現代化發展背景下檔案數字化建設路徑分析

摘 要：時代的發展和進步對于檔案管理提出新的要求，傳統檔案管理模式已經難以適當當前的發展需要，進行檔案數字化建設已經成為檔案管理與建設的重要方向。本文就現代化發展背景下檔案數字化建設路徑進行探索和研究，希望可以為檔案的管理的更好發展提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設;檔案建設

隨著科技的發展，以數字化和智能化為代表的網絡信息技術受到了社會的廣泛應用。檔案管理作為知識信息服務的重要工作，也面臨著與網絡信息技術相融合的客觀選擇，即實現向數字化檔案的方向轉變。但是，我國目前的檔案數字化建設的進程非常緩慢，并且在建設過程中還存在較多的問題和不足。我們只有認真的分析查找存在的不足，并努力去改進和完善，我國的檔案數字化建設工作才能步入正軌。

1 檔案數字化建設的重要意義

檔案數字化建設的意義主要有以下幾個方面：第一，可以更好地滿足用戶的閱讀需求。傳統的檔案管理的載體主要是紙質版資料以及實物版的影像資料等，供人們閱讀或查閱。現今，雖然互聯網技術的應用普及，以互聯網技術為支撐的電子檔案成為檔案管理的新的媒介和載體。建立專門的檔案服務網站將是未來檔案管理的必然發展趨勢，

有力促進檔案管理從實體檔案館向數字化檔案館的方向轉變，數字檔案館為人們提供的知識信息服務也會更加便捷。第二，有利于信息資源共享的實現。已經對互聯網技術設備產生依賴感的“新新人類”來講，數字化檔案可以讓其更加高效準確的查閱、檢索想要獲得的知識信息，加大的提升檔案服務的質量。檔案管理必須要順應時代發展趨勢，切實實現資料查閱方式和服務內容的創新轉變，才能讓檔案發揮更大的價值。第三，可以實現對檔案資料保存期限的延長。電子檔案不需要采取專業的檔案維護方法來對其進行保養維護，并且對其的保存還不需要傳統的物理空間來提供支持，因此，在檔案管理所花費的成本更小，檔案資料保存的期限更長。

2 檔案數字化建設存在的問題

2.1 傳統檔案建設理念的束縛

與社會文明的發展速度相比，我國檔案的數字化建設的速度明顯較為滯后，數字化建設的步伐依然受到傳統觀念的羈絆。平穩有序的推進檔案的數字化建設，必須要以思想觀念的更新為前提，有效規避錯誤的思想認識所帶來的負面影響，運用互聯網思維來扎實構建現代化的檔案管理制度。思想觀念的更新與轉變需要一定的時間，需要日積月累的提升和進步。

2.2 缺乏健全的檔案管理體系

很多單位過于忽視檔案管理工作，導致檔案建設工作存在明顯的支拆應付現象，未能取得實際成效。有的單位雖然建立了檔案管理的制度規范，但是這些制度的內容僅側重于檔案管理的基本操作流程和交接規范，對于檔案在收集整理后如何進行交接以及如何確保檔案信息的真實性等細節方面的問題沒有提及。如果發生檔案管理的責任事件時，相關人員就會推諉扯皮，無法進行有效的責任追究。這種因沒有完善合理的檔案管理體系作為保障的情況下，加強對檔案管理的責任落實就會很難實現。

2.3 缺乏檔案專業人才

根據目前的檔案管理工作現狀來看，專業人才緊缺是非常突出的問題。一方面，檔案管理的基礎設備配備不齊全，導致檔案管理工作效率低下。另一方面，從事檔案管理工作的人員能力素質無法勝任檔案數字化建設的要求，很多單位從事檔案管理工作的人員年齡偏大或者無法熟練操作應用計算機，從而嚴重影響檔案數字化建設的質量。

2.4 缺乏有效的軟硬件技術保障

每項先進技術都帶有自身無法克服的不足，與傳統的資料保存工作相比，數字化檔案也存在一定的應用缺點。例如，數字化檔案雖然可以在很快的時間內刪除，但是如果存在錯刪的情況，將無法恢復。另外，隨著計算機技術發展的日新月異，檔案的格式更加復雜多樣，這也為辨別檔案的內容的真實性帶來較大的困難。

3 改進檔案數字化建設的具體措施

3.1 加強檔案管理者的數字化意識

檔案書計劃建設需要較長的時間周期才能完成，這項任務不僅是檔案管理業務與網絡信息技術的深度融合，更是檔案管理工作者的意識思維實現創新與進步的過程。因此，必須要促進檔案管理工作人員樹立良好的數字化意識，讓其逐步學習和接受檔案數字化管理的理念，這樣才能為檔案數字化的轉型升級打下良好基礎。

3.2 建立完善的檔案數字化建設制度

很多業務所涉及的信息工作是分開進行的，以往信息工作與檔案管理工作是分別獨立開展的，并且同樣領域的信息工作也存在一定的壁壘。信息工作的“各自為戰”，導致信息工作的各個單元和要素無法形成強大的合力，這對于檔案數字化建設是極為不利的。所以，必須要制定統一完善的信息管理機制，重新分析和配置各類信息資源，確保其形成強大的合力，讓信息的收集、加工以及傳輸等各項業務規范高效的運行。第一，在進行檔案數字化管理的制度建設時，要嚴格遵守國家政策法律在檔案管理方面的有關規定，并要緊密結合單位自身的實際情況，確保檔案管理制度與國家政策法律和單位自身特點的相符。第二，加大檔案管理制度的執行落實力度，確保檔案數字化建設工作的平穩有序開展。第三，建立相應的責任追究制度，促進檔案管理責任的有效落實。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

首先，加強對檔案管理工作人員的職業道德教育，促進其在工作中積極踐行崇高的職業道德精神，以優異的工作表現努力推動檔案數字化建設;其次，加強業務能力的教育培訓。單位要定期組織從事檔案管理工作的人員開展專業理論和實踐技能的學習培訓活動，促進其熟練操作應用計算機以及相關系統軟件，讓其的業務能力與檔案數字化建設的目標任務向適應;最后，檔案管理人員要將掌握的知識技能切實運用到實踐工作中來，有力推動檔案管理服務水平的快速提升。

3.4 提高檔案數字化整理的技術手段

對各類檔案資料的長期安全保存時檔案管理工作的基礎，針對數字化檔案保存的特點，要重點加強對計算機系統安全的保護，有效防范病毒、黑客等對數字化檔案實施的侵害，確保檔案資料得到長期、安全的保存。

4 結束語

總之，數字化檔案是檔案管理工作未來發展的必然趨勢，數字化檔案在帶來認為更好質量的知識信息服務的同時，也使得檔案信息資料的來源更加復雜，容易為檔案管理工作帶來新的隱患和問題。因此，單位必須要強化工作人員的數字化檔案管理意識，運用多種手段來幫助工作人員提升業務能力和職業道德素質，通過制度的完善和人員業務本領的提升來確保檔案數字化建設目標與任務的順利實現。

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作者簡介

鐘春蓉（1983-），女，壯族，廣西賀州市，研究生，館員，南寧市婦幼保健院，研究方向：檔案數字化建設管理。