對傳統檔案編研與數字檔案編研融合的思考

朱英 張凡 程燕

摘 要：檔案編研是以館藏檔案資料為主要物質對象，以主動提供或報導檔案信息內容為主要目的，在深入研究的基礎上，圍繞著一定的題目范圍，對檔案文獻進行收集、篩選和不同性質、不同層次的加工，使之轉化成為不同形式的出版物，供社會或與有關方面利用。信息時代大批數字檔案應運而生，檔案管理和利用方式發生了質的變化。為適應信息時代的要求，各級各類檔案館和檔案部門都在積極投身于數字檔案館的建設工作中，如何做好傳統檔案編研與數字檔案編研的融合工作，已經成為編研人員不得不深入思考的問題。

關鍵詞：傳統檔案編研;數字檔案編研

1 信息時代數字檔案編研的機遇與挑戰

1）信息技術的發展是轉變編研開發方式的有力保障。在信息時代以計算機技術、網絡技術、多媒體技術等為代表的信息技術具有數字化、網絡化和智能化的特征，可以為數字檔案編研工作提供強有力的技術支持和保障。通過網絡和通信技術能夠實現選題的互動化，檔案編研工作可以一改傳統的閉門造車現狀，編研選題不再受到時間、空間和地域的限制，具有更強的社會性和時效性，可以實現全方位多層次的服務。數字化處理技術使得檔案編排靈活和檢索迅速，大大提升了編研工作的效率。通過多媒體技術，能夠實現文字聲音和圖像等各種信息的整合處理，編研成果在表現形式和載體上更加豐富多樣，更能滿足現代人的閱讀方式與需求。

2）實現檔案資源的全面利用是轉變編研開發方式的最終目標。構建數字編研平臺，實現檔案資源的全面利用是信息時代檔案工作的最終目標。一方面通過網絡媒介，編研成果能夠以更快的速度和更廣的范圍進行傳播。另一方面，網絡環境還為檔案工作者和利用者之間提供了全新的互動模式，使利用者能夠方便快捷的提出自己的意見和建議，同時編研工作者也能夠獲得更多的檔案需求，以便安排下一步編研工作并對現有編研成果進行改進。

2 數字檔案編研存在的問題

1）利用需求的廣泛性與檔案編研服務有限性之間的差距。主要表現在數字檔案編研的數量和質量還處于初步發展階段，暫時不能滿足利用者多角度、多層次的需要。數字檔案編研成果相對簡單，不能滿足利用者即點擊下載即利用的需要。另外，數字檔案編研工作仍處于“以我為主”的局面，在數字檔案利用界面“與我聯系”、“給我留言”等這些與利用者可以產生互動的欄目中，利用者的留言很少，這種狀況沒有體現檔案編研工作的根本屬性——服務性。

2）檔案編研技術力量薄弱。數字檔案編研工作對檔案編研設備和編研人員技術層面上的要求很高，檔案編研人員除要具備專業知識外，還需要掌握現代計算機技術和網絡技術的能力以及捕捉和處理信息的能力等。

3 信息時代檔案編研工作的現狀分析

1）檔案資源缺乏，編研深度和廣度不夠。當前現有資源仍難以滿足編研課題的需要，許多珍貴檔案未開發，有限的館藏資源束縛了編研工作者的選題范圍，難以形成高水平的編研成果。由于檔案編研人員對某些專業領域缺乏研究，無法深入挖掘檔案中蘊含的價值，編研工作中存在只編不研的問題。編研成果以檔案為基礎加工而成的一次文獻比較多見，二次三次文獻比較少，編研內容單薄，缺乏深度廣度。

2）檔案編研缺乏長遠規劃，服務能力不足。編研工作中普遍存在隨機式或任務式的工作模式，缺乏長遠規劃，主動服務意識不強，服務能力不足。

3）檔案編研工作缺乏人才和經費的保障。檔案部門普遍缺乏專職編研人員，特別是高素質專業人才，往往根據某次編研任務的需要，臨時組織人員開展工作，編研人員普遍經驗不足，業務生疏，影響編研成果的質量。檔案編研需要調研、編纂、出版經費，如果沒有專項經費保障，勢必會影響編研的進度和質量。

4）檔案編研成果的公示宣傳不夠，利用效果較差。檔案編研成果是對外展示館藏檔案和檔案業務水平、服務能力的重要手段，但很多檔案部門對檔案編研成果的宣傳與公示做得還不夠好，致使利用者對編研成果了解不夠，編研成果受眾范圍不廣泛，利用效果較差。

4 對傳統檔案編研和數字檔案編研融合的思考

1）強化檔案編研工作的組織體系。檔案管理部門必須不斷強化檔案管理工作的責任感和使命感，建立與企業發展相對應的檔案機構，為檔案編研工作的開展創造條件，制定相應的編研工作規范并設立專項資金用于檔案編研工作的支出。

2）檔案征集工作和編研工作相互促進。檔案編研要立足館藏，在館藏的基礎上，敢于突破局限，根據選題積極征集館外資料用以彌補館藏的不足。要發揮編研工作的牽引作用，齊全完整的收集相關題材的檔案資料，逐步建立專題檔案資料數據庫，實現檔案資源的有效整合。

3）加強檔案編研隊伍建設。編研工作需要從業人員具備較高的文化素養、文字水平和信息處理等能力。信息時代還要求編研工作者靈活運用數字技術和網絡技術。編研工作者需要有與時俱進的創新思維，用發展的眼光思考問題的能力。檔案部門應重視檔案編研隊伍建設，精選編研人員，加強對編研人員的業務培訓，并采取編研論壇等多種形式加強編研工作者的相互交流，不斷拓寬思路，打造一支相對穩定、配合默契、業務能力強的檔案編研團隊。

4）注重編研規劃和選題策劃。為保證編研工作開展的科學有序，檔案部門應周期性出臺編研工作的總體規劃，并適時制訂階段性計劃。選題成功與否直接關乎編研成果優劣。在選題上要緊密圍繞中心工作，密切關注經濟社會發展的熱點和重點，深入挖掘館藏檔案資源，選準檔案宣傳服務的最佳切入點和突破口，努力打造具有強烈時代精神，鮮明檔案特色，內容豐富，形式多樣的檔案文化精品。在編研過程中著力提高“研”的比重，靈活運用各種載體等多種方式增強編研成果的可讀性。

5）創新編研工作技術，凸顯檔案編研與開發的數字化。編研工作必須依托計算機等現代化設備，通過多媒體技術、電子通訊和傳播技術，盡量減少加工的時間和傳遞的時差，提升編研利用的實效性，逐步向多載體、全方位、深層次的檔案信息資源開發方向轉化。

6）加強各類檔案館、檔案部門之間的合作。多媒合作的編研新模式是當前檔案編研工作的新方向。摒棄以往存在的閉門編研的現狀，通過微信交流群以及相關信息共享平臺，強化各級各類檔案部門之間的編研信息流通速度，拓寬編研工作思路，推進編研信息和成果的共享與交流，形成編研共贏的新局面。

7）強化檔案編研工作的宣傳力度。檔案管理部門需要建立長期有效的宣傳工作機制，發揮新興媒體在檔案編研和開發利用工作中的作用，如建立檔案展室，不定期舉辦各種類型的專題展覽，全面展示檔案編研工作的成果，以獲得各級領導的重視和有關部門的配合。

信息技術改變檔案資源的獲取方式，數字存儲與網絡輸出改變編研成果的查閱與傳播方式。數字檔案編研的特點和優勢不言而喻。要想真正實現高效編研，不僅需要編研工作者更新理念，提高綜合素質，更需要龐大的數字檔案作為后盾。我們要準確把握信息時代帶給編研工作的機遇，開創檔案編研工作新局面。

作者簡介

朱英（1967-），女，漢族，內蒙古自治區包頭市，中國兵器工業檔案館，研究方向：信息資源管理，信息資源開發利用。

張凡（1988-），女，漢族，北京，中國兵器工業檔案館，研究方向：信息資源管理，檔案數字化，信息資源開發利用。

程燕（1966-），女，漢族，北京，中國兵器工業檔案館，研究方向：信息資源管理，電子文件歸檔與檢索。