學校會計檔案管理工作探析

張慶祖

摘 要：會計檔案作為會計工作的最后一個環節，會計檔案管理直接關系到對經濟活動的準確把握。在文中從學校實際情況出發，對學校會計檔案管理工作的開展進行了探討。

關鍵詞：會計檔案;檔案管理;經濟活動

會計檔案是會計工作最后一個環節。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解學校經濟業務的來龍去脈;可以檢查一個學校是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為;會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供真實可靠的依據。

當前，隨著教育改革的不斷深化及評估工作的深入開展，會計檔案也是披露責任事故、打擊經濟領域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據;利用會計檔案提供的過去經濟活動的資料，有助于各學校進行經濟前景的預測;進行經營決策，編制財務，成本計劃; 利用會計檔案資料，可以為解決經濟糾紛，處理遺留的經濟事務提供依據。

1 加強學校會計檔案管理工作的必要性

會計檔案工作是中小學檔案管理的重要部分，關系到學校教育教學的發展，跟教職工利益有著密切關系。

1.1 為教育教學管理提供參考

學校會計檔案記錄著學校所有投入、支出、發展、變化、成果的全過程，同時貫穿于學校教育教學工作及其組織管理的各個方面，記述和反映了學校教學管理、運行的發展軌跡，是學校重要的信息資源，而會計檔案中有很大一部分是記錄和保存學校教育教學經驗和成果的過程，反映了學校總體的教育教學管理投資費用。因為會計檔案里記錄著最原始的上級各級部門對學校基本建設、老師獎勵、學生獎勵、學校教學研究的投入等等。

1.2 為人力資源建設提供可靠信息

會計檔案信息資料包括師生產生的經費及經費使用活動的全過程。

會計檔案中的工資表：記錄著所有的老師的調入、調出、離職、轉正定級、退休等的工資及保險人事檔案;會計檔案管理也準確記錄職工的收支情況，為樹立廉政工作形象提供了依據。年終獎的多少等等，反映了所有的教職工個人在單位全面工作業績。

會計檔案中的差旅費及培訓費：反映了老師什么時間參加培訓、什么時間獲獎，什么時間進行再教育的。

學生的學費繳納，反映學生入學記錄;貧困生資助反映了學生家庭經濟狀況;學校各種獎學金反映學生在學校的學習狀況及學校對品德兼學生的激勵機制。

1.3 為行政事業單位內部控制提供了重要的監督檢查依據，同時是為學校提供了完整的制度執行過程和原始材料

年度終了，行政事業單位要按照有關要求，填報本單位當年內部控制建設工作的實際情況及取得的成效。會計檔案是內部控制工作事實的相關材料的重要依據支撐。

學校經費報銷手續的規范化為單位內部控制制度提供了重要原始材料依據。

“三公經費”報銷附相關文件扣批復;為學校公開考核及樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓學校的經費開支變得更加合理，有理有據。

各類基建維修工程費用報銷必須有先立項，后開工相關批復;先審計，后付清賬款的相關材料;財務報銷時所有立項、招投書、合同資料、審計報告為以后的檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的提供了原始依據，也能防止公費挪用的情況的發生，也能提高審查部門的工作效率。

設備購置采用先申請審批后政府采購。固定資產的購置、驗收、領用、報廢等會計室都有原始記錄，為學校管理財產提供了重要依據。

2 學校會計檔案管理工作，學校重視不夠

學校會計檔案是會計工作最后一個環節，基本上都是主辦會計兼職承擔，對于學校會計檔案管理工作而言，學校要想提高會計檔案管理質量和效益，就必須注重會計檔案管理人才的培養。

首先，要強化現有會計檔案管理人員的教育，提高他們的專業能力和水平，不僅要注重會計專業在知識的教育，同時還要提高他們的檔案管理能力和計算機操作能力;

其次，要有專業檔案管理方面知識培訓，要不斷提醒他們學習新知識，要全心全意地投入到會計檔案管理工作中去。

當前學校會計檔案管理工作來看，學校領導及財務部門對會計檔案管理不重視，沒有將會計檔案管理納入到日常管理中來，進而造成會計檔案管理工作處于無序狀態;另一方面，學校沒有指定相對應的會計檔案管理制度。

要強化會計檔案管理人員的安全意識，將一些常見的安全問題告知檔案管理人員，進而更好地開展會計檔案工作。

3 學校會計檔案管理工作的強化措施

3.1 提升會計檔案管理人員綜合素養

會計檔案管理是一項專業性較強且頗具復雜性的工作，因而對管理人員的專業能力培養也就顯得十分重要。會計檔案管理人員須跟進現代化的管理理念，、端正態度。重視對他們會計檔案專業知識和技術能力的培養，如聘請高校的檔案管理學教授，來進行理論知識的講解;組織參加檔案管理系統和檔案系統的專業培訓，培養工作人員先進的管理理念，增強檔案管理業務技能。

3.2 規范管理工作，健全會計檔案管理體系

實用的會計檔案管理的規章制定，是會計檔案管理的前提條件，因此在會計檔案管理過程中，應該不斷健全會計檔案管理的規章制度，并制定嚴格地會計檔案保密制度、會計檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準確制度;建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

3.3 會計檔案管理信息化建設

隨著現代信息技術的發展，會計檔案管理信息化已經成為必然趨勢，會計檔案信息化建設是當前會計檔案管理工作中的重要一部分，現代化信息技術在會計檔案管理中應用是實現會計檔案現代化管理的重要標志之一。會計檔案管理信息化為后期的會計檔案利用與資源開發奠定了基礎。會計檔案信息化建設的逐步開展，不僅是學校經濟活動的記錄完整，也是提升了會計檔案自身的檔案管理發展水平，還會為社會提供人力資源信息保障。

全方面提高會計檔案管理人員綜合素養，才能進一步提高會計檔案質量內涵，全面提升會計信息數據的科學性，準確性，最大化發揮出會計檔案管理的在事業單位的重要作用，讓事業單位能夠對今后的發展，人員的管制有一個清晰的定位并不斷取得發展。

參考文獻

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