機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究

李壯飛

摘 要：本文以機關事業單位開展數字化檔案管理工作的意義為切入點，展開具體分析，并以此為依據，提出創新機關事業單位檔案管理制度;加大經費投入力度，積極開發檔案信息資源;提升安全防護技術，及時更新軟硬件;確保文書與歸檔數字化，降低員工工作難度等幾方面的工作策略。希望在互聯網技術的影響下，能夠結合機關事業單位的檔案管理狀況分析，在發現問題時運用科學有效的大方式，來提升數字化檔案管理效率。

關鍵詞：機關事業單位;數字化;檔案管理;具體策略

傳統模式下的檔案管理方式主要就是以員工手工記錄為主;數字化檔案管理在管理過程中，可以運用掃描、攝影或是視頻等方式來開展檔案管理工作。本文就是從機關事業單位開展數字化檔案管理工作的意義入手，就緊緊圍繞工作策略展開闡述。希望機關事業單位的檔案管理人員能夠注重數字化和信息化發展。

1 機關事業單位開展數字化檔案管理工作的意義

1.1 滿足信息化發展的本質要求

我國科學技術水平在不斷提升，現階段無論人們是在生活中還是在工作中，都離不開互聯網的支持。在這種狀況下，互聯網技術被廣泛運用。像一些機關事業單位在實際開展數字化檔案管理工作時，也將檔案管理實際狀況與互聯網技術進有效結合，與此同時也給機關事業單為位帶來了嚴峻挑戰。目前我國事業單位越來越注重數字化檔案管理工作的開展，這是事業單位滿足信息化發展的本質要求的具體表現。

1.2 緊跟社會發展趨勢的必然選擇

無論是機關事業單位還是普通事業單位，在實際開展管理工作時，都會涉及到檔案管理工作。而檔案屬于原始憑證，能夠真實的體現出資料的真實價值與重要意義。機關事業單位在不斷發展過程中，也會涉及大量的信息數據，需要有專業的技術人員對其進行有效整合[1]。

基于此，我國機事業單位，要積極開展數字化檔案管理工作，要注重提升員工工作的專業性。數字化檔案管理方式與傳統管理模式相比較，更加方便快捷，在一定程度上也體現出機關事業單位開展數字化檔案管理工作的重要性，同時也是緊跟社會發展趨勢的必然選擇。

2 機關事業單位開展數字化檔案管理工作的有效策略

2.1 創新機關事業單位檔案管理制度

檔案管理制度是機關事業順利開展數字化檔案管理工作的基礎條件。因此，我國機關事業單位在制定科學有效的管理制度時，要結合管理工作的不足進行全面分析，不斷創新數字化檔案管理內容，從以下幾方面展開具體闡述。

1）我國機關事業單位要以自身的發展特點與發展反向為依據，明確數字化檔案管理的目標，并要結合實際狀況制定具有針對性的檔案管理制度，便于管理人員以此為參考依據，開展相應的管理工作。

2）我國機關事業單位在不斷創新檔案管理制度過程中，要堅持以“約素地位平等”為原則展開創新工作。這樣既能使數字化檔案管理制度對員工差生約素作用，也能使其對機關事業單位的領導產生約束作用，為今后機關事業單位順利開展檔案管理工作提供重要保障。

2.2 加大經費投入力度，積極開發檔案信息資源

機關事業單位是為人民服務的重要機構。在其實際開展數字化檔案管理工作時，需要大量資金的支持。因此，在我國科技水平不斷提升的影響下，機關事業單位在開展數字化檔案管理工作時，要適當地加大經費投入力度，積極開發檔案信息資源。大量的資金投入可以用于完善相關電子設備方面，為員工后續順利開展數字化檔案管理工作創造條件。

1）機關事業單位領導人要及時與當地政府負責人進行溝通交流，最大程度地獲取資金支持。機關事業單位的集體員工要積極配合政府工作人員工作，為今后引進大量資金用于資源開發與研究拓寬渠道。

2）監督部門在實際工作期間，要充分發揮其監督職能，準確掌握開發檔案信息資源的實時動態。這樣既能調動員工工作積極性，也能提升員工開發檔案信息資源的工作效率。

2.3 提升安全防護技術，及時更新軟硬件

機關事業單位開展數字化檔案管理工作，主要就是依據互聯網技術來完成相應的工作。而互聯網技術是一把“雙刃劍”，其既對開展數字化檔案管理工作具有較大的幫助作用，也對機關事業單位檔案信息安全造成嚴重危害[2]。因此，機關事業單的檔案管理人員，要不斷提升安全防護技術，及時更新軟硬件。這樣不僅既能防止檔案管理出現被黑客、甚至是信息檔案丟失的現象，在一定程度上也能定期更新數據庫，不斷豐富檔案信息資源，對于今后機關事業單位實現檔案數字化、智能化管理發展目標具有重要幫助作用。

2.4 確保文書與歸檔數字化，降低員工工作難度

文書是機關事業單位長遠發展的一項重要工作內容。機關事業單位不斷強化文書工作力度，對于今后提升數字化檔案管理工作具有重要影響。因此，有一些事業單位在實際處理文件過程中，在積極運用互聯網技來助求輸入稿件內容，這樣既能節省文檔保管的時間，也能使員工正確的開展檔案歸檔工作。此外，還要運用數字化管理模式來降低員工的工作壓力，為今后促進我國機關單位全面發展重要作用。

3 結束語

總而言之，機關事業單位開展數字化檔案管理工作，既能滿足信息化發展的本質要求，也能緊跟社會發展趨勢，對于今后加快機關事業單位數字化建設具有重要影響。隨著互聯網技術的不斷發展，檔案管人員要積極面對數字化檔案管理工作的問題，并能及時采取科相應策略，進一步促進我國機關事業單位健康可持續發展。

參考文獻

[1]李希茜.關于新時期機關事業單位檔案管理工作的創新性思考[J].科技風，2018（22）：238.

[2]高春雷.新形勢下加強機關事業單位會計檔案管理的重要性探討[J].中國鄉鎮企業會計，2018（02）：238-239