淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

馮西

摘 要：本文針對檔案管理歸檔管理的操作方法進行研究，對如何做好檔案管理提出合理的分析。將科學合理的操作方法在整體的管理和歸檔整理過程中進行合理的利用，提高整體檔案管理歸檔整理的工作效率。

關鍵詞：檔案管理;歸檔整理;方法;技巧

我國社會經濟不斷發展的過程中，對企業人力資源管理越來越得到重視。檔案管理和歸檔整理人力資源管理重要手段之一，因此對于檔案管理合理的操作方法和技巧分析能夠加大相關管理工作的效率。

1 檔案整理歸檔存在的問題

1）對檔案的重視程度不高。根據目前的調查情況來看，檔案的管理在整體工作中屬于服務性的工作。因此由于工作的性質問題，多數的檔案工作人員在整理檔案的過程中，所以出現到歸檔不夠重視的現象。由于工作性質有的相關工作人員在日常工作中，對于工作容易出現惰性。不僅如此，相關管理人員對于檔案整理崗位來說，有充分的認識檔案管理的重要性。多數領導人員認為檔案整理崗位只是簡單的對檔案進行登記分類管理，認為這些簡單的工作隨便一個人都能執行了。因此在招錄檔案管理人員的過程中對其專業技能沒有進行限定，導致了檔案管理負責人員不具備相關的專業能力。這些都嚴重的影響了檔案整理和檔案歸檔過程中工作的質量，由此可見對于大的重視程度仍然存在不足。

2）檔案管理制度不夠健全。由于受到領導人對檔案管理工作重視程度的影響，導致管理制度不夠健全。在整個檔案資料非常管理工作中，沒有一個完整的檔案管理制度對工作進行指導。在檔案管理工作過程中，不健全主要表現在檔案資料管理混亂的現象。因此要加大力度建立更加完善的檔案管理制度，對老舊的檔案管理和整理制度進行及時更新。根據現代科學的不斷進步，把現代化技術運用到整個檔案管理過程中，制定科學有效的檔案管理制度。在執行的過程中，對于檔案管理工作的監管部門監管力度不夠，檔案管理制度流于形式整個你管理和歸檔的工作中整體效率質量都有所下降，檔案資料管理制度不能夠在相關工作中發揮起應有的作用。

2 檔案管理和歸檔的方法和技巧

1）資料采集。對于檔案的管理來說，資料采集是在整理歸檔過程中的最基礎工作。對于檔案資料整理來說，日常工作中針對對應的資料進行采集能夠還原整體檔案的真實性有效記錄。因此在對進行檔案管理的過程中對于前期資料進行采集，但有效地提供管理工作的實際效率，同時能為其他相關管理工作提供對應的資料參考，在建立個人檔案管理的工作過程中資料的采集能夠保證檔案的完整度。在資料的采集過程中，建立采集工作管理制度對資料進行收發文登記，保證檔案在管理過程中的來龍去脈以及流轉有登記確保檔案的準確性。

2）資料整理的判斷。資料管理對于對應的檔案進行歸檔的時候，根據國家規定的相關文件資料但按規定，以及國家但絕對當管理的相關規定細則，對資料進行整理和篩選。根據規定對符合相關規定的材料進行整理，并對其做出對應的措施。整理的過程中，對于不符合明文規定的相關答案做出刪除的決定，當材料整理歸檔的過程中，對重復的說發文資料、權責之外的資料非本節或本單位的相關辦理的文件材料，機關工作人員的文件資料以及工作所需的參考資料等、對一些未生效的資料，以及一些你定位生效和未發表的文件不需要進行整理歸檔。在對答案資料進行整理歸檔的過程中，嚴格按照國家檔案局明文規定以及自身對于資料和材料的需求，進行進一步的判斷和整理。將符合規定和需求的資料進行歸檔處理，其余不需要進行整理歸檔的資料進行銷毀紙質資料刪除電子檔資料。

3）資料的裝訂。相關檔案整理的規定對需要進行歸檔的檔案進行裝訂，裝訂的過程中我明確的標明檔案資料的常用單位以及資料那所屬的類型。整理單位關系較為緊密的資料和文件進行合并，針對同一事件的相關文件和資料可以進行單獨裝訂。現在裝訂的過程中必須符合對應的資料裝訂規律，在整個文件的裝訂過程中應文件的正文在前、附件在后，原件在前，復印件在后，轉發文在前，被轉發文在后等等相關裝訂順序對其進行裝訂。同時在裝訂的過程中應注意資料的整體對齊，保持資料的平整度，并在裝訂過程中利用不銹鋼釘裝訂，防止檔案在裝訂的過程中受到一些不必要的破壞。針對檔案裝訂的方法有很多，可以根據檔案的實際情況，選擇不同類型的裝訂方法進行裝訂。有檔案校少的資料可以用不銹鋼釘進行直接裝訂，檔案較多的資料，則可用三孔一線的裝訂方法進行裝訂，還有一些檔案不方便進行鋼釘和打孔方式裝訂的利用檔案盒進行分類歸檔。

4）檔案歸檔的分類。一般情況下但歸檔分類以檔案的時間為準，利用時間軸將資料進行按順序排列。進行歸檔分類的過程中，需要嚴格按照對應的標準進行。首先以時間為標準進行分類必須使用的是檔案最終的落款時間為準，其次針對一些跨年和維持時間較長的一些資料進行整理的過程中應按照整體資料和事件的完成時間為準，對每一份資料應該按照其第一份的資料時間為準，對于會議資料的整理應按照會議的開會時間為準，針對一些沒有明確標明時間的資料可以對資料內容進行進一步分析，根據相關總體年份進行分類。其次在對時間進行分類的基礎上，對檔案資料應從內容和其屬性上進行再次分類，但分成文件類，會議類，資料類，對應的公開文件和保密文件，在不同文件屬性進行分類按照時間順序進行嚴格歸檔管理。這樣的管理方法能夠對日后進行檔案的調查和調取更加的便捷。

5）資料的歸檔排列。將檔案在歸檔前進行分類處理之后，根據對應的類別將但按以時間順序進行排列。注意檔案的保管期限，在歸檔整理的過程中，針對到期的檔案應做出銷毀的處理。吃，在排練的過程中保持時間順序這樣有效的為日后的檔案整體管理帶來極大的工作效率。

6）檔案的編號。編號的制定是為了對檔案的整體管理更加的系統化，檔案管理和圖書館里有異曲同工之妙，通過對檔案資料進行編號使得分類排序更加明顯。在日后對檔案進行管理的過程中，我通過檔案的編號更加準確的知道當然資料所在的位置，這樣的方法類似于圖書館的圖書整理方法。通過編號可以為今后檔案管理提供更加便利的手段，在編號的過程中，可以根據對應的時間，分類，等的相關資料在編號上進行顯示。這樣能夠通過對的現代化技術的系統對具體資料的相關歸檔情況進行嚴格的管理，結合互聯網技術，對應的編號和檔案進行綁定，更偉大管理提供更加便捷和高效的管理效果。

7）資料的檢索。根據計算機相關技術可以對檔案管理進行對應的系統建設，針對檔案資料的歸檔過程中對應的編號和資料的基礎信息可以在系統中進行錄入。這樣方便日后對資料進行檢索，做的過程中完全通過計算機的技術輸入對應的資料類型或者是資料的編號，則可以直接通過計算機的系統搜索功能在整體的系統中對檔案資料進行檢索。檢索功能結構對于檔案管理來說，能夠提高其管理的基本效率為其調檔案帶來了極大的方便，同時也為工作人員減輕了不少工作負擔。由此可見，建立資料的檢索系統能夠使得檔案管理更加智能化。

3 結束語

綜上所述，針對于檔案整理和管理過程中仍然存在的不少問題。但是針對于問題總有解決方法，對此針對檔案管理以及檔案歸檔的相關方法和技巧進行結合分析。本文所呈現的方法和技巧對于日后檔案人類的發展提供了一定的參考價值，同時根據對我國檔案整理管理和過程進行調查，可以輕松的發現目前隨著計算機和智能化技術的不斷發展，檔案的管理有現代化科技的手段加快檔案管理智能化建設已經成為了檔案管理和歸檔未來的發展趨勢。同時針對我國檔案管理的相關現在來看，對其的重視應從主觀上進行對應的改變，我國檔案管理在未來的發展過程中取得更加明顯的作用。

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