信息技術在高中學校檔案管理中應用解析

摘 要：隨著時代的發展，信息技術已經被廣泛應用與各個領域中，并且都取得了良好的成效，為了提升高中檔案管理的工作效率與質量，嘗試將信息化應用于高中檔案管理中，有助于學校整體工作的有效發展，提升高中的工作質量與辦學效率?；诖耍疚膶Ω咧行畔n案管理信息技術的應用狀況進行了分析，并提出了信息技術優化高中檔案管理工作的相關策略，為高中檔案信息化管理者提供參考。

關鍵詞：信息技術;高中學校;檔案管理

隨著信息技術的高速發展，信息技術被廣泛的應用于教學中。在高中教育教學管理工作中，檔案管理是一項十分重要的工作內容，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當今檔案管理的要求，因此，要將高中檔案管理要將信息技術引入其中，大幅度提升檔案工作的效率與質量，以便更好的為高中檔案管理工作提供及時有效的信息，促進高中教育教學管理工作的優化與發展。

1 高中學校檔案管理信息技術的應用現狀

當今時代是信息化發展的時代，信息技術充斥著我們的日常生活，為我們的生活與工作帶來了便利。將信息技術應用在高中檔案管理工作中，已經成為了時代發展的必然趨勢，將管理工作與信息技術有機相融合，不但能夠提升管理工作的精準度，還能提升管理工作的效率，進而促進高中學校工作的有效進行與開展。當前高中院校依舊沿用紙質檔案管理模式對檔案進行管理，由于檔案工作自身具有繁瑣性，并且工作任務量較大，導致檔案管理工作的效率并不高。高中檔案管理工作所涉及到的內容十分廣泛，并且每年學生與教師的檔案數據都會發生變化，這給檔案管理工作帶來了一定的難度。在紙質檔案管理模式下，容易發生檔案丟失與損壞的現象，稍不注意，就會對檔案造成不可逆轉的破壞，紙質條件下，給查找檔案的工作也帶來了一定的難度，影響了查詢的效率，由此可見，提升檔案管理工作的效率與質量具有一定難度。另外，傳統檔案管理工作存在比較突出的問題就是，檔案的保密性不強，安全性較低，檔案信息錄入工作是由人工完成的，這在無形中也影響了檔案信息利用率[1]。

2 利用信息技術優化高中檔案管理工作的相關策略

2.1 提升對檔案管理信息的認知

高中學校管理者要充分認識到檔案管理工作對學校教育教學工作的重要影響，了解信息技術對于高中學校檔案管理工作的規范性與有效性的提升，并通過具體的措施讓信息技術在檔案管理工作中發揮出其自身的作用，并且要加大宣傳力度，要讓學校中的檔案管理者及教職人員充分意識到信息技術的應用價值，并結合學校自身的實際情況建立并完善信息化檔案管理系統，在檔案管理理念與實際應用中進行優化與提升[2]。

2.2 實現檔案信息資料格式化

將信息化技術融入到高中檔案管理過程中，要注意歸檔信息資料的格式化。為了實現高中檔案信息管理的精準性與便捷性，要對檔案管理核心進行轉變，在信息技術的應用下，提升檔案管理的質量，避免傳統檔案管理模式下，出現的檔案丟失問題及檔案錯誤問題，確保檔案信息的完整性與有效性。在信息技術應用的環境下，高中院校要對檔案管理試行統一的標準，確保檔案管理工作的效率。

2.3 加大信息化檔案管理的投入力度

具備相應的硬件條件是運用信息技術進行檔案管理的前提條件，高中學校要加強信息技術的相關基礎設施的建設，要在提升對信息技術檔案管理重要性的基礎上，要與當地的政府進行溝通協調，全面的了解學校的信息技術應用情況，進而提出信息技術設施建設規劃，并加大資金的投入力度，為學校檔案管理工作構建完善的網絡共享系統，提高高中的服務能力，推進高中學校檔案信息化工作的進程，促進檔案管理工作的優化提升[3]。

2.4 提升高中檔案信息化管理的安全性

高中學校檔案管理工作涉及的內容十分廣泛，高中學校的學生信息與教師信息頻繁變化，使得高中檔案信息容量十分龐大，內容也十分瑣碎。確保檔案信息安全是檔案管理工作的重要任務，也是首要前提。運用信息技術進行檔案管理能夠充分體現其高效性與便捷性，但是出于種種原因，也會出現一些管理的疏漏。因此，保護檔案系統安全性是十分重要的，要想加強對檔案信息的保護，要充分做好各項準備，有效運用計算機的加密技術與云存儲技術，確保檔案信息的安全性與完整性。

2.5 重視對檔案信息的錄入與整理工作

要做好檔案信息管理工作，就要保證檔案管理的可持續性，使得檔案具有完整性與可以利用性。檔案管理者在對紙質檔案進行保管與網絡擬定審查的過程中，要保證檔案信息的完整性，同時，在對檔案信息錄入的過程中，要認真仔細明確保檔案信息的完整性。通過對基礎工作的有效實施，推動檔案管理工作水平的有效提升，為學校及檔案使用者提供高質量、高效率的信息服務，促使學校教育工作的順利進行。

2.6 提高高中檔案信息化管理人員的業務技能

高中學校檔案管理工作需要具有高素質的檔案信息管理人才進行管理，因此，高校要重視對檔案管理人員專業水平的提升，提升其綜合素養。檔案管理工作人員要具備縝密的思維能力，并具備較高的職業素養，做好對檔案信息的保密工作，不僅要提升業務技能，還要提升其道德水平。提高檔案管理人員對自身工作的專業性與熟練性，使得信息技術應用在檔案管理中能夠提升檔案管理工作的整體質量與水平。只有提升對專業人才的重視，與實際訓練相結合，才能真正提升檔案管理人員的業務水平，實現對檔案管理工作效率的提升。將信息管理系統運用到高中檔案管理中，能夠從文件生成、文件傳送到歸宿的文檔一體化流程中。大量的減低而來文件打印、裝訂、粘貼等工作環節，不但節省了人力，還降低了辦公用品的耗材，為學校節省的印刷及筆墨等耗材。在信息技術應用背景下，方便隨時對文件進行插入及檢索等操作，能夠大幅度的提升工作的質量與效率。檔案管理者要不斷更近自身的知識結構，提升自身計算機相關知識，提升自身只用信息技術進行檔案管理的操作能力。采用電子加密技術對文本檔案進行加密處理，更好的為用戶提供服務體驗，滿足檔案管理者的使用需求。充分體現出信息技術管理檔案信息的優勢，并加大了檔案信息的規范性，提升對檔案信息的管理能力[4]。

3 結束語

綜上所述，高中學校檔案管理工作過程中，使用信息技術，能夠有效提升檔案管理工作的水平與效率。在采用信息技術進行檔案管理時，要考慮多方面的原因，并施以科學的管理辦法。不僅要提高對信息化檔案管理應用技術的重視程度，還要在實踐過程中加大對檔案管理操作人員專業能力的提升，從而促進高中檔案信息化管理的建設與發展。

參考文獻

[1]丁榮茹.信息技術在高中學校檔案管理中應用[J].辦公室業務，2017（1）：26-27.

[2]孔海霞.淺談信息技術在學校檔案管理中的應用[J].文存閱刊，2017.

[3]谷艷梅.信息技術在檔案管理中的應用[J].信息記錄材料，2018，v.19（09）：179-180.

[4]王穎.淺談計算機技術在學校檔案管理中的運用[J].計算機產品與流通，2018（01）：17.

作者簡介

劉開宇（1989-），男，漢族，山東省桓臺縣，學士學位，助理館員，研究方向：高中檔案管理的關鍵環節。