新時代文書檔案管理創新的基本路徑

摘 要：文書檔案是對某一單位過去某一時間段內某一特定工作的總結，也是各種規范性文件的集合體，在單位運行中發揮著重要的作用。部分單位忽視文書檔案管理工作，文書檔案管理模式滯后，內容單一，制約了文書檔案作用的發揮。因此，有必要探討文書檔案管理創新的基本路徑，為相關單位提供理論參考以及實踐指引，更好地推動檔案事業可持續發展。

關鍵詞：文書檔案;重要性;主要問題;基本路徑

新時代如何創新文書檔案管理機制，改善文書檔案管理內容，不斷發揮文書檔案決策咨詢作用以及信息支撐作用，成為當前單位檔案管理人員重點探討并關心的問題。

1 文書檔案管理的重要性

1.1 提升單位管理工作以及決策工作的科學性

文書檔案作為一項重要的信息資源憑證，內容豐富，能夠為單位管理者以及決策者提供信息參考，進而提升單位管理工作以及決策工作的科學性。一方面，單位管理者通過查閱相關的文書檔案，可以更好地了解單位管理工作中存在的不足，有指向性地采取相應的解決措施，更好地提升單位各項管理工作的效率以及質量[1]。另一方面，單位決策者通過查閱文書檔案中的信息資源，可以更好地作出相應決策，把握單位運行的總體方向，避免文書檔案管理工作流于形式。例如，單位決策者通過查閱相關的政策文件、法律法規，可以確保單位各項決策的依法合規性，提升文書檔案利用水平。

1.2 幫助單位職工規劃未來和促進單位長遠穩定發展

單位大部分工作的開展都會產生的相應的信息資源。這些信息資源詳細記錄著單位各項工作的具體情況，是單位各個工作人員履職的具體體現。第一，單位提升文書檔案管理效率，可以服務于單位未來發展[2]。未來某一時間點內，單位相關人員通過查閱文書檔案中的內容，可以了解過去某一時間段內單位某一特定工作的進展以及完成情況，進而有針對性的開展下一步工作。第二，單位做好文書檔案管理工作，可以更好地明確相關工作中的各項主體的責任，為未來責任落實提供明確的依據。第三，單位部分文書檔案中記錄著單位的發展歷程、獎項榮譽，可以幫助單位在申請相關榮譽過程中提供信息依據。

2 文書檔案管理中存在的主要問題

2.1 文書檔案管理機制缺乏指導性以及可操作性

現階段，部分單位文書檔案管理機制中的各項內容較為單一，較為原則化，缺乏指導性以及可操作性，導致單位文書檔案管理效率以及質量低下。第一，部分單位沒有對文書檔案管理流程進行細化，檔案管理人員管理行為缺乏規范性以及標準性，不利于后期檔案管理與服務工作的深度開展。第二，部分單位尚未明確檔案管理中各個部門的具體責任，忽視了業務部門在文書收集、文書整理過程中的責任，無法形成專業化、流程化以及流水化的作業模式，降低了單位檔案管理實效，也不利于后期責任的落實[3]。第三，部分單位尚未對不同種類文書檔案管理標準、內容進行區分，沒有出臺相應的規章制度，無法為檔案管理人員提供明確的指引。

2.2 文書檔案管理信息化建設滯后

部分單位尚未將信息化技術融入到文書檔案管理工作當中，難以滿足新時代文書檔案管理的基本要求。第一，部分單位尚未嚴格按照文書檔案的類型在信息系統中開發相應的檔案管理板塊，導致檔案檢索難度大、效率低，不利于文書檔案利用。第二，部分單位對于涉及政策、法律法規類的文書檔案管理力度不足，沒有及時對失效政策文件以及法律法規文件進行清理，無法發揮文書檔案在決策咨詢領域的作用。第三，部分單位文書信息化管理系統功能單一，與其他辦公系統存在信息溝通壁壘以及信息傳輸壁壘，不利于節省文書檔案管理資源以及管理成本。

2.3 文書檔案管理人員綜合素質不高

部分單位文書檔案管理人員雖然具有較好的文書檔案管理經驗以及專業素養，但缺乏創新能力。一方面，檔案管理人員對于信息化管理系統以及信息化技術的應用能力不足，文書檔案管理工作難以實現創新。同時，由于檔案管理人員對系統以及技術缺乏了解，也難以在基于單位具體檔案管理需求以及檔案管理實際情況的基礎上向相關檔案管理系統供應商提出建議，而只是單純地使用相關的檔案管理系統。另一方面，單位培訓模式欠缺科學性，忽視對檔案管理人員實踐應用能力的培養，不利于單位文書檔案管理工作的開展。

3 新時代文書檔案管理創新的基本路徑

3.1 搭建科學化的文書檔案管理機制

為了更好地推動文書檔案管理工作標準化、規范化以及專業化，單位必須要搭建科學化的文書檔案管理機制，細化文書檔案管理的內容。第一，單位要明確文書檔案管理的流程以及分工，確定檔案管理部門以及其他部門在文書檔案管理中的職責。總體而言，為了更好地提升文書檔案管理效率以及質量，防止重復勞動的問題，可以由業務部門按照一定的標準對文書檔案進行整理后移交給檔案管理部門，并由檔案管理部門負責后期的保管、開發與利用工作。第二，單位要結合單位文書檔案管理類型，出臺相應的規章制度以及管理標準，確保文書檔案格式的統一性以及標準性。

3.2 推動文書檔案管理信息化建設

單位要將信息化技術全面融入到文書檔案管理的各個環節，推動文書檔案管理工作朝著現代化、科學化的方向發展。第一，單位要根據文書檔案的種類對文書檔案進行分塊化處理，健全文書檔案管理系統中的檔案板塊，提升文書檔案檢索的效率，便于后期的開發與利用工作。第二，檔案管理人員要及時對政策型、法律法規型的文書檔案進行更新，剔除失效的文件，更好地發揮文書檔案決策咨詢價值。第三，檔案管理人員要打通文書檔案管理系統與其他辦公系統之間信息傳輸的壁壘，提升信息傳輸的安全性、穩定性，最大限度地發揮文書檔案的價值。

3.3 創新培訓模式，培養復合型檔案管理人才

檔案管理人員是單位檔案管理的基礎，事關單位檔案管理實效。為此，單位必須要創新培訓模式，不斷更新檔案管理人員知識結構，提升檔案管理人員綜合素養。一方面，單位要組織檔案管理人員參加以“檔案管理信息化建設”相關的培訓，及時聘請相關領域的專家為檔案管理人員授課，切實提升檔案管理人員對于信息化管理系統以及信息化技術的操作能力以及熟悉程度。另一方面，單位可以加強與檔案館等相關專業部門的聯系，借鑒相關單位在文書檔案整理、編研、收集、利用以及開發領域的經驗，為檔案管理人員提供交流平臺。

4 結束語

隨著單位各項工作量不斷增多以及文書檔案種類不斷增加，文書檔案管理面臨著新的挑戰以及要求。因此，有必要創新文書檔案管理模式，不斷更新文書檔案管理理念，優化文書檔案管理流程。文章闡述文書檔案管理的重要性，分析當前文書檔案管理中存在的主要問題，并結合相關理論學說，提出自己關于文書檔案管理的建議，希望能夠真正體現文書檔案管理工作的價值，豐富文書檔案管理的內容。通過本研究可以發現，文書檔案管理工作涉及面較廣，可以從多個層面加以探討。為此，單位有必要將文書檔案管理作為一項基礎性、全局性以及長期性的工作來抓，努力優化文書檔案管理的各個環節，不斷夯實單位文書檔案管理的基礎。

參考文獻

[1]賀福梅.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新[J].辦公室業務，2019（16）：106.

[2]甘霖芳.淺析文書檔案管理工作暴露的問題及新路徑[J].才智，2019（22）：221.

[3]雷宇丹.文書檔案管理特點與創新策略研究[J].辦公室業務，2019（14）：127.

作者簡介

任莎莎（1982-），女，山東莒縣，本科，畢業于江西科技師范學院，助理館員，研究方向：檔案管理。