建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作分析

李瑋 陳慶勇 隋玉濤 楊輝 于長(zhǎng)海

摘 要：在我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的同時(shí)，建筑工程覆蓋的規(guī)模也持續(xù)擴(kuò)張，涉及建筑工程檔案管理的地位和重要性也開始全面凸顯。本文旨在闡明建筑工程檔案的特征，該類檔案管理工作的重要性和目前遺留的問題基礎(chǔ)上，探討今后做好建筑工程檔案管理工作的有效方法，希望借此促進(jìn)建筑工程事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;重要性;管理方法

檔案管理有著較強(qiáng)的政策性、機(jī)密性、專業(yè)性特征，作為不同層級(jí)的管理部門，有必要及時(shí)認(rèn)識(shí)到這部分管理工作的重要性。而建筑工程檔案，屬于在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面形成的重點(diǎn)圖表、聲像等文件材料，作為一座健全的知識(shí)寶庫(kù)，既有助于傳承城市人類的文明，又有利于開發(fā)城市建設(shè)更多的生產(chǎn)力，為社會(huì)創(chuàng)造較多的財(cái)富。所以說(shuō)，選擇及時(shí)做好這部分檔案的管理工作，顯得更加關(guān)鍵。

1 建筑工程檔案的特征

在工程建設(shè)期間，會(huì)衍生出一系列的文檔材料，包含前期批文、施工動(dòng)態(tài)流程記錄、竣工驗(yàn)收資料、維護(hù)檢修報(bào)告，還有水電設(shè)備安裝中必須的文件素材等等。它們集合在一起，能夠全方位映射出建筑工程建設(shè)的實(shí)際狀況，對(duì)于工程質(zhì)量鑒定、竣工后期管理維護(hù)，以及后續(xù)更多新建工程的布置等，都有著極為深刻的指導(dǎo)功效。而建筑工程檔案其余更多的特征則表現(xiàn)為：

1）單一獨(dú)立性。這類特征可以說(shuō)由建筑物自身的單一性所決定，換句話說(shuō)，任何一個(gè)單項(xiàng)工程的竣工檔案，都具備整體性，這也令建筑工程檔案顯得比較突出和關(guān)鍵。

2）真實(shí)性。工程檔案能夠清晰、完整地映射出工程實(shí)體的建設(shè)過程，畢竟工程檔案建設(shè)和施工活動(dòng)是同步進(jìn)行的，在工程報(bào)批、施工、竣工等方面都存在著原始記錄，能夠確保和工程實(shí)體維持一致，基于此，質(zhì)量監(jiān)督部門便能夠明確工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，從而更快速且有效地展開竣工驗(yàn)收活動(dòng)。

3）實(shí)用性。工程檔案作為建筑工程原始的記錄，當(dāng)然有著不可小覷的實(shí)用價(jià)值。如有助于全方位考核工程的建設(shè)效率和水平，檢驗(yàn)各個(gè)結(jié)構(gòu)是否達(dá)到設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等等。特別是在建筑工程質(zhì)量終生責(zé)任制大力推行的背景下，工程檔案已經(jīng)可以作為永久性的重要原始記錄。

2 建筑工程檔案管理工作的重要性

1）工程質(zhì)量控制方面。影響建筑工程施工質(zhì)量的因素眾多，包括人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境等等。其中人員的培訓(xùn)和持證上崗、材料的檢驗(yàn)與出廠合格證提供、機(jī)械設(shè)備的維修和調(diào)度、施工程序和工藝流程的匹配、現(xiàn)場(chǎng)施工環(huán)境的拍照和錄像等環(huán)節(jié)，都必然會(huì)產(chǎn)生各種各樣的資料。只有及時(shí)收集好上述相關(guān)的材料并建檔管理，才能夠避免令任何結(jié)構(gòu)出現(xiàn)問題，進(jìn)而保障整個(gè)工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量。

2）現(xiàn)場(chǎng)安全管理方面。針對(duì)建筑工程施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行安全管理，實(shí)質(zhì)上就是做好預(yù)測(cè)、預(yù)報(bào)、預(yù)防等工作，真正做到無(wú)事故產(chǎn)生。而在調(diào)整施工現(xiàn)場(chǎng)的安全生產(chǎn)模式時(shí)，必然會(huì)產(chǎn)生較多的安全資料，基于此建檔，可以為施工項(xiàng)目部落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制提供書面依據(jù)，進(jìn)一步動(dòng)態(tài)化地掌握項(xiàng)目安全工作進(jìn)度，最終設(shè)計(jì)出更加可靠的安全管理方案。由此也可以看出，建筑工程檔案管理，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)施工安全管理的確有著不可忽視的作用。

3 目前我國(guó)建筑工程檔案管理工作中遺留的問題

1）不建檔現(xiàn)象普遍。建筑工程項(xiàng)目想要高水平地落實(shí)，必須要集合建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個(gè)部門的力量，而只有做好過程檔案管理，才能方便它們之間對(duì)接。但是有些施工方長(zhǎng)期欠缺專業(yè)化的檔案管理人員，導(dǎo)致重要檔案資料不能及時(shí)被收集整理，該類不建檔行為必然會(huì)對(duì)建筑工程整體質(zhì)量帶來(lái)威脅。除此之外，還存在流于形式的問題，表現(xiàn)為部分施工方未認(rèn)識(shí)到建檔的必要性，沒有及時(shí)給重要的檔案材料蓋章或是提供詳細(xì)數(shù)據(jù)，隨意交復(fù)印件了事，這種形式主義問題接連發(fā)生，根本不利于建筑工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）忽略對(duì)檔案資料的應(yīng)用。一些建筑工程檔案管理部門，沒有及時(shí)宣傳檔案資料應(yīng)用的作用，一旦說(shuō)工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，也很少借助檔案來(lái)挖掘根源，檔案資料因此失去了其應(yīng)有的價(jià)值作用。再就是對(duì)待相似工程項(xiàng)目，管理者也沒有發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的借鑒和參考功效。

3）過分注重管理，忽略服務(wù)理念。部分管理人員會(huì)選擇不及時(shí)上交檔案資料，進(jìn)行集中管理，盲目地圖自己方便快捷。時(shí)間久了，也就沒有心思嚴(yán)格管理手中的檔案，經(jīng)常發(fā)生檔案資料不全或是丟失的現(xiàn)象。這不僅僅不利于檔案資料功能的發(fā)揮，同時(shí)更和建筑工程檔案整體性的業(yè)務(wù)要求相背離。最終工程檔案也就淪為一堆廢紙，無(wú)法更好地服務(wù)社會(huì)。

4 今后科學(xué)有效地開展建筑工程檔案管理工作的方法

1）推行現(xiàn)場(chǎng)辦公機(jī)制。即嚴(yán)格要求檔案管理人員到現(xiàn)場(chǎng)辦公和調(diào)查，不準(zhǔn)缺席技術(shù)例會(huì)，在確保及時(shí)掌握工程施工進(jìn)度并提供詳細(xì)記錄之后，有針對(duì)性地開展檔案管理事宜;當(dāng)發(fā)現(xiàn)任何問題時(shí)，必須快速檢索有關(guān)檔案資料，幫助施工人員發(fā)現(xiàn)和解決問題。基于此，作為檔案管理人員，要積極地對(duì)建筑工程業(yè)務(wù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化地跟蹤指導(dǎo)和服務(wù)，清查摸底、分析研究登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目，對(duì)特殊事項(xiàng)進(jìn)行縝密地現(xiàn)場(chǎng)勘察。長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，確保全面掌握工程實(shí)際情況并和施工人員的思想認(rèn)識(shí)一致，進(jìn)而制定可靠的檔案整編方案、提供有效的檔案示范樣本，開辟出重點(diǎn)工程服務(wù)的路子。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。建筑工程檔案涉及到的因素眾多，直接貫穿于施工的整個(gè)動(dòng)態(tài)流程，所以說(shuō)，作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，有必要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，努力針對(duì)施工活動(dòng)進(jìn)行全程跟蹤指導(dǎo)和服務(wù)。尤其是在項(xiàng)目建設(shè)的初始階段，要嚴(yán)格遵循項(xiàng)目建設(shè)與檔案衍生的規(guī)律，確保及時(shí)深入現(xiàn)場(chǎng)，快速且全面地收集有關(guān)資料，統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)項(xiàng)目的檔案工作。

3）做好平常的宣傳工作。任何階段，都會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容各異的建筑工程檔案信息，只有將它們梳理和分析妥當(dāng)，才能夠維持檔案資料的完整性和可靠性，不會(huì)在實(shí)際施工時(shí)出現(xiàn)任何偏差和失誤。所以，當(dāng)前緊急的使命，就是竭力聯(lián)合建筑行業(yè)管理部門和檔案管理部門，令他們發(fā)揮各自的職能作用，來(lái)大力宣傳建筑工程檔案管理工作，令各個(gè)單位都自覺加強(qiáng)對(duì)工程檔案的關(guān)注度，嚴(yán)格把好自身檔案管理的關(guān)口，促使后續(xù)施工活動(dòng)的順利拓展。

4）改善管理人員的職業(yè)技能和道德素養(yǎng)。如今我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革的步伐持續(xù)加快，為了靈活適應(yīng)這類多變局勢(shì)，令建筑工程檔案管理工作的內(nèi)容和方法變得更加科學(xué)有效，就應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，令管理人員的業(yè)務(wù)技能和道德素質(zhì)得以同步重塑。如明確項(xiàng)目檔案管理各方的職責(zé)，令項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本部門施工人員，以及參建各方;監(jiān)理單位則要在預(yù)先給項(xiàng)目法人提交項(xiàng)目監(jiān)理檔案，之后依次審核、簽署竣工文件;設(shè)計(jì)部門應(yīng)向項(xiàng)目法人提交立卷的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料和文件。又如在培訓(xùn)中強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德和服務(wù)大局意識(shí)，保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修正檔案管理中的缺陷，從而發(fā)揮檔案資料對(duì)建筑工程施工應(yīng)有的指導(dǎo)、借鑒作用。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建筑工程檔案管理在工程建設(shè)期間發(fā)揮著不可小覷的影響作用，除此之外，更有利于推動(dòng)城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)度、創(chuàng)建和諧社會(huì)等等。而想要做好這部分管理工作，就要第一時(shí)間引起責(zé)任主體和有關(guān)人員的重視，從而動(dòng)員各界力量來(lái)制定完善有效的管理方案，樹立起嚴(yán)格可行的規(guī)章制度。久而久之，真正令建筑工程檔案管理工作步入良性循環(huán)的軌道，保障建筑工程的施工質(zhì)量，從而贏得更多的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

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