事業單位人事檔案管理工作的思考

張偉純

【摘要】在事業單位工作建設中，人事檔案及其管理工作發揮著極為重要的作用，它將各類人才的基礎信息提供給單位決策者，確保單位在選拔任用干部、職工福利、勞保工資以及專業技術職稱評定等方面有據可循。因此，應對人事檔案管理工作予以重視，保持先進的人事檔案管理理念，把人事檔案管好用好，有利于更好地開發事業單位人才資源。筆者結合自身工作實踐經驗，對加強事業單位人事檔案管理工作的有效策略進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案;信息化

人事檔案記錄了單位中每一個人的重要信息，為事業單位用人提供了重要參考依據。人事檔案的管理，可以有效指導我國事業單位引進人才、利用人才。我國的事業單位現階段存在種種問題：部門繁多、工作人員信息復雜、人員流動速度快等等，這些問題加大了人事管理的難度。因此，我國要加強人事檔案管理的力度，促進人事檔案管理制度不斷完善，促使人事檔案管理工作與我國事業單位的發展和變化相適應。

一、不斷提高對人事檔案的重視程度

人事制度的變遷對人事檔案的地位變化造成了極大的影響，在人事制度變遷的初始階段，人事檔案在我國的地位很高，證明了人們存在于社會環境之中。隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，對人事檔案的地位和權威造成了嚴重沖擊，但也不能混為一談，不加區別，所以新形勢下政府對事業單位領導提出了明確要求，要高度重視人事檔案管理工作，單位領導應嚴格堅持發展的思路看待人事檔案管理中產生的綜合效益。新形勢下，各單位之間的競爭實際上是人才的競爭，而人事檔案管理可以幫助事業單位留住人才、發掘人才、利用人才，并促進事業單位的管理創新和經營改革。因此，事業單位的領導應鼓勵人事檔案管理部門和檔案人員展開密切合作，對原來和新時代背景不適應的管理思維和管理措施進行積極改革與完善。

二、進一步完善人事檔案管理制度

事業單位的人事檔案管理工作具有系統性和復雜性的特點，完善的管理制度是順利開展工作的重要保障。所以，事業單位可以立足于本單位人事檔案的管理現狀，立足于《檔案法》中的具體要求將完善的單位人事檔案管理制度構建起來，特別是管理工作責任追究制度和考核制度。雖然檔案工作主要涉及搜集、整理、分類、裝訂、查閱和調用等程序，而用制度的形式來對這些程序進行規范，可以更加明確檔案管理的標準和要求;同時要嚴格實施管理制度，只有專職工作人員將其嚴格落到實處，才可以充分發揮出管理規章制度的效用。另外，需要對人事檔案管理制度予以完善，并積極宣傳檔案工作，借助單位內部進行人事檔案管理教育，逐步將人事檔案管理工作的考核納入單位議事日程，從側面給予檔案人員激勵，進一步強化知識修養，促進其認知水平的提高，長此以往，使單位所有工作人員把“依法治檔”的意識樹立起來，從而為檔案管理的規范化發展奠定堅實的基礎。

三、提高事業單位人事檔案管理信息化程度

當前，傳統的手工操作管理模式已經難以使事業單位現代化發展的需求得到滿足，要想促進事業單位人事檔案管理質量和效率的提高，應對人事檔案管理手段予以改善。現階段，我們已步入信息化管理時代，事業單位應積極引進一些先進的信息技術手段，加大人事檔案管理的信息化建設力度。也就是說，事業單位應運用現代化信息設備管理檔案，在電腦中輸入個人檔案，形成電子檔案，這樣可以和事業單位人才流動的需求相適應，也為信息的查詢提供了方便，可以將檔案管理人員的工作量顯著減輕，也可以防止損壞和磨損紙質檔案。同時，事業單位應把人事檔案網絡化管理系統構建起來，借助計算機網絡平臺將社會共享順利實現，只要立足于所有人的情況對密碼和身份確認等安全保密措施進行設置，便能查詢到相關的人事檔案信息。

四、人事檔案信息化管理要提高安全程度

由于檔案管理工作要確保檔案內容的保密和安全，因此，必須將管理的安全程度有效增強，積極把人事檔案信息化管理機制和法規以及安全標準構建起來，使信息更加安全。此外，還應對人事檔案的數據備份和恢復機制予以完善和建立，嚴格規范檔案的借閱制度，保證信息保存和使用更為安全。同時，還應在固定的時間對人事檔案信息化管理人員展開培訓，培訓的主要內容為安全技術和安全教育，不斷增強他們的保密安全意識，完善安全使用技能，使信息存儲的安全性得到保證。最好分開保存和使用數字檔案和紙質檔案。

五、結語

總而言之，事業單位人事檔案管理具有較強的專業性和機密性。在社會形勢的不斷發展變化下，人事制度改革得到了深入推進，人事檔案管理工作也應做到和時代發展保持同步，不僅要確保管理的規范性，同時也要敢于創新，對新形勢下的人事檔案管理模式進行積極探索和研究。事業單位中的人事檔案管理部門需要高度重視人事檔案管理，加大學習力度，積極改革創新，強化對人事檔案的管理，第一時間研究解決人事檔案管理中出現的新情況和新問題，只有這樣，才可以和檔案事業的發展保持同步，從而順利開展人事檔案管理工作。

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