現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策

摘 要：伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)發(fā)展成為檔案管理中的重要組成部分，文件管理已經(jīng)開始從紙質(zhì)朝著電子文件的方向發(fā)展，這與傳統(tǒng)的檔案管理而言是較大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙質(zhì)為主的，檔案管理工作會耗費大量的時間，而且很容易出現(xiàn)差錯，但是現(xiàn)代辦公技術(shù)的出現(xiàn)是建立在計算機檔案管理的基礎(chǔ)上展開的，檔案管理的時效性以及準(zhǔn)確性都有著明顯的提升。所以，本文分析了檔案管理工作的具體情況，深入的剖析了現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作的影響和對策。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理;影響;對策

1 引言

伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代辦公技術(shù)在社會各個層面上都有著較為廣泛的運用，借此也產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生便捷了人們的工作，縮小了信息的保存、實現(xiàn)了信息資源的共享，但同時也給檔案管理工作帶來了問題與挑戰(zhàn)，現(xiàn)代辦公技術(shù)的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來何種影響，需采取怎樣的對策，這些都是檔案工作者亟需解決的重要課題。

2 現(xiàn)代技術(shù)下檔案管理工作的相關(guān)概述

所謂的現(xiàn)代技術(shù)下的檔案管理工作主要是指建立在計算機和計算機系統(tǒng)之上的檔案管理工作。現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用是實現(xiàn)電子化和無紙化。相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)文件而言，電子文件的優(yōu)勢較為明顯，具體表現(xiàn)在以下幾方面：其一，電子文件的讀取是需要建立在現(xiàn)代辦公設(shè)備的基礎(chǔ)之上的;其二，電子文件主要是在計算機和其他的電子設(shè)備的基礎(chǔ)上進行傳輸和分享的;其三，電子文件的管理是不需要建立在場地的基礎(chǔ)之上就能展開的，但是對計算機設(shè)備的性能提出了更高的要求，在對現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作的影響上的分析是要建立在對電子文件的理解的基礎(chǔ)之上的。

3 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響

現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作有著較大的影響，不只是轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理理念，而且還對傳統(tǒng)的管理方法、模式和管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方法。現(xiàn)代辦公技術(shù)的出現(xiàn)，推動著檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案朝著電子檔案的方向轉(zhuǎn)變。電子檔案主要是裝載有檔案信息的光盤和軟盤等，這些和傳統(tǒng)性質(zhì)上的紙質(zhì)檔案存在有明顯的區(qū)別。使得檔案收集以及整理的方式出現(xiàn)了較大轉(zhuǎn)變。電子檔案資料從起草、修訂、簽發(fā)再到最后的寄送都是直接在電腦上進行的，只要形成了電子檔案資料，就可以進行歸檔、登記和立卷，就可以借助電腦按照相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)對這些資料進行多角度的整合，這樣方便后期在使用過程中快速準(zhǔn)確的查找到相關(guān)的信息，檔案資料的使用也不會因為時間和空間的限定，在任何地點、任何時間，只需要保證網(wǎng)絡(luò)就能及時的找到想要的資料，和傳統(tǒng)的檔案資料相比，優(yōu)勢較為明顯。電子檔案的出現(xiàn)打破了傳統(tǒng)檔案管理的限定，也為未來檔案管理工作創(chuàng)設(shè)了良好的環(huán)境氛圍。

2）轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)檔案管理工作被認為是政治性較強的工作，很多人并沒有真正的認識到檔案管理工作是將科學(xué)性、政治性和服務(wù)性緊密結(jié)合的綜合管理工作，這是一直以來檔案管理過程中存在的誤區(qū)，這也讓檔案管理工作中的其他屬性長期得不到認可。現(xiàn)代辦公室技術(shù)的發(fā)展也在某種程度拓寬了檔案管理的運用范圍，傳統(tǒng)的檔案管理模式也得以改變，為檔案管理工作服務(wù)理念的創(chuàng)新創(chuàng)設(shè)了良好的環(huán)境氛圍。從而讓檔案資源得到有效利用，讓電子檔案能夠真正意義的推動社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，這同時也是檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變的重要路徑。

3）轉(zhuǎn)變了檔案管理工作人員的要求。現(xiàn)代辦公技術(shù)的出現(xiàn)對檔案管理工作人員的管理方式以及整體素質(zhì)提出了更高的要求。現(xiàn)代辦公技術(shù)轉(zhuǎn)變了檔案管理的方式、理念以及基本模式。從總體上來分析，目前我國檔案管理工作人員在現(xiàn)代化辦公技術(shù)和檔案管理知識上還存在有明顯的缺失，管理知識和專業(yè)知識落后，這些狀況會極大的限制現(xiàn)代檔案管理和建設(shè)工作的深入發(fā)展。從整體上來看，相關(guān)的工作人員在現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理知識等方面較為缺失，管理理念和專業(yè)知識較為落后，這種狀況必然會限制現(xiàn)代檔案管理和建設(shè)的發(fā)展，為了能夠更好的滿足檔案管理的新要求，作為檔案管理的工作人員需要對現(xiàn)代辦公和電子文件整理技術(shù)能夠熟練掌握，如果沒能掌握這些技能，就很難滿足現(xiàn)代檔案管理的基本需求。

4 現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理的對策

現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的影響比較大，但是從目前的發(fā)展來看，檔案管理方式還不能滿足電子檔案管理技術(shù)發(fā)展的需求，怎樣加強現(xiàn)代辦公技術(shù)在電子檔案管理工作的運用，是一個重要的課題，具體需要從以下幾方面出發(fā)：

1）區(qū)分電子和紙質(zhì)文件。電子文件和紙質(zhì)文件進行對比存在有明顯的區(qū)別，電子文件和紙質(zhì)文件是不可以等同看待的，管理紙質(zhì)文件的方式也并不適用于電子文件。電子文件有著紙質(zhì)文件不具備的新特點，電子文件主要是借助計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)等進行管理的，在處理文件時，可以不用接觸實物，也可以不借助除電腦之外的其他媒介，簡單來說就是脫離了計算機和網(wǎng)絡(luò)，電子文件的管理工作是無法正常開展的，所以，電子和紙質(zhì)文件的管理需要嚴(yán)格區(qū)分，只有這樣才能確保電子文件的管理工作得以有序開展。

2）保證電子文件的真實、完整性。電子文件的基本屬性包括了真實性和完整性。為了提升電子文件的管理效果，首先是要保證其真實和完整，否則電子文件就喪失了真正的價值和意義。從目前來看，一些因素會對電子文件的真實、完整性產(chǎn)生影響，包括：不規(guī)范的整理程序和方法。所以亟需構(gòu)建完整的制度和工作程序，確保電子文件的產(chǎn)生和處理工作符合規(guī)范;要對電子文件操作者的身份和權(quán)限進行設(shè)定，設(shè)置符合安全要求的操作規(guī)程，采用健全的電子文件管理制度，并且完善技術(shù)措施對背景信息和元數(shù)據(jù)進行完善，這樣才能從根本上保證電子文件的真實和完整性。

3）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理工作者的素質(zhì)對電子檔案管理工作的效果產(chǎn)生了較為直接的影響。作為檔案管理的工作人員不只是要具備一定的政治素質(zhì)，同時還要有收集、整理和處理電子檔案資源的專業(yè)素養(yǎng)。良好的政治素質(zhì)是檔案管理工作的前提保證，專業(yè)技術(shù)是檔案管理工作現(xiàn)代化和科學(xué)化的基礎(chǔ)保障。要想深層次的提升檔案管理工作者的整治以及專業(yè)技術(shù)，需要加大培訓(xùn)力度，從多個層面上，對人才進行培訓(xùn)，確保檔案管理的工作人員能夠在第一時間掌握先進的管理理念，同時還要對計算機軟件、硬件知識加深了解，能夠?qū)π畔⑻幚砑夹g(shù)熟練掌握，加速更新知識儲備，能夠更好的滿足新時期檔案管理的基本需要。

4）做好電子文件的安全性保護。電子文件和紙質(zhì)文件有著明顯的區(qū)別，紙質(zhì)文件是可以直觀的感受到的物體，電子文件更多的是存儲在電腦中，不屬于實體，很容易保存，但是被修改、被刪除的概率比較大，所以，加強電子文件的安全性保護工作于電子文件的管理而言是極為重要的。加強電子文件的保護，就是要嚴(yán)格把關(guān)電子文件的材質(zhì)，提升電子文件的壽命;確保計算機等硬件存儲設(shè)備的安全性，使其免受火災(zāi)影響;數(shù)據(jù)庫也要及時的備份，避免丟失，保證信息的安全;做好計算機的殺毒升級以及更新工作，要做好電腦的維護，防止因為病毒問題侵害到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

5 結(jié)束語

由此可見，隨著信息時代的來臨，不同領(lǐng)域在工作方式以及內(nèi)容上都出現(xiàn)了較為明顯的變化。檔案管理工作是信息管理的重要組成部分，在開展檔案管理的工作中，需要結(jié)合現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，將管理制度進行詳細的劃分，加強檔案管理工作人員對檔案工作的認識，加強培訓(xùn)力度，為檔案管理工作更好的開展奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻

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作者簡介

王飛（1977-），男，漢，內(nèi)蒙古呼和浩特，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。