改、變造，使得會計信息面臨失真問題。2）軟件編程運算問題。電算化會計檔案數據與傳統檔案相比，最大劣勢就是電算化會計檔案要面臨著軟件編程混亂問題，電算化軟件運作的過程中，由于內部數據儲存增多、數據運算空間縮小，在新型電算化會計檔案錄入的過程中，容易出現系統崩潰、運算錯誤等問題，容易導致電算化會計檔案數據出現損壞、遺失等問題。3）忽視備份的作用。在應用軟件升級的過程中，檔案管理人員忽視的情況下，容易忘記數據備份，導致數據遺失，而影響相關業務工作的開展[1]。同時，在數據拷貝的時候，容易攜帶電腦病毒，若是不加注意會導致數據損壞。

另一方面，數據載體安全問題，表現在以下幾點上：1）磁介質的人為損壞。電算化會計檔案是以數據載體作為儲存的，諸如光盤、內存卡等磁介質，該種磁介質容易受到丟失、碾壓、摔碎等侵害，而產生數據安全問題。2）磁介質的非人為損壞。在火災、氣候等自然環境變化的情況下，也會損壞磁介質中的數據，不利于電算化會計檔案服務應用。

3 電算化會計檔案利用服務價值對策

3.1 完善電算化會計檔案利用服務機制

檔案的利用對于各項投資決策具有重要作用，用好檔案是企業管理、事業單位管理的關鍵所在。當時，在檔案工作中還存在一系列問題，需要檔案管理人員亟需解決。如何利用檔案和發揮檔案優勢，服務于各項工作，提升檔案利用效率是檔案管理的重點所在。

首先，要做好檔案管理工作。檔案利用的前提就是檔案的管理，管理得當可以提升利用效率。管理人員要做好檔案整理、收集、保管等工作，便于在利用時隨時可查。檔案管理在于分門別類，在于環境干燥整潔，在于調取技術的熟練，在于管理設施的齊全。要做好檔案管理工作，就要從設備、人才、方式上進行入手，以此保證電算化會計檔案管理效果。其次，轉變服務方式。互聯網時代，將檔案利用網絡化是順應時代需求的重要體現。檔案管理人員要做好檔案網絡服務工作，拓展檔案查詢檢索范圍，更新檔案工作服務方式，保證電算化會計檔案利用的靈活性和可行性。同時為了提升電算化會計檔案服務質量，要重視硬軟件設施設備的更新和購置，以此有效地保證電算化會計檔案服務質量。最后，樹立良好的服務意識。要充分利用檔案，靠的是檔案管理工作者。檔案管理人員樹立良好的服務意識，想利用者所想，急利用者所急，將服務意識滲透到檔案管理工作的各個環節中，保證檔案管理質量和效果。為了有效地提升檔案管理服務質量，有必要從實際出發，積極開展檔案利用需求調查，擴大檔案開放力度，簡化檔案借閱手續和流程，方便利用者進行利用。

3.2 加強電算化會計檔案安全建設

從數據內容安全來看，要保證數據安全，可以采用以下方式進行：第一種，建立訪問權限。建立訪問權限，是信息認證技術的有效應用，就是將電算化會計檔案的相關硬軟件設置訪問權限，沒有訪問權限就不能進行數據訪問，既維護數據的安全，也保證訪問平臺的安全，保證電算化會計檔案的安全和有效。第二種，采用信息加密技術。信息加密技術是應用RSA算法、CCEP算法對數據進行加密，保證數據安全完整的一項技術。在電算化會計檔案管理工作中，為了避免數據損害，可采用信息加密技術或者應用加密軟件，保證數據安全完整，避免不法分子進行網絡入侵[2]。第三種，重視病毒查殺。電算化會計檔案數據拷貝或者數據下載過程中都很容易受到電腦病毒入侵，為了避免病毒對電算化會計檔案影響，就要重視病毒查殺。購買金山毒霸、360病毒、騰訊管家等軟件，定期進行病毒查殺，保證檔案數據的安全可靠。

4 結語

要挖掘電算化會計檔案利用服務價值，就要充分認識電算化會計檔案發展方向，明確電算化會計檔案所存在的服務機制不完善、數據安全等問題，不談人才缺失、制度不全等，是因為服務機制是電算化會計檔案利用的前提，數據安全是電算化會計檔案存在的現實條件，所以重視兩者方面，才能保證電算化會計檔案利用服務價值。

參考文獻

[1]鐘洪磊.會計電算化背景下做好會計檔案管理工作的分析[J].知識經濟，2018，479（21）：105-106.

[2]付玉霞.電算化會計檔案利用探究[J].人力資源管理，2017（6）：337-338.

作者簡介

葉芳（1973-），女，漢，江西省九江市人，本科，館員，潯陽區財政局。