事業(yè)單位人事檔案管理思考

褚岳

摘 要：快速發(fā)展的社會，愈加突顯出事業(yè)單位的重要性。人事檔案管理工作是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，只有把這一工作做好了，方可將事業(yè)單位的人力資源管理優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，促進(jìn)單位工作效率的提高，推動事業(yè)單位改革，但在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，事業(yè)單位還有諸多問題存在，讓其發(fā)展受到了嚴(yán)重阻礙。為此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐就事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，著重探討了解決之道，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;觀念;素質(zhì)

就現(xiàn)階段的實(shí)際情況來說，大部分事業(yè)單位均在積極進(jìn)行改革，進(jìn)而對傳統(tǒng)的人事管理體系造成了很大沖擊。新時(shí)期，對事業(yè)單位來說，首先應(yīng)思考的問題便是如何把人事檔案的真實(shí)性與有效性提高。目前，事業(yè)單位的人事檔案管理工作發(fā)展非常快，但其中還是存在很多問題，需對解決這些問題的措施加大研究力度，如此方可將現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理水平有效提高[1]。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其可為事業(yè)單位更好的開展其它工作提供充分保證。第一，在事業(yè)單位各項(xiàng)工作中，作為主體的人發(fā)揮著積極作用，對事業(yè)單位的整體工作效率起主要影響。第二，將人事檔案管理工作做好，可提供重要的決策依據(jù)給領(lǐng)導(dǎo)者，有利于更好的實(shí)現(xiàn)人崗匹配，并把人力資源優(yōu)勢發(fā)揮，制定更加合理的決策[2]。可見，人事檔案管理工作至關(guān)重要，需引起事業(yè)單位相關(guān)人員的高度重視。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 重視程度不夠高

現(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位均未將檔案管理工作的重要性認(rèn)識到，在組織管理工作的過程中也沒有高度重視人事檔案管理工作。因?yàn)楹推渌ぷ飨啾龋耸聶n案管理工作有自身的特殊性，和單位利益未有直接聯(lián)系，也不易有較好的成績，因此諸多職工干部對人事檔案管理工作并未形成正確的認(rèn)識，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理缺乏秩序性、收集能力不強(qiáng)，缺少有效監(jiān)督和監(jiān)察，甚至在部分事業(yè)單位中根本沒有人過問人事檔案管理工，人事檔案管理的作用難以得到充分發(fā)揮。

2.2 檔案管理硬件落后，檔案信息化不足

人事檔案管理工作具有十分龐大的體系，相關(guān)管理部門擁有諸多人事資料，但受限于條件與制度，使之并未有一個獨(dú)立的辦公地點(diǎn)與資料存放庫，一些事業(yè)單位甚至都沒有必要的檔案存放文件盒與加濕器等，以致于無法有效保證檔案管理工作的質(zhì)量[3]。除此之外，快速發(fā)展的信息化技術(shù)，雖然已在檔案管理中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但也只局限于一些簡單的任務(wù)，如信息檢索、調(diào)閱和錄入等，沒有將其功能充分利用起來，導(dǎo)致檔案管理還未實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的目的，缺乏先進(jìn)的信息化水平。

2.3 管理人員自身素質(zhì)有待提高

在人事檔案建設(shè)和管理工作中，人事檔案所承擔(dān)的責(zé)任極為重大，但是在實(shí)際中，諸多事業(yè)單位的檔案室管理工作都是由兼職人員負(fù)責(zé)，這樣做便違背了相關(guān)要求，即人員一定要細(xì)致謹(jǐn)慎、檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富。現(xiàn)階段，大部分從業(yè)人員均未接受過相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，并未充分掌握檔案工作的流程，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)、服務(wù)意識較弱，操作也很生疏，未將此項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識到，讓事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利進(jìn)行受到嚴(yán)重影響。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的具體措施

3.1 更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念

首先，創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理理念。事業(yè)單位需要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，了解到加大事業(yè)單位人事檔案管理工作力度有利于促進(jìn)個人和單位的發(fā)展有著極為重大意義。單位領(lǐng)導(dǎo)密切關(guān)注人事檔案管理工作，把自身的帶頭作用充分發(fā)揮出來，積極改變企業(yè)全體人員的檔案管理工作態(tài)度，只有確保事業(yè)單位人事檔案管理觀念可以與時(shí)俱進(jìn)，并構(gòu)建人事檔案管理小組，才可以保證人事檔案管理的高水平[4]。第二，定期檢查、指導(dǎo)與督促人事檔案管理工作，加強(qiáng)監(jiān)督與檢查，在進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)時(shí)，把檔案管理存在的問題與不足給發(fā)現(xiàn)出來，并在第一時(shí)間通過有效措施對其予以補(bǔ)救。第三，把人事檔案管理達(dá)標(biāo)考核機(jī)制建立起來。良好的制度是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，通過結(jié)合事檔案管理質(zhì)量與管理人員的績效考核，讓人事檔案管理發(fā)展更加制度化、規(guī)范化。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

以《檔案法》的管理要求為基礎(chǔ)，各事業(yè)單位需要立足于自身的檔案工作實(shí)際情況，科學(xué)開展人事檔案管理工作，將人事檔案管理制度制定出來，內(nèi)容主要包括收集、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理、編目、立卷、檢索、安全保管等，良好的制度是做好人事檔案管理工作的重要保證，只有確保人事檔案管理工作制度的規(guī)范性，才可以在工作中遵循人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度順利開展相關(guān)管理工作，進(jìn)而逐漸將事業(yè)單位人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度完善，使每一項(xiàng)工作均能夠在有章可循的情況下展開，借助科學(xué)、完善、靈活的管理制度，逐步完善檔案管理的各項(xiàng)工作，檔案管理行為得到規(guī)范，檔案管理水平進(jìn)一步提高。

3.3 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入和使用

在事業(yè)單位日常管理過程中，需要保證人事檔案管理工作資金的充足性，同時(shí)保證經(jīng)費(fèi)真正落到實(shí)處，大力使用和投入專業(yè)檔案硬件設(shè)施，確保檔案存放位置和條件的最優(yōu)化，使檔案的存放空間符合“三室”分離要求，同時(shí)增設(shè)消防、安全警報(bào)等安保設(shè)施，以促進(jìn)檔案安全性的提升[5]。除此之外，還需在其中全面融入信息化技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理，利用網(wǎng)絡(luò)將不在保密范圍內(nèi)的檔案信息公開，把高效的人才檔案信息服務(wù)提供給社會，使人事檔案信息資源的有效共享成功實(shí)現(xiàn)。一方面為利用者提供了方便，也促進(jìn)了人事檔案工作效率與質(zhì)量的提高，讓檔案利用效率顯著提升，使檔案管理向無紙化邁進(jìn)了一大步。

3.4 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位需要大力增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，利用組織各種培訓(xùn)活動和獎懲考核，促進(jìn)人事檔案管理相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在開展招聘工作的過程中，既要具備較強(qiáng)的專業(yè)和技術(shù)能力，同時(shí)要對其政治素養(yǎng)提出嚴(yán)格要求，學(xué)歷必須達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)。具有端正的共態(tài)度;其次，入職后，積極開展相關(guān)培訓(xùn)，加深其對工作責(zé)任重要性的了解，并安排專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，貫徹落實(shí)薪資待遇，使其對檔案工作充滿熱愛之情，成為一名具有扎實(shí)專業(yè)技術(shù)、較強(qiáng)責(zé)任心的復(fù)合型人才。

4 結(jié)語

綜上所述，不斷提高的信息化水平，為事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用水平和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展提供了有利條件。事業(yè)單位的人事檔案管理工作需借助開放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式同社會的需求相適應(yīng)，并把自身的綜合素質(zhì)不斷提高，將信息化的人事檔案管理方式建立起來，促進(jìn)自身工作效率與質(zhì)量的提高，更好的服務(wù)社會，借以促進(jìn)事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的提高。、對基層檔案管理人員來說，應(yīng)把時(shí)代機(jī)遇牢牢把握住，加強(qiáng)創(chuàng)新，加大改革力度，進(jìn)一步開展事業(yè)單位人事檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[5]顏彬.淺談加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的新思路[J].黑龍江史志，2015（34609）：139