淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究

陳慧召

摘 要：檔案管理工作，是機關企事業單位等各類社會經濟文化社會組織工作中不可避免的工作，是日常工作的重要組成部分，加強對事業單位檔案管理工作的重視度，是當前全面從嚴治黨的社會大環境的必然要求。本文從事業單位角度出發，對檔案管理的重要作用、管理現狀及相應優化策略角度出發，對事業單位檔案管理現狀及對策進行研究，為事業單位不斷提升檔案管理水平提供經驗。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化

1 事業單位檔案管理的重要作用

事業單位檔案管理的分類。檔案是對在某一時期有價值或有意義的文字、圖片、視頻、音頻等一系列信息符號以紙質或電子的方式保存下來的信息，在分類上一般分為工作檔案與人事檔案，工作檔案主要以文件、圖片、會議記錄等一系列方式進行，人事檔案主要是個體在受教育、求學、工作及參與社會組織等方面的信息印證及相關材料留存。

事業單位檔案管理的意義。檔案管理是記錄一個單位發展歷程、人力資源使用情況以及戰略發展方向等信息的管理活動，檔案管理融合多種數據信息來進行決策支撐，是事業單位后續發展的一種寶貴財富。事業單位要進行人才選拔、人才考核，檔案管理在其中也發揮了應有的價值。[1]事業單位檔案管理，在橫向信息上有利于整體區域內政府企事業單位管理工作的整體全面發展，是國家、地區發展中信息整理與保存的直接需求;在縱向信息上，是一個部門從產生到發展甚至到合并、消亡的主要歷史依據，是對部門工作的有力證據。整體上來說，單位檔案管理工作是歷史與現實發展的需求，做好檔案管理工作，是社會發展的需求。

2 事業單位檔案管理現狀

領導及工作人員對檔案管理工作認識不到位。在檔案管理過程中，檔案管理人員對檔案工作的重視度不夠是一個較為常見問題，在事業檔案管理過程中，管理者普遍重視工作的開展，重視工作效果與質量，不注重檔案管理工作的開展實施，影響了事業單位檔案管理質量。[2]在傳統事業單位管理工作中，普遍認為事業單位檔案管理就是將本部門工作的各項留痕工作保存好、利用好，方便查閱與印證就可以，而對檔案管理的深層次要求不了解，思想上的不重視往往引起行動上的忽視，導致當前很多事業單位檔案管理工作無頭緒、一團亂麻，有些事業單位甚至在檔案保管上，以“上級單位”為出發點，缺少相關文件時，求助上級單位或相關單位，而在本級發文與信息傳達上，則以“電子版”為主，需要時開啟電腦搜索功能，雖然有一定的檔案保存，但是其科學性與方便性就應該另當別論了。專業化檔案管理工作者配備工作落實力度不強。在我國的機關企事業單位檔案管理工作中，按照全國檔案管理工作的要求，需要配備專職人員、專業人員對檔案尤其是人事檔案進行專業化管理、科學化分類，以方便查閱、方便保存、安全保密為主要原則，配備專職檔案管理人員，要求管理工作具有延續性與固定性，切忌檔案管理人員三天兩頭更換。但是在當前的事業單位檔案管理工作現狀中，專業化檔案管理工作人員缺乏，相關專業的工作人員也僅僅是以“兼職”的方式管理，很多主管人事的工作人員也是檔案管理人員，兼職現象嚴重。

檔案信息化平臺應用范圍受限制。當前在各級干部檔案管理工作中，信息化平臺的推廣，減輕了很多翻閱紙質檔案的工作，但是檔案信息化平臺的局限性還較大。在信息化平臺設立上，只有縣級以上人事主管部門才有權限對檔案進行電子化掃描與查閱，普通的事業單位雖然也可以引進信息化平臺來管理檔案，但是在實際的操作過程中，受網絡、平臺及信息安全化的影響，檔案信息化工作在事業單位檔案管理工作中應用程度低。

檔案信息更新不及時。與人事變動、信息發布與政策研究速度相比，檔案信息更新工作較為落后，這一方面受檔案管理本質的影響，只有先形成信息，才能根據信息傳播、保存及使用價值對信息管理進行判斷，這就降低了信息檔案化的時效性，另一方面，作為檔案，一般情況下是在實際使用價值降低而歷史價值升高的前提下進行保存的，因此檔案信息更新不及時現象普遍存在。還有些單位及工作人員認為工作做完了就是結束了，信息檔案化意識不強，導致很多檔案信息更新不及時。

3 事業單位檔案管理工作的優化策略

提升檔案管理工作重要性。提升檔案管理工作的重要性，首先是在領導層面的思想意識提升。檔案管理是使各項工作有章可循、有據可依、有史可參的主要理論依據，堅持提升檔案管理工作，就要將檔案管理工作納入日常管理、日常工作考核的重要部分。其次在員工層面提升檔案管理工作意識。信息即檔案，有些檔案因其重復性、單一性，檔案價值會隨著時間的推移而逐漸降低，但是有些檔案的歷史價值相對較高，只有從其產生到不斷發展的過程中加以保護，才能從思想上提升檔案管理工作重要性。

配備專業檔案管理工作者。事業單位要堅持在檔案管理工作中堅持配備專業化檔案管理工作者，或者堅持以工作時間長、專業類似、有經驗的，可持續管理的工作人員勝任。堅持加強對檔案管理工作者的培訓，可以通過向上級單位請教、集中培訓、個人培訓，師帶徒的方式提升檔案工作者的工作能力與工作意識，堅持將事業單位檔案管理工作當成專項工作、日常工作來抓，切實提升事業單位檔案管理工作的整體水平。

擴大檔案信息化平臺應用范圍。雖然當前的檔案管理，尤其是人事檔案管理工作基本實現了信息化平臺化，但是在日常的其他檔案管理工作中，信息化發展還不到位。事業單位可以通過與信譽良好、技術優質的服務單位進行合作，也可以通過相近單位之間比如在電視臺單位與相關宣傳單位共同使用同一非涉密平臺進行信息化檔案管理，方便各部門間的聯系與合作，也可以利用電腦等電子設備，建設符合單位特征及需求的日常辦公類型的信息電子化過程，比如建立電子文件夾、非涉密文件電子版、圖片掃描等，提升檔案信息化運用范圍。

加強檔案保密化管理工作。檔案保密工作是辦公室日常工作及人事檔案管理工作的主要要求之一，加強檔案保密化管理，在制度層面內，事業單位要加強相關文件借閱、人事檔案查看等保密制度，切實保證制度層面管理嚴格。在思想層面上，堅持以保密、安全為檔案管理及使用的主要原則，將這一要求貫徹到日常的工作中，堅決防止因檔案借閱不規范、保密工作不到位等問題給事業單位檔案管理帶來新的問題。

改善檔案儲存條件。當前很多事業單位還未設置專門檔案室用來儲存日常工作檔案，在人事檔案儲存上，一般由相應人事部門代為保管，有些有人事檔案保管權限的單位基本上都設立了檔案室，但是對日常檔案及文件的管理就缺乏場地設施建設。在資金投入上稍向檔案管理工作傾斜，保證檔案管理的場地與基礎設施投入。

4 結語

只有堅持將事業單位檔案管理工作提升到日常規范化、專業化的工作中來，才能保證在事業單位的整體發展過程中有章可循、有史可依。

參考文獻

[1]呂明.探討事業單位檔案管理的現狀及對策研究[J].智庫時代，2018（47）：82-83.

[2]孫長美.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].中國市場，2015（04）：88-89.