提升基層組織檔案管理工作質(zhì)量及創(chuàng)新思路

劉靜

摘 要：本文首先分析了檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀，接下來詳細(xì)闡述了基層組織檔案管理存在的問題，最后對檔案管理工作的創(chuàng)新思路做具體論述，希望通過本文的分析研究，給行業(yè)內(nèi)人士以借鑒和啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：基層組織;檔案管理;基層檔案創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作面臨著更多的管理內(nèi)容，承受著更大的管理壓力。而信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率以及質(zhì)量層面的切實(shí)優(yōu)化。在這一實(shí)際發(fā)展環(huán)境之下，檔案管理已經(jīng)開始了管理職能以及管理方式的轉(zhuǎn)變，其信息化發(fā)展的趨勢已經(jīng)明顯的體現(xiàn)了出來。

1 檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

所謂檔案管理的信息化，就是在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)有機(jī)的融入其中。以此實(shí)現(xiàn)對檔案信息的存儲、處理、配置、應(yīng)用。并落實(shí)基于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)條件下的信息共享。現(xiàn)階段，檔案管理的信息化，已經(jīng)引起了各行各業(yè)的關(guān)注，并成為了檔案管理工作的一個(gè)發(fā)展重點(diǎn)。就現(xiàn)階段的發(fā)展情況來說，其既表現(xiàn)出了一定的重要意義，也存在一些局限性因素，但總體上是呈現(xiàn)一個(gè)不斷前進(jìn)的發(fā)展趨勢。

1.1 重要意義

現(xiàn)階段，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高度發(fā)展，基于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)條件下的信息數(shù)量以及信息種類都在呈現(xiàn)一個(gè)越來越多的發(fā)展趨勢。在如此的社會實(shí)際之下，檔案管理工作者面臨著巨大的工作壓力。對此，信息技術(shù)在檔案管理工作之中的應(yīng)用就體現(xiàn)出了非常突出的重要性以及必要性。一方面，這是在信息化時(shí)代環(huán)境下檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需要，另一方面，是現(xiàn)階段標(biāo)準(zhǔn)越來越高的檔案管理工作的必然需求。現(xiàn)階段，信息技術(shù)已經(jīng)深入的滲透到了人們的日常生活以及工作的方方面面，各種類型的以信息技術(shù)為主題的活動(dòng)也在不斷開展。在如此的時(shí)代環(huán)境之下，檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)環(huán)境的有機(jī)接軌。因此，信息技術(shù)與檔案管理的融合，就顯得尤為必要。同時(shí)，隨著現(xiàn)代社會信息數(shù)量的越來越豐富，傳統(tǒng)的人工操作的管理方法普遍存在的主觀能動(dòng)性的缺陷已經(jīng)突出的體現(xiàn)了出來。對此，為了更好的保證檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、時(shí)效性，必然要推進(jìn)其信息化發(fā)展。

1.2 局限性

首先，存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高度發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)上的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容也呈現(xiàn)出了越來越隱蔽的發(fā)展趨勢。黑客攻擊、木馬病毒、賬號盜用等等，都會導(dǎo)致檔案信息的遺失或者破壞。而現(xiàn)階段針對互聯(lián)網(wǎng)的法律體系還不健全，一些非法者會通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，侵入他人的檔案管理系統(tǒng)，對相關(guān)企業(yè)以及機(jī)構(gòu)造成重大損失。其次，檔案管理的信息化，需要相關(guān)管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)以網(wǎng)絡(luò)安全意識，但是，現(xiàn)階段的管理人員受傳統(tǒng)管理觀念的限制，在計(jì)算機(jī)操作方面存在極大的問題，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平有限。此外，現(xiàn)階段基于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理監(jiān)督機(jī)制還不健全，這就給一些思想道德水平不高的管理人員提供了能動(dòng)性的機(jī)會，進(jìn)而導(dǎo)致了非常嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失以及社會損失。

2 基層組織檔案管理存在的問題

2.1 思想意識淡薄

基層組織是社會發(fā)展組織的最小單位，在維護(hù)社會穩(wěn)定、加強(qiáng)基層組織建設(shè)方面發(fā)揮了較好作用。基層組織工作內(nèi)容比較雜，涉及百姓的衣食住行，在很多人眼里都是小事情，沒有什么留存價(jià)值。而基層組織管理人員沒有檔案管理意識，重基層組織經(jīng)濟(jì)建設(shè)，輕基層組織檔案管理工作，認(rèn)為基層組織檔案工作沒有為基層組織創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，沒有認(rèn)識到其重要性，沒有將基層組織檔案管理納入基層組織經(jīng)濟(jì)發(fā)展的管理范疇，對基層組織檔案重視不夠，使基層組織檔案管理混亂。

2.2 基層組織檔案管理基礎(chǔ)條件差

由于檔案管理受重視程度不夠，大部分基層組織對檔案沒有投入一定的硬件設(shè)施，檔案保管基本是保存在部門，而部門年年資料都很多，在使用當(dāng)年資料的同時(shí)常常忽視原有檔案的保管，遺失、霉變、破損的現(xiàn)象較多。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1 觀念創(chuàng)新

隨著信息化時(shí)代的來臨，對檔案管理工作要有所創(chuàng)新：在思維上創(chuàng)新，改變過去傳統(tǒng)方式，對工作檔案內(nèi)容提前了解，關(guān)注內(nèi)容的留存價(jià)值，能確保檔案的齊全和質(zhì)量。在單位文化上創(chuàng)新，通過思維創(chuàng)新，改變工作方式，通過整理檔案資料，規(guī)范管理各項(xiàng)工作，形成有特色的企業(yè)文化。在工作效率上創(chuàng)新，通過提升檔案的利用率，逐漸提高檔案管理的時(shí)效，確保查詢檔案的及時(shí)性，使檔案管理與信息化發(fā)展同步。

3.2 堅(jiān)持檔案規(guī)范管理

為規(guī)范檔案管理水平，基層組織檔案工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理。要形成基層組織領(lǐng)導(dǎo)任組長的基層組織檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將基層組織檔案工作納入基層組織工作計(jì)劃里，并配備專兼職檔案管理人員，明確職責(zé)任務(wù)和工作標(biāo)準(zhǔn)，解決好檔案管理用房、基礎(chǔ)設(shè)施等硬件，使基層組織檔案管理與基層組織重點(diǎn)工作有機(jī)結(jié)合，協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.3 抓好日常檔案管理的培訓(xùn)工作

從目前基層組織檔案管理來看，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，通過“送出去”，使其參加各種專題培訓(xùn)班或以會代訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識。也可以“請進(jìn)來”，邀請上級檔案部門或檔案管理專業(yè)人士為檔案管理人員現(xiàn)場教學(xué)，現(xiàn)場把脈，找出基層組織檔案管理的不足，提高檔案管理的水平。

4 結(jié)語

檔案管理工作是辦公室工作中的重要組成部分，與其他工作開展休戚相關(guān)，有著千絲萬縷的聯(lián)系，只有檔案管理工作效率不斷提高，才能促進(jìn)辦公室其他工作數(shù)據(jù)利用和信息查找方便快捷，推動(dòng)辦公室整體工作順利開展和高效運(yùn)行。因此，檔案管理工作使命重大、責(zé)無旁貸，應(yīng)通過在思想上高度重視、在業(yè)務(wù)上強(qiáng)化培訓(xùn)、在制度上不斷完善、在技術(shù)上逐步提升等多措并舉、多管齊下方式，全力提高檔案管理工作效率和水平，才能促進(jìn)辦公室整體工作水漲船高、行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

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