淺析做好文書檔案管理工作的方法

吳楊

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，企事業單位數量也在大幅度增加，單位在發展中會產生大量的數據資料，因此，企事業單位的發展對于文書檔案管理工作的要求逐漸提高。文書檔案管理人員在進行檔案管理時應正確的認識自身工作在單位中的重要性，不斷地提高自身的工作質量與工作效率，進而實現單位的文書檔案工作質量的提升，促進單位進行快速的發展。

關鍵詞：文書檔案;管理工作;方法

企事業單位的文書檔案工作會對單位發展及運轉的各項資料進行保存，以便于單位工作人員可以快速的項目的相關資料進行查閱，為單位內部人員高質量的完成項目工作提供良好的數據基礎。由于我國的文書檔案管理工作的發展時間較晚，經驗較少，企事業單位的文書檔案工作中還存在著較多的問題，影響著單位文書檔案管理工作質量的快速提高。文書檔案管理人員應根據單位對文書檔案管理的需求及科學技術的快速發展采取針對性的措施解決文書檔案管理工作中存在的問題，提高文書檔案管理工作的質量，促進單位的快速發展。

1 明確文書檔案工作的重要意義

企事業單位中的文書檔案時是指單位在進行日常運轉中的計劃、命令、知識等資料，文書檔案管理人員會根據文書檔案中的關鍵詞對文書檔案進行分析與管理，使文書檔案具有較強的條理性，使單位的文書管理工作可以在單位的運行中為單位的決策、發展方向規劃等工作提供數據資料，促使單位向著正確的方向發展。文書檔案管理工作還可以在內部人員需要單位內部資料時，可以快速的調取相關資料工單位內部人員進行查閱，節省工作人員查閱資料的時間，提高工作人員的工作效率，促進單位的快速發展[1]。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理模式過于陳舊，缺乏信息化

卷宗分類是我國較為傳統的文書檔案管理方式，這種方式相對的較為落后，信息化水平較低，導致工作人員不能快速的為單位內部員工調取出想要的文件，會對員工的工作效率產生一定的負面影響。近幾年，科技發展迅速，單位中計算機信息的大量使用，所產生的信息數據也較多，因此，傳統的文書檔案管理方式不能滿足單位的要求，相關工作人員應對單位的文書檔案管理工作進行創新，在文書檔案管理工作中使用計算機信息技術，使文書檔案管理工作更具有技術性，提高文書檔案管理工作的檢索功能，切實加強文書檔案管理工作在單位運行中的作用[2]。

2.2 管理人員綜合素質較低

文書檔案管理工作的質量與單位文書檔案管理人員的素質有著直接的聯系，由于我國的相關專業人員較少，經驗不足，因此，單位內的文書檔案管理工作人員的綜合素質較低，這是影響文書檔案管理工作質量無法提高的原因之一。我國企事業單位根據時代的要求實現了快速的發展，并且單位在發展中會使用對較多的科學技術提高自身的工作質量，因此，對文書檔案管理人員的素質要求較高。文書檔案管理人員不僅要對自身工作有一定的了解，還要使用計算機信息技術實現單位的檔案管理，使單位的檔案管理質量有所提升[3]。

3 做好文書檔案管理工作的方法

3.1 提高文書檔案資料的搜集與整理

搜集各個部分的運行資料是單位進行文書檔案管理的基礎，只有對單位中的信息進行搜集，才能為單位內部人員提供相應的工作資料，進而提高工作人員的工作質量。搜集的零碎資料可以組成整個單位的信息資料庫，可以為單位的運行提供相關資料。文書檔案管理人員應根據單位的發展情況高質量的搜集單位相關信息及資料，保證文書檔案資料的全面性、深入性與準確性，保證文書檔案可以為單位提高準確的信息。另外，文書檔案管理人員應對所搜集的信息進行分析，并分類建冊，對單位的內部文書檔案進行完善。

3.2 提高文書檔案數字化管理水平

傳統的文書檔案管理工作已經不能滿足我國企事業單位的文書檔案管理工作的需求，管理人員應根據單位的需求及時代的發展，使用計算機信息技術及互聯網技術對單位的文書檔案進行管理，使單位的文書檔案管理工作逐漸地趨于數字化，文書檔案管理人員應轉變自身的工作理念，學習文書檔案數字化技術，并數量的掌握相關技術，提高文書檔案管理的水平，提高文書檔案管理工作的質量，促進單位的快速發展[4]。

3.3 提高文書檔案的系統化管理

企事業單位想要提高文書檔案管理工作的質量，就要對文書管理工作進行規范，使文書管理工作逐漸地趨于系統化，提高文書檔案管理工作的質量，使單位在行業中具有較強的競爭力，進而促進單位的快速發展。工作人員在進行文書檔案資料整理時，不能無序的相關資料進行儲存，要根據單位管理者的要求，系統的對資料進行管理，使工作人員可以快速的調取相關資料。另外，單位內部工作人員在進行文書檔案資料查閱時，也要按照單位的規定進行調取，保證資料使用的秩序，進而使得單位文書檔案工作更加系統化。

3.4 推進文書檔案業務能力的提升

文書檔案管理人的業務能力直接關系到單位的文書檔案管理工作的質量，單位應重視文書檔案管理人員能力的提高，進而提高文書檔案管理工作質量。首先，單位應對文書檔案管理人員進行定期的培訓，幫助檔案管理工作人員接觸到更多的專業知識，對檔案管理專業知識進行深層次的學習，并且邀請專業人員開展專業座談會，確保工作人員能力得到提升。其次，單位應組織工作人員就專業知識及檔案管理中出現的問題進行交流，加強工作之間經驗交換的程度，使檔案管理人員之間相互促進，進而提高檔案管理人員的工作質量。最后，檔案管理工作人員在進行工作時，應明確自身能力提高對于文書檔案管理工作質量提高的重要性，積極主動的對相關專業知識進行學習，提高自身的業務能力，提高文書檔案管理工作的質量，促進單位的長久穩定發展[5]。

3.5 對文書檔案管理工作進行不間斷的創新

企事業單位中的文書檔案管理工作是為單位運行進行服務的，單位在進行快速發展中，文書檔案管理人員應根據單位內部工作人員的需求對單位的文書檔案管理工作進行創新，通過對管理方式的創新來提高單位文書檔案管理工作的管理效率與管理質量，降低文書檔案管理工作中出現的失誤，科學的開展單位文書檔案管理工作，使檔案管理工作逐漸地趨于科學化。確保檔案管理工作可以為單位內部工作人員提高優質的服務，減少工作人員在查閱資料中浪費的時間，進而提高工作人員的工作質量，使單位在行業中具有一定的行業競爭力，加快單位的發展。

4 結論

企事業單位在進行發展中會產生大量的數據資料，工作人員應對其進行管理，方便相關人員進行資料調取。但是文書檔案管理工作在單位運轉中還存在著缺乏信息化、缺少相關人才、管理人員素質水平較低等問題，嚴重影響了工作開展的質量及進度。新形勢下，企事業單位應重視文書檔案管理工作的重要性，并對文書檔案管理中的問題進行詳細的分析，采取提高文書檔案管理信息化、提高管理人員的業務能力等方式來提高單位的文書檔案管理工作的質量，確保單位內部人員在需要資料時可以在短時間內的調取相關資料，切實提高工作開展質量，進而促進單位的快速發展。

參考文獻

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