影響檔案管理模式選擇的因素研究

摘 要：隨著經濟的快速發展，檔案管理作為一個單位軟實力的體現逐漸受到重視;其中影響檔案管理模式選擇的因素受到極大的關注。本文從內部因素和外部因素兩方面因素入手分析其對檔案管理模式選擇的影響，力求為同行提供一些有益參考。

關鍵詞：檔案管理模式選擇;內部文化;信息技術

1 緒論

在單位自身經濟實力不斷增強、規模不斷擴大的過程中，內部管理能力會成為制約單位進一步發展的瓶頸，尤其是檔案管理能力;檔案作為單位的一項寶貴的資產，是依附于單位的各項活動而產生，保障著單位的合法利益。檔案更是一種監督單位某些市場運作的手段，是單位文化的建設一個重要內容。目前存在多種檔案管理模式，但是不同的單位會選擇不同的管理模式。因此，為進一步提高單位的檔案管理水平，對影響檔案模式選擇的因素進行研究具有較大的現實意義。

2 內部因素對檔案管理模式選擇的影響

單位檔案管理更多的是單位自主選擇的一種行為;因此單位自身發展的需要就夠成了單位構建檔案管理系統的內生動力，因此本單位所選擇的檔案管理模式必然是符合現階段單位發展需要的。

2.1 合適的檔案管理模式能夠更好為單位發展提供重要信息

單位檔案中記載著單位從產生到發展過程中的所有重要信息，是所有單位信息的重要來源，能夠為單位的管理者、新員工等提供一個較為全面的、準確的信息，從而使得這些人能夠正確理解單位的相應的業務操作與計劃實施。另一方面，為新進職員能夠較為快速的融入單位，較快的適應單位工作提供一個信息渠道，從而能夠節省一部分新員工適應成本。檔案反映了單位真實的發展歷程，因此能夠為單位現階段的戰略決策給出相應的經驗借鑒，從而促進單位的進一步發展。

單位檔案是單位內部最具價值、信賴度最高以及最真實的原始數據，是單位無形資產的重要組成部分，其單位發展的立根之基。一個單位要長久發展，它的檔案管理模式就必然要跟上發展節奏，滿足單位發展需求，否則將會對單位的發展造成負面的影響。

2.2 合適的檔案管理模式能夠更好的建設單位內部文化

每個單位在發展過程中都會形成自己的風格，在內部都有自己推崇、宣傳的單位內部文化;一些優秀的單位塑造一個積極向上的單位內部文化，為員工的工作注入精神動力，在內部形成強大的精神向心力，進而推動了單位發展。而單位內部文化的建設必然是立足于單位的發展特點與需求，此時，檔案就成為了解單位內部文化形成與特點的最佳渠道，同時檔案所提供的最真實、最全面的信息將會成為單位內部文化建設的根基;“唯有源頭活水來”，即單位內部文化進一步的建設也必然是以檔案為基礎，否則單位內部文化的建設就是無源之水，必將脫離單位發展實際需求，由此而來的單位文化必然不能很好的服務于單位發展。

恰當的檔案管理模式能夠為單位提供所需要的信息，能夠將信息以合理的方式儲存，便于單位使用，更好的為單位發展服務。

2.3 合適的檔案管理模式可以增強單位競爭力

單位的檔案數量往往是十分巨大的，整理、存儲這些信息資料所需花費的成本就非常高;因此如何經濟、合理地管理這些檔案就顯得十分重要;另一方面來說，存儲、管理這些檔案資料是為了單位自身發展，因此如何管理這些信息，從而使這些檔案信息能夠以最小的成本發揮最大的效用就顯得十分重要。

檔案管理作為重要的內部管理活動，會影響單位的整體效益;一個單位發展到后期，一個重要且數額巨大的指出是管理費用，很多公司，尤其是大公司，他們的管理費用支出給單位發展帶來了較大的財務負擔，減弱了單位整體的競爭力;因此合適的檔案管理模式能夠減少單位內部的管理費用，增強單位競爭力，有助于單位發展。

3 外部因素對檔案管理模式選擇的影響

單位作為一個市場參與者，除了受自身發展的影響之外，還會受到政府、市場等外部因素的影響;因此單位檔案管理模式的選擇除了要滿足自身發展需要之外，往往還受到外部條件的影響;其中最主要的是規章制度和信息技術的進步。

3.1 規章制度規定

很多國家在單位檔案管理上都會給予相應的指導，在我國，近年來政府對單位檔案的管理越來越重視，國家檔案局近些年已經陸續發布了多個單位檔案工作規范;這些規范涉及單位檔案工作原則、組織和制度方法要求，給出了多方面的指導與建議參考，提供了比較系統的指導;有些規范還細化了對單位在經營管理過程中產生的各類文件的劃分與管理方式，為單位選擇合適的檔案管理模式提供了專業性的指導。

檔案管理是一項專業性很強的管理活動，很多時候單位在剛開始進行檔案管理時會參考國家檔案局的相關規定，進而選擇相應的管理模式。同時，一些行業協會也會就單位的檔案管理模式給出專業指導意見，而這些指導意見往往也表現為規章、協會制度的形式;同時，各級檔案管理部門也會對單位的檔案管理工作提出相應的要求。因此，一個市場范圍內，單位的檔案管理模式會受到規章制度的影響。

3.2 信息技術進步

近些，信息技術的快速發展，給檔案管理模式帶來較大的變革，尤其是大數據時代的到來。大數據時代意味著單位將面臨的巨量的檔案信息;檔案信息的數量和種類將是過去無法比擬的規模，對檔案管理方法提出了更高的要求，要求單位要應技術、時代要求而改變管理模式。

傳統的思維方式被顛覆，大數據背景下的“全數據”概念使得檔案來源渠道更加廣泛，一切信息皆可歸檔，大大擴寬了檔案資源的收集范圍，有利于保存各種類型的檔案資源，保證“檔案全數據”的完整。同時，檔案管理工作流程也要做出相應的改變，對檔案管理能力的要求更高，更加注重對檔案信息的挖掘，強調經濟效益的創造。

在這個大背景下，對單位檔案管理的要求就提出了更高的要求，因此也要求單位對原有的檔案管理模式做出改變，以適應市場和時代的發展要求。

4 結論與建議

一個單位的檔案管理模式的選擇會受到內部和外部因素的影響;在內部，單位自身發展是單位進行檔案管理模式選擇的原動力;而在外部因素中，規章制度的引導與信息技術的發展都會對單位檔案管理模式的選擇產生較大的影響。因此，單位在進行檔案管理模式的選擇時，應結合單位發展需求和實際的市場要求和信息技術水平，綜合考量，進而選出最適合的檔案管理模式，更好的服務于單位的發展。

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作者簡介

田麗娟（1987-），女，本科，2013.1畢業于山西財經大學，助理館員。