辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

祝坤

摘 要：本文以辦公自動化環境下醫院管理的必要性、可行性為探討目的，以該工作在辦公自動化環境下所具備的特點以及所存在的問題為分析內容進行方法概述。其結果是為了應用辦公自動化系統對醫院檔案管理進行優化，能夠保證醫院為病人提供滿足其需求的各項服務，促使醫院得到良好發展。

關鍵詞：辦公自動化環境;醫院檔案管理;問題分析

1 在辦公自動化環境下醫院檔案管理所具備的特點

1.1 工作效率提高

根據醫院的功能，可以將醫院的檔案分為以下幾類，科研、病歷、人事、會計、設備、聲像和文書等，可以說涉及到了醫院的方方面面，才能夠保證醫院的正常運行以及發展。辦公室應用自動化系統對醫院各部門的職能、人員、業務流程進行充足了解，而傳統的人工操作，過程因人員不足，所被限制的各項工作內容效率都被提高了。辦公自動化環境下的檔案管理工作更為合理、輕松，效率也得以提高。

1.2 是一項挑戰

辦公室自動化環境下的檔案管理是以計算機以及網絡為基礎的，多種的現代化設備和多樣的檔案存檔方式，對原本工作在檔案室的工作人員提出了新的要求，不僅僅要對緣分的業務進行熟悉，還需要對，網絡技術以及計算機技術進行學習。因此，只有掌握網絡技術以及計算機技術的檔案專業人才才能夠完成醫院的檔案管理工作。

1.3 建立檔案管理的標準

自動化管理是管理具有某些標準的內容或工作，因此檔案管理的工作必須制定適當的標準以便實現自動化管理。辦公自動化是影響龐大的工程，其具備巨大的信息量，所以必須擁有統一的科學依據，對其進行管理，所以醫院在進行檔案管理升級工作時，必須要制定一定的標準，從而適應辦公自動化的需求。

1.4 多樣化的存儲方式

辦公自動化環境下，醫院的檔案存儲方式由原本的單一紙質，發展為文本圖像，聲音，等多種的食物載體，這樣，不僅減少了存儲檔案的空間，擴大了存儲的內容以及范圍，也能夠延長檔案保存的壽命，以及保證檔案保存的完整性。同時信息化的存儲能夠方便日后的查找工作。

1.5 信息共享

傳統的檔案管理是根據各個科室或是部門進行管理，因此檔案的完整性以及可被利用的價值不容易被實現。以計算機技術為基礎的辦公自動化的檔案管理工作，可以保證檔案的完整性、規范性以及其科學性，從而提高檔案的利用價值、保證檔案工作的效率，從而能夠保證檔案的查找效率。同時辦公自動化系統，對于文檔進行了歸類以及權限的設置，從而確保了信息的保密性。

2 在實現辦公自動化之后醫院檔案管理所存在的各項問題

以上所說的辦公自動化實現后醫院檔案管理的各項特點，而在此特點之上醫院檔案管理在實現辦公自動化后，還存在以下的各項問題。一是因互聯網上存在的各項盜密技術，所存儲文件的保密性已成為醫院關注的關鍵點。二是由于檔案存儲的多種方式，以及以只是檔案所存儲的原則不同，檔案管理人員不能夠適應這一管理原則及方式，所導致出現的各項問題的存在。三是以辦公自動化為背景下的醫院檔案管理還沒有建立適當的標準，因此由于檔案管理缺乏標準，檔案在存檔以后，也會出現多種多樣的問題。四是就目前的辦公自動化系統來看，辦公自動化系統的水平低，軟件數量少，模擬手工作業，已經增加了管理的負擔，等等各項問題的存在，已經嚴重影響了自動化系統的水平。

3 辦公自動化實行后醫院檔案管理的各項對策

3.1 網絡安全信息化建設加強

網絡安全的目的是保護網絡系統中的各個成分不遭受破壞，或是更改、泄露，從而保證系統的正常運行，提供安全的網絡服務。網絡安全可以通過加強防火墻對所儲存的數據進行加密等技術實現網絡安全的加強工作。醫院檔案里所儲存的病例信息已經關系到患者的治療，是否康復等各項問題，也關系到醫患雙方的利益是否得以保護，因此醫院在對辦公自動化實行之前要對醫院的內部網絡實施相應的措施，從而保證所儲存的數據的安全。

3.2 培養檔案管理人才

人民生活質量不斷的提高，也就導致了醫療衛生事業不斷的發展。一個新的領域的出現，將會引領多個領域的發展。如今醫院檔案的數量不斷的增多，信息也在不斷的豐富，其形式也在向多樣化的方向發展，在此時對檔案管理人員的綜合素質提出了要求。因而對專業人才的培養尤為重要。對其培訓檔案管理、信息管理的專業知識技能以及計算機信息技術等方面是尤為重要的，并且對于檔案管理工作人員進行相應的考核，激發工作人員的工作積極性也是非常關鍵的一點。

3.3 制定檔案管理的標準

醫院檔案管理，不僅僅是對醫院檔案的收集工作，并且還要為日后查找工作的便利性進行計劃。因而醫院在制定檔案標準的過程當中，必須保證其科學性。可以建立起完善的信息庫，方便檔案管理工作者進行日后的查找，這樣不僅能夠保障數據的真實性和可靠性，還能極大的減輕工作壓力，提高工作效率。還需要符合國家頒布的有關檔案類的各項標準、規定。并且在檔案整理的過程當中需要對具有是利用價值的檔案進行標記。醫院的檔案管理制度需要定期的完善，而檔案工作人員在工作的崗位上必須實現其責任，確保檔案工作的順利完成。

4 結束語

醫院檔案管理記錄的內容對于治療技術的進步以及研究是有重要的參考價值的。雖然說辦公自動化能夠代替繁瑣的人力工作，但是由于辦公自動化是高科技產物，應用于醫院檔案管理工作，將會以原有的工作進行沖突，而此時則需要一定的解決措施，才能夠滿足醫院對自動化管理的各項需求。

參考文獻

[1]范佳正，鄒萍萍.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].中國衛生標準管理，2019（14）.

[2]戚蕉妹.應用PDCA原理提高出生醫學證明檔案管理質量和服務效率——以東莞市常平醫院出生醫學證明檔案管理為例[J].檔案，2019（06）.