高校學生檔案管理策略探析

余子丹

摘 要：隨著高校的擴招，在給學生創造更多學習機會的同時，管理的學生檔案體量也在逐年增加。高校學生檔案的管理缺乏規范化的標準。本文在闡述了目前高校學生檔案管理呈現的問題后，結合自身工作經驗提出了幾點工作思路。

關鍵詞：高校;學生檔案;檔案管理

2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，加強新形勢下從嚴管理干部人事檔案工作。隨著各地干部檔案管理專項整治工作的推進與深入，檔案中缺檔、學歷造假、登記信息前后不一致等問題凸顯，少數檔案甚至沒有在正規機構保管，流落個人手中，成為“棄檔”、“死檔”，失去檔案效力。類似問題折射出學生檔案管理的漏洞，學生檔案后期作為用人單位核定工資、評定職稱的重要依據，高校有責任和義務規范學生檔案管理工作，確保學生檔案安全、有效。

1 高校學生檔案

學生檔案是指本校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。學生檔案材料的形成可分為高中階段、大學階段、研究生階段。

1）高中階段：高中畢業生登記表、學生學籍管理表、會考成績登記表、體檢表、社會實踐活動登記表、黨團材料、獎懲材料，普通高等學校招生考生報名登記表、普通高等學校招生考生錄取志愿表、普通高等學校招生考生體格檢查表、普通高等學校招生全國統一考試成績等。

2）大學階段：本科生登記表、畢業本科生登記表、成績單、黨團材料、獎懲材料、體檢表、各類資格證書評定材料、學籍異動材料、本科授予學位材料、報到證等。

3）研究生階段：報考攻讀碩士（博士）學位研究生登記表或全國免推碩士（博士）學位研究生登記表、專家推薦信、研究生登記表、畢業研究生登記表、成績單、黨團材料、獎懲材料、體檢表、各類資格證書評定材料、學籍異動材料、學位論文評審材料、報到證等。

2 高校學生檔案管理中的問題

高校學生檔案管理是一項細致繁瑣的工作，高校管理方式、管理水平參差不齊。筆者結合自身高校管理現狀以及走訪高校的交流情況，總結以下幾點共性問題。

1）管理機構分散。據了解，目前高校學生檔案有些是在高校學工處管理，有些是招生就業部門管理，有的甚至是在學院分散管理。之所以出現類似情況，一是由于沒有相關政策明確學生檔案的管理權責劃歸檔案部門;另一方面考慮到學生檔案流動性特點，及材料產生于各院系和個別職能部門，學校為了便于材料歸檔及畢業生寄檔，將學生檔案管理權下放至院系或其他行政部門。這樣使得學生檔案工作處于被管理單位的非主流業務，工作得不到重視，出現人員配備不足，材料接收不全、寄檔信息錯誤、檔案遺失等問題。

2）材料接收不齊全。學生檔案材料可分為新生材料、在校過程材料、畢業生材料。由于對新生檔案把關不嚴，有些高校學生檔案中缺少高中材料。部分省份高考報考材料為電子檔案，致使入校后缺少紙質版高考材料。高中將檔案交給學生本人帶至錄取院校，有些檔案出現遺失、被拆封等情況。畢業時，對于更改就業意向或者后期簽訂就業意向的學生，報到證產生時間晚于檔案寄送時間，而來不及歸檔。畢業時入黨轉正的學生，黨員材料也容易與其學生檔案相分離。還有些高校不把學士學位授予材料作為歸檔內容。對于博士而言，缺少報考博士研究生專家推薦信的情況也很常見。

3）材料歸檔不規范。由于院系是材料的產生部門，大部分高校將新生材料和畢業生材料的接收工作交由院系處理，在此過程中缺乏管理部門的指導、監督以及核對環節，沒有材料歸檔清單，容易出現漏裝、錯裝的問題。學生畢業后發現人事檔案中材料缺失便無從查起。筆者在檔案整理中還發現學生檔案袋套疊的現象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一些零散材料，在新生檔案接收時尤其常見。有些檔案材料缺少關鍵要素，例如成績單上沒有蓋院系教務公章，畢業生登記表缺少院系意見及公章等。

4）信息化管理程度低。目前國內大部分高校學生檔案信息化進程緩慢，甚至停滯，這與當下快速、便捷獲取信息的社會需求相矛盾。很多高校將學生檔案作為臨時檔案來管理，沿用傳統的人工方式進行管理。部分高校也沒有使用綜合性的學生檔案管理系統，尤其院系或職能部門管理學生檔案時，數據存在excel表格中，新生入校一張表，畢業一張表，信息無關聯，查詢不方便。絕大多數高校都沒有對學生檔案做數字化加工，學生畢業后沒有留下任何個人資料痕跡。

3 對高校學生檔案管理的幾點建議

1）管理權限劃歸至檔案機構?！陡叩葘W校檔案管理辦法》中明確了高等學校要建立檔案機構，符合建立檔案館條件的要設立檔案館，否則建立綜合檔案室。辦法中雖然沒有明確規定人事類檔案是否該劃歸學校檔案機構管理，但筆者認為，為了專業、高效、安全的做好學生檔案工作，高校應該將學生檔案管理權劃歸檔案機構，以實現集中統一管理。檔案機構要將學生檔案納入本部門重點工作，做好庫房分配、人員搭配、規章制度建立、與各有關部門的協調工作等。檔案機構還應該設定院系或職能部門學生檔案管理專員，酌情將學生檔案工作納入年終考核范圍。

2）加強與職能部門的溝通。學生檔案由高校檔案機構管理后，易出現管理銜接不上，政令執行不通的問題。檔案機構并不是直接管理學生的部門，也不是材料的產生部門，在接收材料，檔案寄送方面，需要院系、教務、學工等部門的配合，因此在學生檔案管理權劃歸檔案館后，要加強與職能部門的溝通。每年新生進校建檔、畢業生離校寄檔時，需要提前與院系或職能部門溝通好工作，做好檔案材料接收、核對、寄檔等一系列的準備工作。檔案機構應該定期對學生檔案管理員進行培訓，指導在材料填報、鑒定、歸檔方面的問題，做到責任到人。

3）推進信息化建設進程。開展信息化工作，首先應配備一套完善的學生檔案管理系統，管理學生檔案歸檔、利用、轉遞等過程，形成從學生進校到離校的檔案鏈式管理。該系統最好能與學校的學籍注冊部門以及就業部門管理系統對接，一方面保證學生基本信息和學籍情況及時更新，另一方面能夠采集畢業生寄檔信息。學生畢業后，除了館藏教學檔案外，學校就再無任何學生個人信息情況的記錄，不利于校友工作的開展。因此高校還應考慮對學生檔案做數字化處理，數字化的電子文件可掛接在學生檔案管理系統中永久保存，該過程同時也能很好的對學生檔案進行梳理，發現材料歸檔時的問題。

4）運用先進技術創新管理。有條件的高校還應該充分運用市場上的先進技術，提高學生檔案管理效率。例如目前國內圖書館已經運用的RFID技術。RFID即無線射頻識別技術，可通過無線信號識別特定的目標讀取消息[1]，在數據跟蹤以及數據采集等方面具備較大的優勢。將貼有RFID標簽的檔案在識別器上經過后，可以精準的在電腦上查找檔案在庫房中的定位。利用RFID將大大提高檔案庫房盤點效率，節約人力，并能有效防止檔案被有意帶出庫房。學生檔案寄送以后，RFID標簽還能留下重復利用。RFID技術對學生檔案管理有著變革性的意義，檔案工作者應該多多關注，開展創新性管理。

4 結束語

學生檔案是“學生成長的記錄袋”，是人事檔案的起點，是國家選拔人才的依據，對學生個人及社會都有著重大意義。高校應該充分重視學生檔案管理工作，為學生求職打好基礎，為學校存史留下依據，為社會機構提供服務。

參考文獻

[1]鄧睿.基于RFID技術的研究及應用現狀[J].技術與教育，2016（04）：25-28.